如何正确划分档案保管期限

如何正确划分档案保管期限

高洪伟

临朐县人力资源服务中心

摘要：确定档案保管期限的主要链接是评估或分析档案。当前，各级机构必须根据国家档案局要求确定档案保管期限。但是，无论保留计划有多详细，它都不会耗尽档案上的所有信息。原来具有永久性且长期存储范围的档案和材料，原始短期存储范围包括在常规存储范围，它仅保留原始档案的存储范围，而不保留存储。

关键词：档案保管；可行性；利益.

前言：根据《档案法》和《国内外档案保管期限规定》，提出了一种新的划分方法。档案的组织和评估不仅是公共机构组织评估档案的基本依据，而且是机构将永久性档案和长期档案转移到档案馆的标准。将原始的一次性身份识别系统转换为辅助确认系统的想法。

1、审查档案保留程序的可行性

1.1重新定义档案存储时间的法律依据

我国现行的《档案档案保管期限表》于1987年颁布，与《档案法》所确定的思想有很大不同。例如，档案存储时间表的制定是基于“反映主要功能活动和特点”的指导思想。 “组织的基本历史记录”，而《档案法》的第2条则规定：“该法律的档案是指组织与个人之间的直接关系。过去和现在的国家机关和组织的历史记录在国家和社会中具有重要价值的社会活动，例如文本，图形，音频和视频。都参与了政治，军事，经济，技术，文化和宗教活动，由此可见，它更多地基于“保存”。 中国的档案保管日历只将档案分为三个层次是：永久，长期和短期，这也不一致。 《档案法实施办法》第3条明确规定：“各级国家档案馆的永久档案分为第一，第二和第三级管理。由于法律已经明确规定了暂存档案的原则，因此在确定保管期限时，应与法律法规保持一致，以便使档案的价格达到法律标准。从某种意义上说，它为检查档案存储计划提供了法律依据。

1.2从存档工作的最终目标开始

档案工作的最终目的是为社会，群众和机构提供档案。当前划分档案保管期限的方法是基于单个档案。来自同一事件的不同档案和数据被划分为不同的存储期。在定义档案的价值时，兼职档案工作者通常会在整个“事件”中考虑每个档案的重要性。相反，整个“事件”档案的历史意义很容易被忽略，导致“看到树木而不是森林”的错误。按照这种方法，不能“完全”保留任何驱动器上的档案，也不能完全“永久”保留任何活动形成的档案。

1.3主要档案工作人员的人员流动频繁

据不完全统计，部分城市档案保管员的年流动率为30％至40％。如果增加兼职档案管理员，档案管理员的年度变化率将达到50％以上。但是，这些人有时会在训练前上班。他们迫切需要一个特定的，易于操作且易于掌握的档案存储程序。

2、分析档案的内容

2.1否反映了组织的主要职能

1. 记录的内容是否是该机构的主要职能。第二，内容是否反映了该机构的主要任务。第三，内容是否反映了代理商的核心工作。第四，内容是否反映了该机构的核心工作。第五，内容是否反映了该机构的主要活动。第六，内容是否反映了代理机构工作的主要内容。第七，内容是否典型。

2.2是否反映该机构的基本历史特征

备案档案是否反映了该机构管辖范围内的总体工作情况；备案档案是否反映了代理机构的工作；备案档案是否反映了该机构的工作规模；归档档案是否反映了代理机构的工作变化；记录反映了代理机构的工作发展；记录是否反映了部门的长期工作。在上述情况下，存储期相对较长。分析存档的档案是否反映了组织的经济关系。

2.3分析存档档案是否涉及个人利益

备案档案涉及代理人员最重要的个人利益和其他单位的个人利益，例如房屋使用证明，房屋所有权证明，公民身份证明，结婚证明等。行政确认工作中形成的档案；房地产税的行政救济应形成行政协助措施，养老金征收和其他行政协助法，并形成行政协助档案。

2.4分析使用存档档案的及时性

某些档案只能使用一段时间，其保留期限非常短，档案的及时性不是决定档案保存期限的决定性因素。档案是一种历史记录。档案的保存价值取决于档案是否能够反映档案主体的主要功能，历史特征，经济关系和个人利益。

应该根据内容是否重要来分析归档档案的存储时间段。同时，应与档案负责人一起讨论。通常，由部门和系统负责人形成的具有重要内容的档案和数据可以永久存储，具有一般重要内容的档案和数据可以定期存储（30或10年）。与外部组织和系统形成的与专业内容有关的重要档案和材料的保留期为30年；一般的档案和材料可以保存10年，非专业的档案和材料通常不存档。为了便于计算机辅助确定存储时间，可以通过分数来区分档案内容的重要性。

3.档案保管期限

3.1关注《规定》

《规定》是一份实用且可行的指导性档案，其依据是参与归档工作的归档专家，学者和归档专家在中国多年的归档工作经验。因此，每个档案工作者都应认真研究，逐一研究法规，并结合单位的主要职能和实际工作，在档案收集和分类过程中准备《档案资料归档范围和保管期限表》（以下简称《保管期限表》）。在编制和存储周期表时，有必要将此目录表述为不同类别和支持的档案，这些档案由便于档案排序，分类案例和界定档案保管期限的单元组成，有利于科学管理档案的使用工作顺利进行。

3.2了解总体情况

要确定档案和档案的保管期限，必须遵守规定，而且不能完全复制。结合自己的实际情况，并根据单位和地区资料的真实和历史价值确定档案的保存期限。对于入库单位，在实施《条例》之后，将永久性，永久性和长期档案包含在馆藏中，短期档案不能包含在馆藏中，永久档案属于图书馆的范围，并且属于定期附加到禁止进入的区域）。档案和档案的保管期限由输入单元确定，并且不能同时考虑该单元的档案材料的值。有必要考虑进入完整档案馆的档案材料在进入博物馆后是否具有复制价值。

3.3了解要点

“了解重点”是根据档案管理规则来确定档案和档案的保管期限。必须遵循“规定”和“保留的记录可能反映该机构的主要职能和活动”，原则是保留您的历史观点并促进保护。 “管理和利用”要求将反映该单位的主要职能活动，并且来自主要活动的数据将被指定为关键档案对象，并被指定为永久档案。反映了日常工作中非核心功能单元的完整工作数据，这些数据只能分为常规档案。

结束语：丰富而结构合理的馆藏是档案工作的基础。目前，我国大多数档案馆的档案数量激增与单一档案结构和内容重复之间存在矛盾。这种矛盾的存在在很大程度上与对非科学价值的评估有关。

参考文献：

[1]刘阿娜.如何做好档案规划保密与利用工作[J].《经济技术协作信息》,2016(3):14-14.
[2]宋新征.关于做好企业档案保管利用和开放过程中的保密工作分析[J].企业改革与管理,2017(02):114.