试论高中学籍档案的数字化管理

试论高中学籍档案的数字化管理

钟强

广东省惠州市第一中学 516000

摘要：高中在我国教育体系中处于较为特殊的地位，是义务教育通向高等教育的关键环节，学籍档案管理对学生以及学校发展具有重要意义，能够为高校学生录取提供数据参考，为高中教育事业的发展提供有价值的信息。在网络信息时代，传统档案管理已经难以满足高中发展需求，必须要通过数字化建设来提升高中学籍档案管理水平。对此，本文在阐述高中学籍档案数字化管理重要性的基础上，对学籍档案数字化管理的途径予以探究。

关键词：学籍档案；数字化；重要性；途径

一、高中学籍档案数字化建设的重要性

在高中学校管理工作中，学籍档案管理是重要内容之一，如何有效利用信息化技术来提升学生学籍档案管理水平，提高档案数据利用率成为高中学校档案管理工作的重心。

1.有利于档案转接效率的提升

高中处于我国高等教育与义务教育的衔接环节，在学籍档案管理中，既需要从初中调取高中录取学生的学籍，又需要将高中考入大学的学生信息转入对应的高校。在传统纸质档案管理模式下，学生通常需要到对应学校提取自己的纸质档案，然后将其提交到录取院校，过程相对复杂、麻烦，但是在数字化档案管理模式下，学籍档案直接通过网络档案管理平台就能够实现瞬间转移，有效提高了学生学籍档案管理效率，避免了调取麻烦。同时，在调取过程中，通过学生学籍能够快速查阅到对应档案信息，提高了检索效率，这是传统纸质档案所难以达到的，极大提高了高中学校学籍转接的便利性。

2.有利于保障学籍档案安全性

在数字化学籍档案管理模式下，直接通过数据库能够实现学生学籍信息的完善、提取、调阅、转移，不仅效率高，而且能够避免纸质档案在使用当中出现的磨损问题。对于传统纸质学籍档案而言，一般为纸质材料，而且属于原始材料，仅此一份，多为手写，一旦在使用当中丢失、损毁、损坏等，就难以复原，想要补办更是极其麻烦，电子档案则不然，避免了使用当中的安全问题。信息化档案不仅能够通过网络转移，而且能够保存电子版本，只需要记住账号、密码即可登录，且电子系统存储空间大，无需担心内存问题。

3.有利于数据信息价值的发挥

在我国教育深化改革的过程中，高中学生学籍档案信息的内容日益丰富，学生成绩、表彰、党员发展、兴趣爱好、家庭信息等均属于学籍档案的内容，在高中教学活动不断丰富、创新过程中，也增多了学籍档案信息，同时随着学生班级变动等影响，各种数据信息层出不穷，海量数据也成为大数据时代高中学籍档案的一大特征，对此，传统纸质档案管理已经难以满足学籍档案管理的多元化需求。而通过数字化档案管理构建，能够实现学生学籍信息的综合管理，通过信息录入、储存、完善，既能够对学生情况进行全面了解，更好发挥学生学籍信息的价值，并为高中学校进行课程改革和教育目标的设立指明方向。

4.有利于档案管理的可持续发展

高中学籍档案管理是国家档案管理的重要内容之一，对档案管理现代化建设具有深远意义。从短期来看，加快高中学籍档案数字化管理建设，虽然会增加学校短期的管理成本，但从长期来看，通过数字化档案管理体系构建，能够有效提升档案管理效率，节约档案管理资源，推动档案管理的可持续发展。当数字化学籍档案体系构建并投入使用后，学校无需投入大量的档案管理人员进行数据的搜集、整理、存储，只需要做好平时档案的录入工作，既能够实现学籍档案的有效管理；同时，数字化档案管理能够极大节约纸质档案所需要的材料、笔墨、存储柜等物质，更不需要设立专门的档案管理室进行档案存储，能够有效节约档案管理成本，实现学生学籍档案管理的可持续发展。

二、高中学籍档案数字化管理建设路径

1.提升重视度

高中学籍档案管理是否科学直接关系到学生的前途和未来，所以，做好高中学籍档案管理工作尤为重要。首先，要增强高中院校领导对学籍档案数字化管理的重视度，不断加大数字化档案管理方面的投入力度，在资源、物资、人才方面给予支持；其次，要重视数字化档案管理制度建设，为学籍档案管理者提供良好的档案管理环境，构建完善的档案数字化管理机制，建立与本校相关的学籍档案管理计划，在档案录入、保存、查阅、转接等方面进行严格规定。例如，可以将学籍档案化建设与档案管理人员的绩效进行挂钩，并建立对应的奖罚机制，对数字化管理工作比较到位的人员予以表彰，树立模范，激励其它档案管理人员提高档案管理重视度，不断提升档案管理水平。

2.激发各部门电子化学籍档案管理的积极性

学生学籍档案涉及内容相对较多，不同信息所归属的录入主体是不同的，这就需要各个主体在档案信息录入方面积极参与其中，以此构建完善的学生学籍档案管理体系，为学生学籍的使用提供坚实保障。首先，明确学生学籍档案录入主体的责任和义务，并将录入工作落实到人，确保学生学籍信息的有效汇总。例如，高中学生德育考核是学籍内容之一，考核工作由德育处完成，因此，日常德育信息录入由德育处相关主体予以负责；学生成绩由每一年级班主任负责，具体录入则交由各科老师。高中学校团委、党委则主要负责学生团关系、党关系方面的信息录入。其次，奖励奖罚机制。学生学籍档案录入并非一个部门，一个人员完成，只有关联主体积极参与其中，才能够确保学籍档案数字化体系的有效构建，形成完整、真实的学生学籍信息，对此，必须要通过奖罚机制设立来充分调动信息录入部门、主体的参与积极性。

3.构建完善的学籍档案数字化共享平台

学籍档案数字化管理的根本目的在于提高档案数据信息的利用率，更好发挥档案信息的价值。对此，在高中学籍档案数字化管理中，可以通过档案信息共享平台的构建，满足档案信息使用主体在信息查阅、调取等方面的需求。通过共享平台构建，使用主体只要具备对应的权限，就能够通过账户、密码的登录，查阅对应的学籍信息，而且使用中不受空间、时间、地点的限制。在档案数字化推动下，诸多高中构建了校园通平台，学生可以通过学生账户的登录，查阅学生个人成绩、健康状况、政治面貌等基本信息，比如，“成绩档案袋”是比较主流的学生成绩管理体系，通过学生自身过往学习状态、成绩的分析，能够帮助学生改善学习方法，提高学习效率。对于教师而言，可以通过平台登录了解班级学生整体成绩，班级排名，完善学生信息等。这样极大提高了学籍档案信息的利用率，更好满足了高中院校教学需求。高中学校有关领导应当根据自身的现实情况来构建数字化学籍档案共享平台，将各个部门纳入到平台中，实现学籍信息的互通。

三、结语

高中学籍档案数字化管理是学校信息化建设的重要举措，对学校档案管理效率提升及教学改革具有重要意义。在学籍档案数字化建设中，高中学校必须要从自身实际情况入手，在确保学籍档案信息安全的基础上，制定科学合理的数字化建设措施。文章从高中学籍档案数字化管理的重要性入手，从提升数字化档案管理重视度、激发各部门电子化学籍档案管理的积极性、数字化共享平台构建等方面提出了具体实施路径，希望能够为高中学校学籍档案管理数字化建设提供参考依据。

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