人工智能技术对档案管理的影响

人工智能技术对档案管理的影响

黄轶劼

湖北省引江济汉工程管理局 湖北荆州 430062

摘要：人工智能技术是一种信息知识处理系统，档案管理与人工智能关联起初联系并不紧密，但新时期两者之间存在千丝万缕关系，人工智能对提升档案检索工作效率发挥巨大作用。

关键词：人工智能技术、档案管理、关系、机遇挑战

一、人工智能技术

人工智能技术是一种信息知识处理系统，包括对数据或信息资源的收集、确认、显示、整理、解释、验证及交流传播等处理。人工智能的实质是让机器能够像人一样完成智能任务的技术，其发展大致经历了三个阶段：第一，机器学习阶段，即智能系统使用一系列算法从经验中进行学习；第二，机器智能阶段，即机器使用一系列高级算法从经验中进行学习（如深度神经网络）；第三，机器意识阶段，即不需要外部数据就能从经验中自我学习。相应的，人工智能的研究也呈现进阶式的发展，从智能语音识别、聊天机器人到谷歌具备深度学习功能的同尔法狗，再到模拟神经网络的超级Al机器便是佐证。

人工智能技术充分利用计算机技术和信息技术，具备搜索算法、信息表示方法、机器学习方法、高级搜索方法和不确定性推理方法等技术方法。同时人工智能技术的智能信息检索功能，能够有效保障信息资源获取的精确性和高质量，专家系统技术应用更是涉及医疗、化学分析、地质勘探等领域，应用和推广前景广阔。

二、档案管理与人工智能现有研究成果

档案管理与人工智能的关联初见不显得紧密，但详细剖析则发现两者之间存在千丝万缕的关系。一方面，从档案的理论与实践发展历程来看，科学技术在档案界的发展变革中都发挥着源头促发性、基础支撑性作用。从纸质环境下的档案实体管理工作，到计算机辅助环境下的档案信息管理工作，再到数字环境下的数字档案资源归集与管护工作，无不彰显着技术更新对档案管理工作模式和样态的直接作用力。另一方面，档案学科自身的应用与实践属性使得该学科与其他学科相比，更具有对技术变化的敏感性。在档案领域中，规范化的业务管理流程、先进的管理技术和工具是推动档案工作发展的关键因素。换言之，谁先掌握技术上的优势和主动权，谁就具备掌握更多先进档案管理思维的可能性，成为引领档案管理实践发展的风向标。无疑，人工智能的深化应用将会使档案管理的时空条件、管理主体、管理手段、管理方式发生深刻的改变，智能化、智慧化成为档案管理下一阶段追求的新目标。

通过对国际图情档核心数据库以及中国知网全文数据库进行遍历，以“档案”（Archives）组配“人工智能”（Artificial Intelligence）、“机器学习”（Machine Learming）、“智能检索”（Inteligent Retrieval）、“自动标引”（Automatic Indexing）为关键词进行检索，筛选收集得到相关目标文献。在对文献进行筛选和梳理后，发现国际档案与人工智能的理论研究与实践探索情况如下：国际有关档案与人工智能的探索与应用研究相对成熟，呈现出聚焦技术应用为档案业务工作服务的特点。究其主要原因，在于人工智能所引发的社会实践和管理智能化推动了信息资源利用的革命。意大利罗马特雷大学的学者将机器视觉（Machine Vision）技术运用于梵蒂冈秘密档案的转录工作。为了解决传统OCR识别技术对中世纪档案文本识别误差大、效率低的问题，学者们对每个单词书写的笔画拼图进行收割并组合成数据集，将该数据集运用于训练基于神经网络的机器视觉系统。这种做法使该系统能够识别不同笔画组合表示的字母，过滤掉错误的转录文字，从而提升档案转录工作的精准度和效率。比尔肯特大学研究人员提出，建立一个基于场景的视频监控档案查询系统。该视频监控档案查询系统突破了人类感知、推理能力在空间数据处理方面的极限，通过引入倒置追踪方案，实现对以场景为单位移动对象的查询和搜索。同时，该系统配置视觉查询专属界面，以提升图像检索的精确度。一方面，数字环境下海量、非结构化档案信息的分类、整理与著录、鉴定工作变得更加复杂，高效档案管理的目标驱动机器学习等人工智能技术应用于档案工作自动化系统的开发。另一方面，档案界也应该意识到机器学习的局限性。运用逻辑运算可以完成大规模档案数据的整理工作，但是机器学习需要时间，同时，机器也无法完全像人类一样对档案数据内容和背景进行正确、精准的理解分析。如果过分依赖人工智能技术及其产生的结果，很有可能会出现偏差。因此，档案工作者在对档案工作自动化系统进行训练时应注意测量精度、调整算法，确保档案工作自动化系统算法透明，不断提升自身参与档案工作自动化进程的技能，夯实档案专业知识，加强“档案伦理观”，避免过分依赖系统造成的偏差。

中国档案界学者和档案工作者自20世纪90年代，开始对人工智能技术在档案工作中的应用进行探讨和实践。部分学者就人工智能技术应用于档案检索，用计算机程序代替人的思维和推理过程，降低著录标记技术难度，提升档案检索工作效率展开探讨。当前，中国档案界对人工智能的研究主要涉及以下几个方面：

1. 人工智能给档案管理带来的机遇与挑战。有学者认为，建立在人工智能基础上的智能化为档案价值实现提供新的路径，然而在此背景下，传统档案知识体系将面临适应智能化时代的档案认知和档案管理需要进行更新的任务。也有学者认为，人工智能将给常规性、重复性、技术含量低的档案岗位带来冲击，但同时人工智能技术在档案数字化、智能检索、提升档案服务效率等方面有广泛的应用价值。第二，人工智能技术在档案管理实践活动中的应用与探讨。有学者认为，运用人工智能技术优化档案管理系统和服务系统，开展移动端档案业务以及档案编研工作，将满足用户的个性化需求。第三，中国档案界关于如何应对人工智能的相关思考。有学者认为，立足深度学习与联想功能的人工智能设备可以处理的信息量呈几何级数增长，在此背景下，传统的档案管理原则、档案鉴定标准、档案作用和价值的发挥等均要发生变化。

总体上看，国际与中国档案界对人工智能的理论探索和应用研究各有千秋。前者侧重于人工智能技术在具体业务活动中的应用和实践，受图书馆、信息资源管理领域人工智能应用研究的影响较为明显。中国侧重于人工智能引入档案管理活动的可行性、机遇与风险分析，在具体技术应用层的研究还处于探讨和初步试验阶段。但值得肯定的是，中国档案界较为敏锐地意识到：传统档案管理理论和管理模式必须结合人工智能环境进行调整和更新，才能以变应变，长远发展。

参考文献：

[1]齐红晶.档案大数据定义与内涵解析[J]. 黑龙江科技信息，2017（12）：257.

[2]饶继红.人工智能在档案管理工作中的应用[J].集成电路应用,2020,37(07):90-91.

【作者简介】

姓名：黄轶劼

出生年月—：1989.12

性别：女

民族：汉

籍贯：湖北武汉

职务/职称：科员

学历：硕士

研究方向：文学理论

单位全名：湖北省引江济汉工程管理局

单位邮编 :430062