探究建筑工程的资料归档与管理策略

探究建筑工程的资料归档与管理策略

赵红梅

身份证号： 63212219880616**** 江苏大力建设集团有限公司西宁分公司

摘要：在建筑工程施工建设的过程中形成的能够对工程建设情况进行反映并且具有保存价值的多种形式的资料记录叫做建筑工程档案。建筑工程资料的归档和管理是施工单位在项目开始、运作和结束过程中做好管理工作的基础，对于建筑工程质量有一定的保证作用。认真贯彻和落实档案资料的管理工作，可以大大地提高施工的整体质量和水平，进而提高企业在市场当中的竞争力，维护好企业在市场当中的良好形象。

关键词：建筑工程；资料归档与管理策略

1建筑工程的资料归档与管理的特征

1.1及时性特征

建筑工程资料的搜集和整理要确保与项目实施进度同时进行，根据合同条约以及我国相关规定移交资料。通常在项目竣工验收之前，就需要请城建档案馆来预验收归档文件，并获得档案初验合格证。项目验收完成的三个月时间内，建筑企业应该将资料文档正式移交给档案馆，并取得档案合格证，同时及时办理城市建设档案移交书。

1.2完整性特征

工程资料的完整性要求对项目实施过程中每一个阶段所形成的各种形式的信息记录。根据我国实施的《建筑工程文件编制归档规程》的相关规定，要求建设企业必须向城建档案馆移交下列文件：基建文件（A类）、监理文件（B类）以及施工文件（C类）等相关内容。

1.3真实有效性特征

建筑工程资料的形成必须与我国实施的相关法律法规、工程合同等有关规定要求相符，工程资料不能随意损毁、抽撤或者涂改和伪造等情况，一旦有人违规则须严格根据相关法律法规进行严肃处理。

1.4可追溯特征

为了方便文档的查找与追查，应该确保建设、设计、监理等每一个单位机构所形成的有关文档资料都是有来源和出处的，把文件移交给有关单位的同时，本单位也应当保存一份内容完整的备份资料。每一个单位的技术负责人都应该对文档形成与管理进行全程负责，从文件的形成到管理及审核等每一个环节当中，全部相关责任人与经手人都必须签字盖章。

2建筑工程的资料归档与管理中存在的问题

2.1建筑工程资料体系不够完善

建筑工程资料体系的不完善主要体现在建筑工程资料软件没有在全国范围内统一问题上，并且不同地区关于建筑工程资料总结的要求也各不相同，导致在归档时没有统一的标准。建筑工程资料体系不够完善的主要原因是建筑企业对建筑工程资料管理工作的重视程度不高，尽管近年来，我国已经就建筑工程资料工作制定了相应的法律规定和规章制度，但是却未得到良好的执行和应用。这是因为建筑企业对建筑工程资料重视程度较低问题，引起了档案管理人员工作的积极性和主动性，再加上建筑企业监管部门的监管力度不足，致使建筑工程在竣工之后会出现档案资料不够完善的问题，另建筑工程的质量也不能得到控制。

2.2不清楚建筑工程资料存在的意义

建筑工程资料能够反应建筑工程建设和管理过程中的每一项工作，并包括了隐蔽施工工序。此外，建筑工程资料对于建筑工程施工时期而言，是反应施工现场最真实的资料，客观地反映了施工工艺水平和施工现场质量管理工作效果；对于建筑工程后期改造时期而言，为建筑工程的扩建和后期装修提供了基础资料。例如，在对建筑工程中墙体隐蔽工程进行验收时，直接展示在验收人员面前的是完整的墙体，此时进行质量验收的方式有两种，一种是现场钻探，另一种是资料勘察，由此可见，资料勘察是一项经济性较强的隐蔽工程质量验收方式。但是，部分建筑工程企业未意识到建筑工程资料管理工作的重要性和意义，致使建筑工程资料管理工作的作用得不到有效发挥。

2.3建筑工程资料管理制度不够健全

随着时间的流逝，建筑工程资料管理工作的要求也越来越高，为此，部分地区要求对建筑工程资料进行扫描，但是仍然有部分地区未对建筑工程资料进行扫描，致使建筑工程资料管理制度存在不健全之处。此外，部分建筑企业在按照规定收集好建筑工程资料之后，并没有按照规定进行装订和管理，致使资料容易出现混乱问题。

2.4建筑工程资料归档部门不够明确

为了做好建筑工程资料归档和管理工作，我国部分地区已经建立了质量监督站和建筑工程资料归档管理部门，但是仍然有部门地区缺少专门的建筑工程资料归档部门，致使建筑工程资料管理工作效率下降。建筑工程资料归档工作不够完善则会导致档案丢失等问题，部分档案管理人员会用复印件来代替档案原件，部分建筑企业的资料管理室甚至会当做休息室来应用，人员流动变化之大令建筑工程资料容易出现丢失现象。

3建筑工程的资料归档与管理措施

3.1积极构建健全的档案资料归档管理制度

若想充分保证建筑工作档案资料的真实完整性，需要相关管理人员不断提高其资料管理力度，进而为档案信息的真实性和完整性提供良好保障。同时建筑工程的各个单位还应严格遵守国家对于档案资料所指定的明确规定，不断完善单位内部规章制度，充分发挥施工单位、监督单位等综合性优势，保证档案资料的收集、整理及储存等所有环节都能保证其有效性，避免出现档案遗失或是错误等现象。

3.2加强建筑工作档案归档管理人员的培训力度

随着我国经济水平的不断提高，建筑行业也取得了一定突破性成就，同时建筑数量及其规模也在不断增加，这也为档案归档管理带来了一定程度变化。因此建筑工程相关单位必须要对档案管理人员进行责任意识和服务意识的大力培养，不断完善档案管理制度，有效运用先进技术手段来更新管理理念，进而将具体责任落实到个人身上。同时还可以定期组织管理人员到相关平台学习档案管理的法律法规内容，与其他专业人员积极展开探讨性交流，便于综合提高档案管理人员的专业技能和综合素质，从而推动我国建筑行业的健康发展。

3.3建立归档管理制度标准，严格归档流程

档案工作要做到标准化、规范化和统一化，首先要深入工作了解并掌握档案工作的现状、特点以及存在的问题，对材料归档分门逐类建立统一标准流程；其次档案人员管理有制度标准，档案人员要对归纳档案有清楚认识，不仅要纵观全局协调与部门关系，更要按制度标准解决档案中存在的问题；最后标准制定要体现便于操作的原则，制定部门与协同部分一起研究和论证，深入并彻底解决档案真实性和完整性问题，真正做到以制度约束人，以档案论证工程质量，保证建筑工程与档案资料的整齐统一。

3.4做好工程后期的验收工作和归档

在建筑工程的某一项目竣工后，应该在竣工前和参建各单位的部门主管以及负责人进行检查以及对各部门的工程管理资料进行归纳整理，建设单位在组织建筑工程竣工前，应该请城建档案的管理部门对即将完成的工程进行提前验收。如果，建设单位未取得由城建档案管理部门的文件，就不能组织竣工后期的工作验收。建筑工程资料形成一套完整的资料，然后将完整的资料进行汇总整理后，必须按照相关规定一步步的往上申报，等待上报文件下达后，建筑工程部门的负责人才可以做好对工程的验收以及后期的归档工作。

结束语

总而言之，建筑工作资料归档和管理的有效展开需要充分引起建筑企业的广泛重视，并且加大档案归档管理工作的宣传力度，严格执行档案管理的具体任务，不断进行技术方面的创新完善，从而真正发挥档案管理的价值所在。

参考文献：

[1]于波.建筑工程档案资料归档管理的作用探讨[J].现代经济信息,2019(20):60.

[2]涂盛兰.建筑工程技术资料归档管理分析[J].居舍,2019(10):72.

[3]石如意.建筑工程资料管理中存在的问题与对策[J].绿色环保建材,2019(03):221.