提高档案管理科学化水平的路径选择

提高档案管理科学化水平的路径选择

谢慈  

身份证号： 43012219710112**** 长沙市轨道交通集团有限公司  湖南长沙 410007

摘要：档案管理关键是对内部资料的严格管理，避免出现单位档案资料信息的损坏和缺失等问题，更体现在对资源如何进行更科学合理的管理。对于档案事业来说，如何提高档案的科学化管理水平是当前各个单位乃至国家层面较为重要的工作之一。基于此，本文从论述档案管理的有效路径、档案管理的重点分析等方面，探讨档案管理的科学化路径。

关键词：档案管理；科学化水平；路径

引言

社会经济发展，科学信息技术的进步，档案管理充分发挥重要价值。在社会经济发展的过程中，实现档案管理科学化水平成为时代趋势。随着信息技术的不断发展进步，档案管理工作也迎来了新的发展机遇。档案作为重要的信息资源，应在科学的发展观指导下，提升档案的科学化管理水平，使其能够顺应时代的发展需求，真正地实现可持续性发展。

1提升档案管理科学化水平的重要意义

随着现代化信息技术的飞速发展，信息资料和数据也急速增长，这就增加了管理工作的难度，对其进行有效的管理是档案管理中非常关键的一部分，所以有效提升档案管理能力和水平是极其紧迫和重要的。第一，提升档案管理工作的科学化能力是当前现代化社会发展的基础性需求，特别是信息技术的飞跃式发展，大量数据利用信息技术进行传输，如果没有高效而安全的管理方法，就非常容易出现很多问题，由此而出现的负面影响将会非常严重，所以提高档案管理工作的科学技术意义非常重大。第二，各类档案资料数量不断增加，所以在管理工作上的难度加大了很多，因此有效地提升档案管理能力就可以顺利、科学地化解这一难题，充分推进档案管理工作的科学化建设与发展。第三，从发展的眼光来看，市场环境变幻莫测，为了更好地提升社会竞争实力，要根据档案信息的具体内容来健全单位内部的发展战略方向非常重要。第四，传统形式的档案管理方法在现实工作运用的过程中已经不能满足各单位对于大量信息的需要，因而为了更好地转变这样的状况，提升档案管理工作的科学化管理能力和水平迫在眉睫^[1]。

2档案管理上出现的较为突出的问题

2.1管理制度不健全，管理工作不到位

各单位在进行档案管理时，有着一个较为普遍的问题，就是管理制度不健全，管理工作不完善。从档案管理工作的重点进行分析，其工作将会直接影响到一个单位的正常运行和发展，一旦出现管理上的隐患，将会对其工作造成重大影响。档案管理的实质核心是管理和服务其他部门，但各单位平时的工作重心通常都会放置到行政和业务工作中，对于档案管理工作却没有给予足够的关注和重视，在档案管理制度创建与管理上，存在着一些不足或者这样那样的问题，这些都限制了档案管理的总体科学化水平的提高^[2]。

2.2管理方法信息化程度不高

许多单位的档案管理工作太过于依靠人工，缺少高效率的科学信息技能支持，致使管理职能及效果打折扣。因为在信息化创建上的意识和能力较为薄弱，许多职责行使很不到位，出现一些工作不规范问题。并且，在进行档案管理工作时，许多工作人员并没有重视工作技术革新，缺少创新科学化、高效化，信息化管理模式的意识和积极性不高，档案管理部门的整体体系都是较为陈旧和落后的，处理复杂档案管理工作时就会出现一些问题，影响工作效率及整个单位的顺利运行^[3]。

2.3档案管理应用方向不明

管理人员普遍认为档案管理是一个简单的信息统计及文件归档的过程，缺乏深入研究，导致档案管理应用方向不明，从而影响了档案管理科学化进程。此外，社会对档案管理定位不明，个人及集体不重视档案信息，也在一定程度上加剧了这一问题。

2.4数字化应用水平不高

我国档案数字化管理尚处于探索阶段，应用水平不高，档案管理科学化发展缺乏技术支撑。例如，在进行档案转化时，档案的扫描工作缺乏专业研究，出现档案失真现象，降低了工作质量。而在文字识别时，外文文字识别率也相对较低。此外，在进行档案调取时，智能识别技术应用不足，导致档案管理工作效率低下。

3档案管理有效路径

3.1建立科学化的档案管理体系

第一，管理层增加档案管理的法律法规及规章制度的建立，将档案管理作为一项重要事项实施。管理层借鉴国家法律法规，进行落实宣传。公司内部建立档案管理规章制度，并将其列入培训计划，告知所有人档案管理不可逾越的红线。第二，公司内部各部门将档案管理列入重点工作计划，在实践探索中完善档案管理制度。档案管理部门，落实部门职能职责，精进岗位职责。档案管理增设专职人员，实行分级建档集中统一管理。第三，建立档案管理考核制度。根据档案管理的职能及职责，建立档案管理考核机制。为促进档案管理科学化建立，公司应建立奖惩制度，鼓励档案管理人员，促进档案管理的规范化。第四，合理制定档案管理的格式及编目等规定。统一公司档案存放格式，方便后期利用计算机进行查找。公司档案管理人员，随着公司的发展运行而流动。为了避免后期因为人员流动出现工作衔接问题，需要对档案的管理细节进行体系落实。建立指导手册，长效发展档案管理工作。落实档案管理机制，是进行科学管理档案的有效路径。公司应该不断深化改革档案管理机制，促进档案的规范化和制度化管理

^[14]。

3.2增加信息化方法

档案管理在进行科学化管理路径中，公司需要增加软件及硬件的投入。大数据技术的发展，促进档案管理信息化。档案管理需要增加计算机档案管理方法，保证档案数据的安全。电子计算机技术的发展和推进，实现档案管理的电子化和自动化。公司应增加档案管理的电子信息技术投入，利用互联网进行档案信息的有效控制。例如，某建筑公司为了提高档案管理的科学化，使用档案管理软件系统。档案管理软件系统，具有图纸管理功能。互联网的信息技术发展，档案管理软件系统已经能实现录入的图纸等信息幅面和精度的需要。其中档案管理系统具有，能实现公司机密数据管理权限增设功能。技术上有检索查询的功能，实现档案管理的自动化操作。档案管理人员通过计算机系统操作，实现档案的输入、存储、修改、删除的功能。创建电子档案时，应根据不同的文件属性，进行不同的存储。对于文字数据采用XML或TXT格式，视频数据的使用MPEG等格式。不同类型的文件，其文件格式采用公司规定的档案格式。档案管理软件，能够实现整理编目功能。但在进行档案管理时，档案管理人员严格按照公司规定的格式进行命名。使用计算机技术，实现档案管理的信息化及数字化，促进档案管理科学化水平的路径发展。计算机档案管理系统，提高档案管理效率，更进一步实现档案管理的科学化发展。

3.3推动档案管理朝着标准化方向发展

为了使档案管理的标准化程度得到有效提升，档案管理部门就需要高度重视档案资料的移交和检查审批工作，当工作人员发生职位变动时，应及时地对变化了的部门信息进行调整，并按照档案资料的相关排列规定以及检查审查归档范围，对档案信息的具体归档情况进行严格的审查，以免发生错漏等现象，保证档案管理可以做到准确无误。必须要对档案资料的保管环境和条件进行强化，例如相关部门加大资金投入力度，对档案保管场所加强建设，配备相应的资料保管基础设施，并随着实际需求的变化进行不断的完善，创建具有综合性质的档案保管室，并对档案管理工作人员的具体操作流程等进行适时的监督指导，从而使档案管理工作更加趋于规范化^[5]。

3.4应用科学化管理方式

档案管理利用计算机技术，实现数据云储存模式。档案管理人员，针对档案存储或存放变动进行及时更改。同时档案管理员，要重视档案的保密性。合理科学地利用档案信息，灵活变通档案信息，实现公司有用资源的共享，更好地为有需要的项目提供服务。例如，某科技公司，在进行项目投标的过程中，因为项目资料需要查找档案。由于公司档案调档需要审批权限，但是管理人员并不在公司。为了项目顺利进行，档案管理人员在遵循保密权限原则的同时，要灵活下放权限。可以利用微信或电话录音等方式，确定项目需求资料。利用互联网通信技术，完成档案权限在线签署。

结束语

综上所述，档案管理要充分发挥人的主观作用，不断创新科学管理方法。面对新形势的发展趋势，信息服务功能在各行各业的渗透，提高档案管理的科学化水平路径越来越重要。

参考文献

[1]李继玉.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].农家参谋,2018(23):254.

[2]刘丹,南英.提高办公室档案管理科学化水平的路径探讨[J].办公室业务,2018(21):108.

[3]张继东.关于提高档案管理科学化水平的路径选择的探讨[J].科技资讯,2018,16(25):108+110.

[4]吕萌.提高办公室档案管理科学化水平的路径探讨[J].办公室业务,2018(11):81.

[5]李王斌.关于提高档案管理科学化水平的路径选择[J].办公室业务,2018(08):114.

[6]王慧.试论提高档案管理科学化水平的路径选择[J].办公室业务,2018(01):101.