新时期企业文秘工作特点与文秘人员素质培养的思考

新时期企业文秘工作特点与文秘人员素质培养的思考

张晓玲

国网太原供电公司 山西省太原市 030012

摘要：随着我国综合国力的不断提升，国内的企业文秘工作也随之有了新的发展机遇，突破了传统意义上的文秘工作模式和工作内容，对于文秘的专业能力以及综合文化素质都有了更高要求。随着经济的不断发展，市场竞争愈演愈烈，企业要在时代的风口浪尖站稳脚跟，就必须提高企业内部的综合实力，文秘在企业中占有不可替代的地位，起到了为领导出谋划策、排忧解难、传上启下的作用。因此，优秀的文秘工作者必须拥有较强的综合实力，包括文化素质水平、专业能力、创意思维、社交能力等。本文旨在分析新时期背景下文秘的工作特点，并提出文秘人员素质培养策略，以供参考。

关键词：新时期；企业文秘；工作特点；文秘人员；素质培养

引言

随着企业体制机制改革不断深化，企业办公室文秘工作肩负着以文辅政的重担，传统意义上的秘书已经不能胜任现代企业对秘书工作的要求，秘书被赋予更多的工作与职责，需要提升自己成为高水平的综合性人才，成为企业领导的得力助手。本文探讨了当前企业办公室文秘工作存在的问题及对策，充分发挥办公室的职能作用，提高工作效率和服务水平。

1企业文秘工作的重要性分析

在企业中的文秘工作，有非常多的工作是为了做好领导工作而提供铺垫，如在会议开展前，应做好筹备工作、服务工作，也要做好相应的信息收集工作以及处理工作等项目。对于文秘的这些工作来说，会对领导工作效率以及工作进程带来直接性的影响。因此在日常工作当中，文秘必须要对领导的实际工作内容以及各个环节进行明确，并且也要做好同领导间的沟通，进而为领导工作的开展做好铺垫，提供有利保障。文秘工作不仅仅要为领导工作提供铺垫作用，也要对领导工作进行延伸以及拓展。如在企业领导进行决策后，文秘应根据会议内容草拟出领导的决策文件，在运用书面的形式准确、全面地表达出领导决策内容，及时向各个部门和单位下发相关决策，并收集和反馈各单位的不同意见以及建议等；而在企业领导出差时，秘书也要及时整理出领导应带回的重要资料，并对各项事务进行全面有效的处理。

2新时期文秘工作特点

第一，文秘人员需要具备良好的企业运营信息采集以及整合能力，并可以对其进行精准的评估操作，有助于提升领导所作决策所具有的实效性。第二，文秘人员应进行高效率的信息收集以及预处理工作。究其原因为，文秘人员在具体实施工作的过程中，会接触到数量较多的文件、报表等，并需要以此为基础，对公司的整体运行情况进行分析，同时，也需要通过合理应用信息化技术的方式，对市场动向进行实时明晰，以使得后期的工作可以顺利的开展以及实施。第三，就文秘工作而言，文秘人员是否具有较高的协调上下级关系的能力，对其是否可以进行高质量、高效率的工作具有至关重要的影响力作用，同时，对于促进企业更好的发展，也具有直接影响。

3新时期企业文秘人员素质培养的具体措施

3.1以工作职能为基础，提升工作质量

首先，文秘人员应做到严于律己，即对自身进行严格要求，遵循各种所规定的工作要求，并以不断提升自身专业素质以及工作能力为目的，学习以及掌握各相关的专业知识理论以及技能，进而使得自己可以更好的服务于企业，对促进企业中各部门更好的协调配合具有积极影响。第一，在具体进行文秘工作时，工作人员应重视树立其正确的价值观、人生观等，且应尽可能的使自身得以具备优良的政治理论基础。第二，不论就哪一种事业单位或者机构而言，文秘工作所具有的基本职能大致相同，实施文秘工作的核心目的均为，更好的服务于领导乃至整个企业，因此，文秘工作人员也需要着重于自身的责任意识以及大局意识等，并通过利用多种方式提升自身工作积极性以及自信心的方式，促进自身工作质量的提升。第三，也应重视对党的指导方针进行有效学习，并可以做到将其灵活应用到日常的工作中，以及适时的了解和明晰相应的法律法规等，以为领导的决策操作实施良好的方向引导。第四，由于文秘工作所具有的自身性质使然，其存在一定的枯燥以及乏味性，因此，需要文秘人员可以具备良好的职业操守以及积极的工作心理。其次，文秘人员应具备良好的综合事务处理以及掌控能力，究其原因为，文秘工作所具有的业务内容相对较广，不仅包括对各种文书的起草，也包括对各种大型、小型会议的内容拟定，所以，文秘工作者也需要具有良好的文字处理以及分析能力等，并应具备较高的语言表达能力。

3.2树立三个意识

3.2.1树立创新意识

在国家提倡“全民创业、万众创新”的时候，关键是企业要加快实现开放式创新，具体到办公室文秘个人上也要牢固树立创新意识，要以创新的精神去接受、思考、研究本职工作，迎接新问题、新常态。做到不以旧思维做新工作，不以旧方法走新道路，才能不以旧标准上新台阶，才能永葆秘书职业的生机和活力，全面发挥文秘职能作用，实现自身价值。

3.2.2树立服务意识

作为企业办公室文秘，要充分意识到办公室在整个企业当中的作用和宗旨那就是服务。可以说服务意识就是文秘的事业的生命线。一个文秘，他可以规范地接听电话、礼貌地询问事宜、合理地回答问题，但如果没有树立服务意识，只是机械地完成工作，那么这样的工作是生硬、模式化的工作。秘书职业特点决定其接近权力中心而没有决策权，这就需要秘书真正树立服务意识，调整心态，做到“干练而低调”。

3.2.3树立奉献意识

作为企业办公室文秘要充分认识到办公室的职能和职业的特性。办公室工作，可以说是默默无闻，不求回报的。比如起草的讲稿，如能被领导一字不差地念出来，这是对文秘工作的肯定，应该为此感到欣喜。所做的后勤工作。员工们感受到了企业关怀就是自己工作做到位的一种体现。在企业办公室文秘的位置上，就是要树立奉献意识，坚守岗位、默默奉献；在工作中，关心集体，关注员工冷暖，为企业运作创造有力条件；在作风上，顾大局、识大体，既要高屋建瓴也要细致入微。

3.3正确把握工作重点，重视工作细节处理

实际中的文秘工作千头万绪，而作为文秘人员，在日常工作当中应重视统筹安排工作，一定要杜绝马马虎虎的工作态度和工作形式。也就是说，文秘人员一定要根据实际工作要求以及需要办理的事情记录到日志中，养成记录工作内容的习惯，应对实际工作进行轻重缓急的分析，做好相应的工作规划，理顺工作思路，以此来把握工作上的重点，将工作主次进行明确，不要出现错办、误办的问题，而且在工作当中要做到事事有条有理，这样才能有效提升整体工作效率和质量。企业文秘工作重点应做好信息的传达，要做好企业文件上传下达的工作，并且要严格处理公文审核以及发文等相关工作，尤其对一些非常重要的文件，避免出现错误领会领导意图的现象。并且也要积极有效地做好企业信息报送。文秘人员在进行信息报送时，要将问题进行分析，明确实际情况，并将实际情况上报到相关部门，为领导决策提供真实有效的信息资料。

结语

综上所述，重视提升文秘人员的创新意识，以使其可以更好的发挥出自身所具有的职能，进而促进企业更好的进步，是提升文秘人员专业素质以及业务能力的主要目的。就对现如今社会实际情况的分析来看，文秘人员不仅需要良好的完成上级所布置任务，也应可以对领导的意图等具有较强的察觉能力，有助于其更好的发挥出自身的实效性价值，对促进文秘人员以及企业更好的发展具有积极意义。

参考文献：

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