企业办公室综合事务管理现状及改进措施

企业办公室综合事务管理现状及改进措施

曾茜

江西省送变电工程有限公司 江西南昌 330000

摘要：经济发展形势下，企业之间所面临的竞争也变得越来越激烈。无论什么企业，办公室都是作为其中的核心部分，在企业运转中起到承上启下的作用，并在此过程中起到综合协调和服务保障的作用，同时，办公室的工作特点是突发性和随机性很强，有很多工作都是临时决定或突然发生，随着情况的进展而要采用不同的方法。在当前的企业部门职能中，办公室工作仍还有较大的空间需要提升，以及很多工作细节部分需要完善。另外，办公室员工要严格要求自己，摆正心态，努力提高自身的政治素养和服务意识，做好充分的心理准备，以为单位更好的发展提供后备保障。本文就企业办公室综合事务管理现状及改进措施展开探讨。

关键词：办公室；综合事务；管理水平

引言

随着信息技术与现代企业管理方式的不断发展，企业办公室的发展机遇与挑战并存。毋庸置疑，企业办公室的工作是企业的灵魂，在整个企业的发展过程中占有非常重要的位置。正常履行办公职能，能够对各个部门有效开展合作发挥重要作用，同时，也可以帮助企业管理者了解各个部门的工作情况，促进企业可持续发展。

1企业办公室综合事务管理的现状分析

1.1管理观念比较滞后

在企业综合办公室管理过程中，各个职能部门之间的关系发生了一定的变化。在新的时代发展背景下，企业综合办公室的管理工作需要借助一些新的网络软件来提供综合办公室管理工作的效率和质量，因此，相关的工作人员必须要了解先进的科学技术。在这种形势的影响下，需要企业综合办公室管理人员具备相应的计算机操作基础，并能满足最基本的岗位需要。但是，在实际的综合办公室管理工作中，管理工作人员的管理理念比较滞后，没有跟上时代发展的步伐，并没有掌握相应的计算机操作技术，很难满足岗位需求。综合办公室的管理工作，依旧采用的是传统直线式管理模式，随着时代的不断发展，这种管理模式已经不能适应现阶段企业管理的实际需求，需要进一步改进和完善。

1.2部分办公部门缺乏规范性

办公室是一个集体，一些办公室对规章制度没有切实落实，目标性不强，职能权限不清，没有为具体人员划分具体任务，这就导致了分配不合理、工作处理不当等，这一系列问题的根本原因在于缺乏规范完整的管理体系。规范化是实施企业管理的重要基础，应根据办公室的具体任务、具体人员制定规章制度，使工作目标责任到人，管理体系才会有实施力度。

1.3专业人员短缺

各公司在办公室综合管理开展中都有其独特的特点，服务群体是公司内所有人员，具有较大的工作难度，其工作内容有很多，这就给综合管理人员提出了更高的要求，要求他们要有良好的综合素养。现阶段，很多公司在专业性管理人才上都较为不足，一般都是公司的管理人员担任，除了需要完成自己的工作之外，还需要进行办公室综合管理，这就使得工作任务增加、难度加大，使得在管理工作中产生问题。

2企业办公室综合事务管理的提升措施

2.1明确岗位责任意识，提升职业素养

办公室人员的职业素养直接决定综合事务的管理水平。办公室工作人员要明确岗位职责与权限，保证工作效率，强化服务意识，加强业务学习，提高专业技能，提升职业素养，进而服务于领导决策层意图的贯彻落实，服务于各部门工作的高效运行。办公室人员应当开放思路，及时掌握市场趋势和企业发展动向，借鉴创新思维模式，摆脱传统观念的束缚。同时，办公室人员要端正科学严谨的工作态度，认真努力的完成每一项阶段任务。

2.2改变综合事务管理模式，完善自身管理

任何企业或单位想实现自身的可持续发展，办公室综合管理水平能体现出企业或单位发展情况，就要提高办公室的综合管理水平较高，其管理模式必然会科学化，管理方式和手段才能够科学化。完善办公室综合管理的管理结构会将办公室的管理内容梳理清楚，在具体工作时会依据梳理的内容进行操作。同时，在挑选办公室主任人选时要仔细甄选适合岗位要求的人才，拟聘任人选最好是专业素养较高，能实现办公室职能的科学管理。

2.3办公室综合事务管理手段科学化

办公室作为正常工作处理事务的场所，为领导之间的沟通与部门之间的沟通提供了纽带桥梁的作用。现代管理理论告诉我们，无论任何事情，都需要按照事情的各个环节对责任和基本标准进行明确管理，在办公室的日常工作中要考虑到工作中各个流程是否健全，并且能够依据不同的职能来划分相应的学科。办公室的重要职能体现在辅助决策上，也就是要通过决策的方式来对导向和评估等流程进行完善，同时要抓住决策前的调查研究，决策中的对策建议，和决策后的宣传和反馈等设计流程。要根据办公室的职能，来分别建立信息调研和会议管理等各方面工作的流程，目的是能够使各项工作都能顺利完成。

2.4形成有效制度，规范日常工作

在落实办公室综合管理的过程中，需要建立人性化、高效率的管理体系，针对所有日常工作需要具有一个相对统一的制度，进而在系统中利用该制度对日常工作进行规范，让相关工作能够顺利的开展。第一，需要形成合理的会议制度。会议是平日工作中一个很重要的交流方式，会议是定期或者是不定期召开的，可以体现出办公室的工作情况，进而为下一步的工作内容布置奠定基础。但是在以往的办公室会议中，一般内容不够精炼，大多比较空泛，这就使得会议的时间长，缺乏灵活性。当前，要落实好办公室综合管理，实现人性化以及高效率，就需要促进会议效率的提升，对会议的内容进行优化和完善，要灵活的设置会议召开时间，在必要的情况下就需要及时的召开会议，为之后的工作进行合理的安排，进而及时的对在工作中遇到的问题以及困难进行解决。第二，简单有效的沟通制度。综合管理的效率表现在信息传递方面，以往的办公室管理体系中，层级间的信息传递速度比较慢，这就使得实施层以及决策层就存在交流不顺畅的问题，使得相互间不是很了解，在安排以及落实工作中会产生问题。比如，在文件通知方面，就可以利用办公网来落实，这样通知的效率可以得到极大的提升，待办事情可以通过手机短信的方式进行通知，提升办事的效率。构建科学的沟通机制就是要构建一个健全的信息传递系统，每个层级间能够更好的传递信息，促进信息传递效率的提升，还可以正确的传达有价值的信息，加强相互之间的沟通以及了解，提升管理的效率，让其实现人性化。第三，要构建保密制度。这也是综合管理工作中一个重要的组成部门，其直接影响到公司的经济效益以及工作的开展[2]。就实际工作来说，可以安排专门的人员管理办公室中要进行保密的材料，定期的给办公室人员开展保密培训，进而形成一个有效的保密机制，具有明确的责任规定。

结语

当前，部分企业办公室的综合事务管理制度仍然不够完善，需要进一步实施规范化管理。这就要求各个企业要加强管理，从根源寻找问题、发现问题、解决问题，不断提高行政管理水平。及时了解相关的法规制度，及时协调，把握国际发展大方向，使企业办公室的综合管理制度深入人心，从而推动企业的可持续发展。

参考文献

[1]冯婕.浅析新形势下如何更好地提高办公室的工作效率[J].青春岁月，2018（09）：88-90.

[2]王云.浅谈做好国有企业办公行政事务管理[J].中国经贸，2019（10）：80-81.

[3]杨庆红，张贞.浅谈何如提升办公室综合事务管理管理水平[J].办公室业务，2018（10）：11.