谈档案利用与保密关系的把握

谈档案利用与保密关系的把握

刘晓东

高密市机关事务服务中心

内容摘要：随着社会对信息资源的重视程度不断加大，社会信息交流服务日趋频繁，档案服务利用领域更加广阔，服务的现代化信息化手段愈加先进，档案利用工作已经渗透到社会各行各业。在积极做好档案利用工作的同时如何使档案信息更加安全，更加适应新经济时代的需求，为经济发展提供智力支持和有效服务，这是亟需处理好的关键问题。

关键词：档案；利用；保密

随着社会对信息资源的重视程度不断加大，社会信息交流服务日趋频繁，档案服务利用领域更加广阔，服务的现代化信息化手段愈加先进，档案利用工作已经渗透到社会各行各业。在积极做好档案利用工作的同时如何使档案信息更加安全，更加适应新经济时代的需求，为经济发展提供智力支持和有效服务，这是亟需处理好的关键问题。

一、正确把握保密与利用的关系

随着国际形势的变化，国家的强弱及地位高低，越来越取决于经济、科技的发展。改革开放以来，我们加强了国际间的交流与合作，尤其随着我国在更大范围和更深程度上参与国际经济合作与竞争的同时，国外各种势力也乘机加紧了情报信息的窃密活动。因此，加强档案资源的保护，注意保守国家的秘密，适当放宽非核心秘密的限制，对于加快经济建设步伐具有积极意义。而且，保密并不妨碍交流利用，保密的本质就是在特定的时间空间里，对基种涉密信息资源的封锁；利用是在客观上又要求信息的流动性。二者内容、范围的确定和实施，都是有其时间、空间条件的。因此，要做到既保密又利用，必须找淮其相互依存的度，以求得在空城和时域上的最佳结合，使其在改革开放和经济建设中发挥积极作用。

新时期档案工作保密与利用的双重性为我们正确理解和把握保密与利用的关系，奠定了基础：由于档案的保密性要求，档案资源保密与利用要在科学的思维中形成。保密不是目的，而是保障改革开放成果，促进市场发展手段。利用也并不是 毫无节制，对于重要的国家秘密，仍要采取特别严格的保护措施。因此，既不能用封闭的观点来保密，也不能用自由的观点来交流利用。它们之间相互联系、相互制约而存在，相互依存相互贯通而推进和发展，是不可分割的统一体。

二、 更新观念，提升认识

首先，要树立确保与便利相结合的观念，改变封闭式、神秘化的保密方法。坚持既便利工作又确保涉密资料安全的原则，这是档案利用工作的根本要求。只讲确保不讲便利的做法是不合时益的。当前必须严格按照《档案法》和《保密法》〉的规定，既确保 核心秘密的安全，又逐步放宽对非核心秘密的管理。

其次，要树立科学的思维定势，破除无密可保的思想。保守国家秘密，维护国家的安全和利益，这是我们正确认识和处理档案工作保密与利用的根本准则。尤其，面对前所未有的全球范围的竞争，国际间保密与窃密斗争异常激烈，保守国家的秘密更为重要，而 “无密可保”，有密也难保，这种错误观念与深化经济发展，扩大开放格格不入。如果无视客观实际，就有可能在保密与窃密斗争中陷人被动。

第三，要树立正确的保密观念，克服麻痹松懈思想。保守国家秘密是档案工作者的神圣职责，只有自觉把保守国家秘密当做自己的义务和责任，增强安全保密意识。党和国家的秘密才有安全保障，在档案资源保密与利用问题的具体操作时，亦能严肃客观的把握好二者的位置和发挥的效益。

三、 采取措施，积极应对

一要强化管理措施，加快档案管理现代化步伐。随着档案工作管理任务的加重，范围的扩大、档案类型的多样化，所有制形式多元化，并在多煤体、计算机技术实现档案现代化管理手段，对档案管理人员提出了更高的要求。首先，要优化档案业的人才结构，强化人才培养教育体系。选拔和培养开放型、市场化的档案业复合型人才。重点搞好涉密人员和涉密档案鉴定、管理人员的知识培训教育。增强安全意识，责任意识，克服麻痹思想和侥幸心理，掌握相关的知识和技术规范。尤其要提高档案目录数据和电子档案安全保管操作技能。其次，健全综合性的防御安全体系。要按照国际惯例保护档案资源，研制操作系统和加密技术，完善档案信息工作法规，依法管理。在档案管理和提供利用过程中，提高集约化，组织化程度，正确处理利用与保密、保护之间的关系，并防止档案机械损伤、污染、泄密，严格遵守国家有关档案开放利用的规定，严禁擅自扩大开放利用范围。防止电脑病毒侵害和信息丢失现象的发生。特别是上了互联网的档案馆(室)，更要严加防范。第三，要通过现代化办公设备，行政手段、经济手段，打破小型、分散的布局和结构，整合档案信息资源，深化科研管理体制改革，建立开放、竞争、协作的管理运行机制，档案信息流动机制，调控机制，加强宏观管理和督导。

二要完善配套的法规体系。要依据《档案法》和《保密法》完善科学规范，配套的更加切实可行的管理规章网络，制定政府信息公开法，信息保密法等法规。根据科学枝术的发展，改进和完善档案法规、 政治的执行手段和实施方式，制定国家信息化进程相匹配的档案信息安全工程规划，保密设施和必要的安全操作揩施。努力形成上下贯通的档案安全与利用工作组织和监督制约网络体系。

三要严格涉密档案的鉴定、管理。准确界定密与非密的界限、科学划分密级，是做好档案资源安全管理和开发利用的基础。尤其是档案价值鉴定、信息技术在档案部门应用、 档案资料开发等。目前，不少档案管理部门将馆藏档案划分为控制与开放两部分，用开放和控制来标识档案的使用范围，具体鉴定时难以把握准确，仅是把它当作一项工作来做。而没能合理的处理利用与保密的定位，阻碍了资源信息价值的实现。因此，对涉密档案鉴定应提倡以密级标识档案使用范围。设定了密级也就设定了某份档案文件的使用范围。将鉴定的结果，明确的标识出来，合理的确定档案的使用范围，使档案资源能在特定的时间、空间里得以充分利用，发挥最大效能。

总之，在档案资源保密与利用工作中，只有坚持唯物辩证观，形成适应新形势发展的思维视角，掌握科学的管理方法，才能正确认识和处理好新时期档案保密与利用的关系，是大限度的发挥二者在改革、发展中的作用，真正实现档案资源的利用价值，在档案与社会，档案与群众之间架起沟通的桥梁，更好地服务社会发展进步。

参考文献：

[1] 陈庆.档案管理利用与信息安全[J].兰台世界，2017（16）：131.

[2] 钟伟.基于大数据技术与办公自动化系统下的档案利用讨论[J].秘书之友，2017（4）：39.