浅析档案管理中的档案信息化与工程档案建设

浅析档案管理中的档案信息化与工程档案建设

赵永凤

国网西藏电力有限公司信息通信公司 西藏 拉萨市 850000

【摘要】在信息化时代，对档案的管理要做到与时俱进。在当前的形势下，档案管理人员应与时俱进，采用信息化手段对档案进行管理，以此替代难以汇总统计的手工记录方式。 　　【关键词】档案;信息化建设;管理 　　档案的信息化建设，会使得传统的档案管理方式发生翻天覆地的变化。相较于传统的存储方式，信息化时代的存储将更大，速度将更快，而存储错误几乎为零。在这样的前提下，我国大力推广传统档案管理向信息化靠拢，构建自动化的信息管理平台，为企业实现档案管理信息化打牢基础。 1档案信息化建设的优点 　1.1存储主体的变更，更加小巧、容量更大。信息化后的档案主要采用硬盘、光盘和云存储对档案信息进行存储，这些现代化的存储设备较之以往的手写账本更加易于携带，而存储的内容却是呈倍数的增加，一张内存卡就可以存下一个镇、一个县的档案信息。 　1.2存储内容不易丢失。档案管理信息化可以对存储信息及时归档，所有房屋信息登记和变动都可以通过网络传输给档案部门，档案人员上线即可接受，由于采用严格的电子锁，并对每份电子档案进行了档案分号存储，因此不管是档案查找还是档案的安全性以及完整性，都比过去的纸质档案存储更加具有优势，使用这样的在线存储归档和提取的方式，可以避免用户的档案丢失以及档案遭到网络病毒的攻击。 　　2档案信息化建设问题 2.1档案存储的网络管理安全性存在疑问。一般认为，有以下两点原因使得档案管理信息化进程迟缓。1.计算机系统和网络具有一定的安全隐患，在进行档案管理信息化的存储时需要用到计算机硬件，而硬件有着因不可抗力和人为毁坏的可能，而连通网络的电脑则可能受到病毒的攻击，造成数据被侵袭篡改或盗取。2.档案管理信息化缺少法律和相关文件规定的支持，体系尚不完善。由于法律对档案管理信息化的各方面限制都是从过去的传统存储方式进行规定限制的，导致目前并没有专门的档案信息化存储法律对存储进行规定，所以档案信息化还没有在法律上受到认可，从而使得档案管理信息化的真实性不被法律条文认可。 2.2技术受限和经费不足。档案管理信息化的重要前提就是进行信息化存储的技术达标，存储系统能够稳定存储不易崩溃。但是在目前现有的档案信息化中，档案管理信息化的存储方式主要是采用电子文件的方式进行存储，而电子文件具有存储期限和一些存储限制，这是电子文件存储的性质决定的，而档案管理信息化的存储时间要求较高，当前普通的电子文件存储不能满足;而纸质档案转变为信息化存储，使用电子文件的方式进行存储时，不可能采用人工输入的方式进行，需要采用扫描仪将纸质档案的信息转化为电子文档。但是目前市场上的扫描仪便宜的不能保证扫描的精度和准确度，而价格较高质量好的不仅高昂，在扫描完毕后也将造成资源闲置，而档案信息管理部门的公费开支是有限的，没有专门的拨款支持难以承受这样的巨额开支。

3档案工作人员要树立档案信息意识 　　马克思主义哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。 　　4 提高档案信息化水平技术 　　这方面主要包括：（1）配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作；（2）档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程；（3）对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定；其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。 　5提高档案信息管理水平 　　信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。 　　随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。早在许多年前，国家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。 　　档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。 　　“工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。 　　6推行档案信息化管理，确立工程档案发展新方向 　　工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。但是，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益，所以，建议：（1）加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。（2）建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。（3）档案工作人员要學习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。

7结束语 　　总之，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的档案专业队伍是至关重要的，现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现，在信息化条件下电子档案已在档案管理工作中占有非常重要的地位。档案部门转变观念，改变传统的档案管理模式，就能够建立有效的文件档案管理计算机信息系统，使档案管理工作更好地适应信息时代发展的要求，为经济建设和社会发展服务。

【参考文献】 　　[1]马洁莎.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].现代企业文化，2019（21）：126. 　　[2]徐娜.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].魅力中国，2019（12）：382-383. 　　[3]刘冠涛.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].文渊（中学版），2019（1）：295.