如何做好数字化档案规范管理浅述

如何做好数字化档案规范管理浅述

阮凯

陕西省西安市周至县住房和城乡建设局周至县城建档案馆

710400

摘要：在我国的经济文化建设上，不管是走上数字化时代、电子化时代还是信息化时代，都是在迎接新世纪带给我国发展的新机遇，这就迫使我国的各项建设项目都应朝着数字化的进程迈入。档案的整理与管理，是我国建设过程中不能忽视的重要工程，也应该不断加强数字化形态和建设。与发达国家在档案事业上进行对比，我国的进程是较于落后的，因此有必要注入更多的精力来建设数字化档案。

关键词：数字化；档案规范管理

1档案数字化建设的必要性

1．1档案数字化建设的基本概念。

所谓的“数字化”，就是集齐了光、电、声和磁等数字信号，并且将这些信号利用信息技术的作用来转化为数字编码，当然档案中时常所见的文字、语音和图像视频都可以作为信息转变为数字编码。所以说，“数字化”就是一种可以传输和处理信息的技术，优点是快速便捷，直观有效。

1.2档案数字化建设的内容。

从数字化的内容来看待，档案数字化可以从两个方面和两个层次分析。首先是针对对象而言可分为两个方面，一是纸质档案，通过数字化建设，可以将纸质档案转化为数字化。也就是将馆藏或各企业保存的纸质档案或传统载体的档案，通过扫描技术、加工技术和最终处理技术三个环节，进行真实有效的数字化转换。二是电子档案，有些电子档案必须及时进行归档处理和保存，才能真正地将其储存起来，不造成缺失。另外，针对数字化发展顺序可分为两个层次，一是档案目录顺序可以数字化。也就是建立出一个包含目录信息的数据库，严格地按照规范要求把档案的信息变为目录标准，并且为其选择一个科学合理的目录格式，实现资源便捷化。二是档案全文信息资料的顺序可以数字化，也就是把档案内全文的内容按照原貌逐页地为图像等文件归类，并且编制出目录和引索，这些都需要通过扫描录入的技术。另外，也可以采用光学字符识别技术对其进行识别，采用文本的格式来储存全文。

1.3档案数字化建设的重要性。

面对时代日新月异的变化，档案数字换建设符合时代进步的要求。各个行业都需要进行档案整理和管理，这一工作也在不断革新中，只有从复杂转变为数字化管理，才能迎合信息化的要求，符合时代进步的要求。从现目前的状况看来，信息技术取得了不俗的成绩，但是却还没在档案管理工作中大展作用，很多档案整理工作人员与管理者也没意识到信息技术的真正价值。另外，档案数字化建设还能提高企业的竞争力。近些年来，经济进步带来利益的同时，也使很多企业面临难以承受的竞争压力，企业也开始走向国际化市场，不再局限于本土市场。数字化档案建设来对企业档案进行管理，可以汇总不同的语言、录像和文本图片等信息，最后生成档案。通过生成的档案，可以提升档案资源的管理效率和利用效率，与此同时成为企业走向国际化市场的助推剂。传统的档案整理与管理，要保存纸质文档，很多管理人员在重复性工作中会感到无聊，且需要保证档案储存的环境干燥无尘，工作量较大。另外，纸质档案易受到虫蛀和潮湿的影响，既耗费工作人员的整理时间，也耗费了管理人员的精力。

2档案数字化存在的问题

2．1思想方面

存在着对档案数字化重视不够的问题基于一般认知，长期以来，人们对档案发展缺乏重视，目前大部分单位和部门的档案管理工作还处于传统的管理模式中。一些地区和单位在传统档案管理上就存在固有问题，档案管理成为单位内部管理中容易被忽视的环节。例如，档案库房配备及设备等硬件配置不足，在单位预算中，用于档案工作的资金投入较少，档案工作人员往往是由综合办公室人员兼任，没有专职人员，声像档案和实物档案归档较少。对于这类地区和单位来说，档案数字化更是难以实现，电子系统和数字化处理设备落后甚至缺乏，档案数据化和电子化管理根本无从谈起。

2．2技术方面

数字化加工存在一定的难度随着档案数字化、信息化工作的推进，数字资源必将成为信息传播的主要形式。可在现实工作中，由于数字化处理设备不齐全，档案数字化还无法完全实现。一些单位实现了文件数据库的查询，但由于软件更新快，档案信息录入也出现一定的问题。缺少专项人才和专项经费的投入，档案信息的加工、存储以及开发、利用还处于滞后状态。

2．3人才方面

缺乏档案管理数字化人才，新时期档案工作日新月异，对档案工作人员整体素质要求也有了新的要求。新时期，档案工作不再是对方需要什么，查找什么，在大数据时代，档案工作者要以技术为导向以服务为宗旨，积极探索大数据时代下的档案管理工作方法。一是要具备一定的网络信息知识、软件的维护和管理知识，并且要能够熟练操作档案管理系统，二是在掌握系统论、信息论的基础上，还要具备大数据分析能力，能根据用户需求，利用数据统计、数据挖掘、排队分析等方式，快速寻找有价值的信息来满足用户需求。这就要求档案工作人员要加强专业及整体素质提升，在管理水平和管理能力上不断提升。

2．4保密方面

数据安全是大数据时代档案管理工作的重点，数据的安全在大数据时代显得尤为重要，目前我们所使用的电子软件大多存在一定程度的漏洞，容易给不法分子带来可乘之机，需要配备专业技术人员对档案数字化相关软件进行维护和管理，档案管理人员也要提高安全意识，加强业务能力，提高档案管理的安全性。

3数字化档案规范管理的可行性举措

3．1加大资金投入的力度

加大档案数字化建设的资金投入，能够在一定程度上提升档案数字化管理的水平。因为有了资金支撑，可以引进更加先进的软硬件设施，从内部提高档案数据的整理和处理效率，保证用户能够更加便捷和易懂。不管是企业的档案整理还是其他行业的档案处理，都要做好硬件设施的日常维护工作，确保档案数字化硬件设施能够一直具有扩展性和维护性，这也需要投入大量的资金。

3．2要提高档案工作者的业务能力

通过组织参加各类培训，熟练掌握计算机操作，熟悉设备的使用方法和数字化加工系统，及时对当年归档档案进行更新，制作形式各样的检索工具，缩短查找档案的时间，提高档案信息资料的利用率。档案工作者还要坚持正确的政治方向和政治立场，提高制度管理意识，完善档案管理制度、保密制度，加强对数字化处理后的档案管理，以高度的责任感和事业心，完成大数据时代背景下的档案管理工作。

3．3在线数据库的构建

为了满足档案数字化管理工作的基本要求，应该积极的构建起较为完善的在线数据库，这是云时代提出的必然要求，需要对其给予高度的关注。在线数据库的构建成为了一种必然的趋势，属于这个时代富有代表性的产物，其对于数字化档案管理工作目标的实现有着深远的影响。在线数据库的建设在一定程度上可以实现资源的科学共享，达到较为理想的资源需求目标，为了让所需要的资源实现方便快捷的获取，同时实现较为合理的检索，需要对档案进行了科学化管理和整理之后，实现合理的分类操作，构建起完善的在线数据库。档案资料的种类多种多样，包括视频和音频等，不同种类在建立数据库的时候，往往需要具备着特定的依据，由此能够满足不同用户的实际需求，便于其在寻找目标资源的时候，在短时间内完成相应的检索操作。数据库的构建需要严格的依照现实的情况加以落实，根据实际的需要建立起相应的资源库，不可出现盲目照搬的情况，还是需要融入自身的特色，建立起符合实际情况的档案资源数据库。

结语

信息时代和数字化时代，迫使传统的档案数字化建设必须转化为迎合时代的事物，这也决定了档案数字化建设要面临诸多挑战，经历诸多波澜。应对新时代带来的挑战，就要解决档案数字化建设中的若干问题，通过多角度多方面地考虑，实施有效的解决策略，不断更新知识和技术，才能保证我国档案工作顺利发展。

参考文献

［1］向立文．档案数字化建设中若干问题的研究［D］．湘潭大学，2004