浅谈新形势下建设工程档案信息化管理

浅谈新形势下建设工程档案信息化管理

侯飞

日照市城市建设投资集团有限公司 山东省 276800

摘要：建设行业高速发展的同时，相应提升了对工程档案的管理要求，导致工程档案管理面临较大的挑战。如果仍然采用传统管理方式，将无法确保工程档案建设效率和质量。随着计算机信息技术的发展，从根本上改变了建设工程档案管理模式和方法。将信息化技术应用到工程管理全过程中，能够明显提升管理效率与质量。

关键词：建设工程；档案；信息化管理

在施工企业的管理中，档案管理是非常重要的组成部分。档案管理要对建设工程所有文件和数据进行归档，实施妥善管理，这项管理工作涉及的内容较多，程序较繁，极具复杂性，要想真正做好档案管理工作并不是一件容易的事情。随着信息技术的快速发展，大数据被广泛应用在社会的各行业当中，发挥了巨大的优势，推动了社会的更快发展。建设工程档案管理工作也要顺应时代的发展变化，树立起现代化的管理理念，及时开展档案管理的信息化建设，发挥出数字技术和网络技术的优势，切实提升建设工程档案管理的效率和质量。

1建设工程档案信息化管理现状

1.1思想上对建设工程档案管理工作不够重视

在工程档案管理工作中，一些工作人员认为档案管理就是简单的对档案进行保管，没有难度性和创新性，思想上不能够全面、深刻的认识档案管理工作的重要意义，只能按部就班的工作。具备了这样的观念，我国建设工程档案管理工作难以快速的进入科学、规范的发展轨道，一定程度上阻碍了工程管理工作质量的有效提升。

1.2档案管理中运用到的信息化设备更新缓慢

从实践来看，我管理站建设工程档案信息化建设发展比较缓慢，信息化设备更新缓慢，难以达到档案的信息化管理的实际所需。另外，更新信息化设备需要投入一定的资金，为了有效控制成本支出，我单位只为档案管理工作配备了最为基础的信息化设备，人力、物力投入非常有限，不能满足越来越多的工程档案管理的实际需要，因而，很大程度上制约了建设工程档案管理工作的信息化建设的进程和实效。

1.3工程档案数字化管理不足

在建设行业现代化发展进程中，相应提升了建设工程档案管理工作的发展速度，产生了大量工程档案信息。当前，多数工程档案都采用纸质存储方式，数字化管理力度不足。所以对现存档案进行信息化、数字化处理的难度比较大。传统纸质档案存储时间较长，所以必须确保存储环境的安全性，避免档案出现虫蛀和受潮问题。然而即使确保纸质版档案存储设备完善，但是由于多次查阅等问题，极易导致档案原件受损，影响档案的管理与应用。鉴于此，必须开展工程档案的数字化管理。

2建设工程档案信息化管理措施

2.1强化档案信息化管理意识

为了不断提升建设工程档案信息化管理水平，首先需要强化档案信息化管理意识。企业领导人员必须不断提升工程档案管理的重要性认识，确保档案管理人员全面负责管理工作，从根本上提升档案管理效率。工程档案信息化建设中，应当正确认识到工程档案管理对于企业发展的影响，转变传统的档案管理理念。围绕新时代发展要求，通过信息化技术、互联网技术，不断创新工程档案管理模式和建设方法，以此促进工程档案信息化建设水平的提升。

2.2进一步提升档案管理人员业务能力和综合素质

其一，聘用专业的档案管理人才。在档案管理工作中，管理人员发挥着关键性的作用。要想进一步提升档案管理信息化建设，首先一点，就是要聘用专业的档案管理人才，提升档案管理人员的素质和专业技能。其二，企业要加强对档案管理人员的业务培训和学习。随着社会的发展，信息技术在档案管理中的应用也在发生着变化，因此，档案管理人员一定要定期接受业务培训和学习，及时更新自己的知识储备和信息设备的操作方法，以便更好的适应建设工程档案管理工作的信息化建设需求。其三，要制定完善的考核制度和奖惩制度。对档案管理人员信息化管理工作进行全面的定期考核和检查，对于那些工作勤奋、责任心强，善于学习，能够熟练操作信息设备，出色完成档案管理工作的人员给予一定的奖励；而对那些责任心不强，考核不合格的，不能胜任档案管理工作的人员，给予调岗处罚或者是辞退，不断优化管理人员组成，有力推动建设工程档案管理信息化建设的顺利进行。

2.3及时更新信息化设备

在传统的档案管理工作中，最常用到的是纸质档案，这种档案形式具有一定的劣势，例如，纸质的档案随着使用频率的增多，很容易造成损坏；容易受到虫蛀，发生霉变等，将严重影响档案保存的稳定性和长久性。对于档案管理中的落后的信息化设备，施工企业要及时的进行更新和升级，推动档案管理的信息化发展，提升档案管理工作的效果和质量。与此同时，档案管理人员要做好档案信息和数据的分类，对它们实施分类管理，方便日后的查找和查阅，进一步提升档案管理工作的效率和效果。

2.4建立工程档案信息管理模式，提升工程档案管理水平

多媒体技术的不断发展和创新为工程档案信息化管理创造了良好的条件。为了有效提高工程档案的管理水平，建立并完善一套工程档案信息管理系统是十分必要的。根据用户的实际需求，建立新型的档案信息管理模式，加快系统对电子数据信息的处理速度，为使用者提供相应的咨询和查询服务，在保存和管理电子文件的过程中，引进先进的技术提高电子档案数据的完整性和准确性，保证电子文件可以适用于不同类型的系统。为了更加充分地发挥电子文件的功能，企业必须创建优秀、先进的档案管理软件，只有这样，档案管理才能为企业的发展助力。

2.5档案信息资源共建共享

在过去，信息在不同部门之间的传递速度过慢，一个部门想要获取另外一个部门的信息，难度很大，而档案信息资源共享就能有效解决这些问题。加大数据和互联网的联系，利用相应的大数据技术，共享和整合各类以往的信息和资源，允许更多的数据可以同时运行，这样一来，信息在不同部门之间的流通速度就会更快，使用者可以更加及时地获取精准、有效的信息，极大提升工作效率。

2.6提升档案信息的安全性

在开展工作档案信息化管理的过程中，必须强化安全意识，以此维护档案信息的安全性。在档案管理工作中，信息安全属于重要内容，因此，需要通过各项措施消除安全隐患和漏洞。立足于工程档案管理系统特点，提出相应的预防控制措施。管理技术人员可以通过信息审查、网络访问权限控制等方式，不断提升网站平台的维护力度，消除安全隐患。信息系统应当采用自动化防护措施，以免泄露信息内容。同时，档案信息安全还需要发挥出技术作用。在信息技术发展过程中，不断提升技术专业化水平。为了维护档案管理系统的安全性，不仅需要提升自身预防控制能力，还需要通过各项技术措施，开展信息安全的专业化管理。

3结语

在新时代背景下，传统的工程档案信息管理模式已经不能满足企业的发展需求。为了提高工程档案管理工作的质量和效率，必须建立相应的档案信息管理平台，完善相应的管理策略，促进工程档案管理工作不断朝信息化的方向发展。

参考文献

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[4]黄闵春.大数据背景下建筑工程档案信息化建设研究[J].办公室业务，2019(17)：57-59. 侯飞，男，1986年6月生人，汉族，山东莒南，本科，工程师，建筑工程施工