社区卫生服务中心档案管理规范化分析

社区卫生服务中心档案管理规范化分析

毕任萍

菏泽市巨野县卫生计生综合执法局

摘 要：社区卫生服务中心档案管理对于规范社区居民档案有着重要作用，传统的档案管理方式，不利于档案的存储和利用，也滞后了社区卫生服务中心的管理工作进程。本文基于社区卫生服务中心档案管理含义，分析了社区卫生服务中心档案管理中存在的问题，并给出规范化的策略。

　　关键词：社区卫生服务中心 档案管理 规范化 策略

　　档案管理是社区卫生服务中心管理的重要组成部分，对于社区卫生服务中心工作的开展影响较大，科学、合理、规范档案管理，能提高社区卫生服务中心的管理水平。目前我国社区卫生服务中心的档案管理工作中卻存在诸多不足，如档案管理不规范、管理者不重视等，降低了档案管理工作效率。因此，解决档案管理不规范问题，成为现阶段社区卫生服务中心急需解决的问题。

　　一、社区卫生服务中心档案管理的含义

　　档案管理指的是社区卫生服务中心的管理人员对有价值的活动进行保存管理的方式，其包括财务档案、文书档案、声像材料和基础设备等材料的管理。做好社区卫生服务中心档案管理工作，能真实反映出社区服务中心的医疗和健康教育情况，还能了解到该社区居民身体健康状况，有利于有效应对传染疾病和慢性疾病疫情[1]。

　　二、社区卫生服务中心档案管理中存在的问题

　　1.档案管理者的问题

　　社区卫生服务中心的档案管理者对于自己的本职工作，存在两点问题：一是缺乏档案管理意识：大部分档案管理人员未形成系统的档案管理意识，将档案管理工作看成对档案的简单整合和装订，在档案病历、文书等文书档案的管理中，出现不重视书写的问题，常常出现记录字体不规范、记录潦草和残缺等问题，不利于档案管理工作的开展。二是缺乏档案管理能力：大部分社区卫生服务中心的档案管理者只将自己看作医务工作者，不具备档案分类管理、电子备案、建立档案管理平台的能力，使社区卫生服务中心的档案管理工作只停留于简单的材料管理，无法跟上社区卫生服务中心的发展步伐[2]。

　　2.档案管理制度的问题

　　社区卫生服务中心的档案管理制度还停留在传统的理念上，无法适应新时代的档案管理工作，甚至会滞后档案管理的进程。如传统的档案管理工作，工作人员有时将档案盒乱拿乱放，增加了归档的难度，也不利于档案查看。档案信息化管理制度不健全，也会致使少数档案没有卷内目录，无法实现档案管理平台的构建和档案资源共享[3]。

　　3.档案管理基础设施的问题

　　完善的基础设施是做好社区卫生服务中心的档案管理工作的前提，但是目前我国的社区卫生服务中心存在档案管理工作投入资金不足的现象，导致档案管理工作质量下降。资金投入不足，会出现档案架不够、老旧档案架无法更换、卡片柜不足、信息化办公设备缺失等问题，使档案无处存放，管理不到位，甚至会缩短光碟、纸质材料的保存期限。

　　三、社区卫生服务中心档案管理规范化的策略

　　1.提高档案管理者的综合管理水平

　　在档案管理工作开展的过程中，社区卫生服务中心的领导阶层需要重视档案管理工作，并把档案管理工作纳入工作人员的业绩考核中，也可形成档案管理竞争上岗制度，让档案管理人员能重视自身工作。同时档案管理人员需提升自己的工作能力和职业素养，将现代化的技术手段和新型的管理方式应用于社区卫生服务中心档案管理工作中，使档案管理工作更科学、合理。也可为管理者提供档案管理培训的机会，如聘请国内或国外的档案管理专家，为工作人员讲解现代档案管理的技术;定期派遣档案管理人员去管理培训机构学习深造，使社区服务中心的档案管理水平得到真正提高。规范档案管理工作流程和工作内容，是目前我国社区卫生服务中心档案管理工作的首要任务[4]。

　　2.完善档案管理制度

　　一套完善的管理制度，是提升档案管理水平的前提，健全社区卫生服务中心的档案管理制度的方法有以下几点：一是社区卫生服务中心基于自身情况和发展形势，以传统档案管理制度为蓝本，优化档案管理制度，积极借鉴国内外先进的档案管理经验，使档案管理制度符合实际;二是建立与新档案管理制度相匹配的奖罚制度，规范档案管理行为，将档案管理人员的日常表现纳入考核中，为工作能力强、职业素养高的人员提供物质奖励和晋升渠道，同时明确每位档案管理者的责任，做到奖惩有度;三是建立档案管理工作质量核查制度：对档案管理工作进行定期检查，重点检查纸质档案的管理和保存工作、网络档案管理系统的组建工作。

　　3.强化档案管理基础设施

　　档案管理的硬件设施是提高档案管理水平的基础，因此，社区卫生服务中心需增加必要的硬件设施，并对老旧的设施进行更换。如增加档案架和卡片柜、更换老旧的档案架、增添信息化办公设备等。同时在档案管理室内需配备防虫、防腐、防光、防尘、防潮和防火的设备，降低档案被破坏的几率;成立档案室管理小组，对档案一对一的保护，派遣专门的管理人员定时了解档案室的湿度和温度，对于湿度和温度异常的档案室，需及时处理;为档案管理人员配置照相机、扫描仪、打印机等基本的设备，使档案的采取和保存更专业化、规范化，并对各类档案进行归类保存，确保提取档案更方便快捷[5]。

　　另外，需将档案管理室、存放室和阅览室分开，使档案整理、提取和阅览工作能有效区分，使管理效率更高。同时需要提升档案管理人员的安全意识，对于提取和阅览档案资料的人员，要求其提供相关的材料，并遵循档案管理室的规章制度，尽量减少由于不良操作而导致的档案破损事件。需为档案管理平台的网络系统与社区卫生服务中心的外网提供保护，监督并打击网络攻击行为。

　　综上所述，随着我国医疗技术的不断发展，社区卫生服务中心的工作也随之产生新变化。因此，社区卫生服务中心的工作人员需重视档案管理工作，改变传统的档案管理模式。想要提升社区卫生服务中心档案管理水平，就需要结合社区卫生服务中心的实际，引进新的管理理念和信息技术，制定规范、系统的档案管理制度，使社区卫生服务中心的档案管理工作能有序进行。

　　参考文献

　　[1]由光玉.初探社区卫生服务中心档案管理规范化[J].才智，2018（18）：192.

　　[2]沈瑞珍.社区卫生服务中心档案管理的规范化[J].办公室业务，2018（12）：141.

　　[3]徐青青.对加强社区卫生服务中心档案管理工作的思考[J].办公室业务，2017（14）：134-135.

　　[4]王颖.社区服务中心档案管理的规范化措施分析[J].大家健康（学术版），2016，10（10）：293-294.

　　[5]李美玉.社区卫生服务中心的档案管理规范化研究[J].世界最新医学信息文摘，2015，15（83）：244+165.