档案管理信息化建设的途径分析

档案管理信息化建设的途径分析

张晓慧

山东省东明县第二人民医院

　　【摘要】随着我国科学技术的不断进步，各行各业的发展已经离不开互联网，档案管理是一项复杂的工作，传统的管理方式已无法适应时代的发展要求，而引入信息技术能够降低工作难度，提高工作效率，更加符合工作的特点，本文主要对建设档案管理信息化的途径进行分析，以推动我国档案事业更好地发展。 

　　【关键词】档案管理;信息化;途径 

　　大数据背景下对我国的档案管理工作提出很高的要求，通过信息技术查询资料能够给人们的生活和工作带来更多的便利，同时工作人员的管理效率也会提高，能够推动企业快速发展，其也是适应时代发展的重要途径。 

　　一、建设档案管理信息化的意义 

　　随着经济社会的快速发展，人们的生活节奏逐渐加快，而传统的档案管理方式已经无法适应社会的要求，档案管理信息化能够提高工作效率，使传统的管理形式更加完善。 

　　（一）符合社会发展要求。在信息化社会快速发展的今天，传统行业已经发生了翻天覆地的改变，工作形式和工作内容都趋于信息化，科学技术提高了信息化水平，因此信息化建设成为了行业之间竞争的重点，档案管理工作也不例外，只有加强信息化建设才能更加符合社会发展和人们的实际需求，这不仅是提高竞争力的途径更是时代对行业的要求。 

　　（二）有利于节约资源。传统的档案管理工作是以纸张为主，这给空间提出了很高的要求，而且非常浪费资源，给工作人员带来了很大的麻烦，需要对档案及时地处理，且查询需要的时间很长，不仅浪费人力还会浪费物力。 

　　（三）能够提高管理效率。档案管理信息化能够为工作人员减少施工难度和管理时间，提高了工作效率，还会给查询人员带来很大的便利。资料可以通过计算机进行储存，解决了空间的问题，在查询时只要输入关键字就可以呈现相关资料，管理人员也可对资料进行分类处理，方便日常管理。这种管理方式能够解决工作人员在以往工作中所遇到的问题，促进工作的顺利进展，从而提高管理效率。 

　　二、传统档案管理中存在的问题 

　　（一）信息化水平较低。随着信息化社会的不断发展，事业单位的档案管理逐渐趋于信息化，但很多单位没有意识到信息技术的重要性，导致信息化管理水平较低，这一方面是因为单位对档案管理的改善力度不够，另一方面是信息化管理模式单一，没有先进的经验可以学习，导致档案管理信息化的发展水平较慢。 

　　（二）档案管理流程不完善。尽管事业单位已经开展信息化档案管理，但其技术规范、管理流程等还有很多不足，因传统的档案管理方式是以纸质和人工为主，管理人员需要对档案进行扫描和归档，这种管理方式会影响到管理人员的工作效率，还会给查阅人员造成困扰。在查阅人员借阅时，需要填写很多表格，只有经过领导签字才能进行查阅，不仅手续繁琐还会制约档案管理的发展。 

　　在信息时代，计算机网络对各个领域都带来了很大的影响，以往的工作方式已不符合时代发展需求。档案管理工作以往是依靠人工和纸张的，引入信息技术改变了这一工作方式，给管理人员也提出了更高的要求。档案管理工作内容复杂，信息量较大，将纸张通过电子数字的方式呈现出来能够解决传统工作方式的困难，还可通过计算机对资料进行管理，包括归纳、总结和整理等，提高了管理效率和资料的利用率。 

　　三、建设档案管理信息化的途径 

　　（一）增强建设力度。在建设档案管理信息化过程中，单位领导缺少相应的重视，使工作的進展较慢，对此无论是管理人员还是工作人员都应意识到信息化对档案管理的重要性，并加强建设力度提高工作人员的信息化水平，使其处理资料和分析资料的能力加强，因档案管理信息化需要工作人员通过计算机对资料进行归纳和总结，若没有经过严格的培训，是无法胜任的，只有从细节抓起才能实现管理的信息化管理。 

　　（二）建立相关的工作模式。在信息化档案管理中，最重要的就是通过信息技术提高对资料的处理效率，而首要改变的就是工作人员的具体工作模式。在传统的档案管理中，部门和员工之间没有交流，只对自己的工作进行负责，很多信息无法有效传递，管理档案的效率也无法提高。而引入信息技术能够解决这一问题，通过计算机网络，相关资料就可得到共享，在查阅档案时也可在计算机上完成，不需要复杂的查找过程。对此，建立一个完善的数据库，对数据进行统一预算，使信息的开发、归纳、总结等环节更加科学合理，为资源的利用和共享做基础。 

　　（三）提高信息技术在档案管理工作中的应用。随着信息化社会的快速发展，档案管理方式得到了改变，档案数据更新的速度很快，只有通过信息技术对数据进行处理才能提高工作效率，同时还应将资源进行整理和分析，从而实现档案的信息化管理，将有价值的信息整理出来，并定时清理无用的信息，这样才能保证档案的可靠性。 

　　（四）提高工作人员的专业技能。信息化社会在不断发展的同时，对档案管理人员的相关素质也提出了更高的要求，以往的档案管理只需要每天重复同样的工作，做到细心即可，但引入信息技术后，需要工作人员懂得计算机的操作技能，并及时对信息进行科学合理的整合和归纳，根据类别进行分类，从而提供给查阅者更好的服务。对此单位应加强对工作人员的培训，使他们的计算机水平符合相关要求，因档案管理这一工作在实际操作中会受到很多因素的影响，因此工作人员应根据实际情况改变自己的工作模式，并熟练操作计算机，提升服务质量，进而实现档案管理信息化。 

　　信息化时代促进了档案管理效率的提高，但在享受科学成果的同时应提高对网络安全的重视，控制网络的访问权限，保证信息的安全性。单位应提高对档案管理信息化的重视，并加强对人才的培养，还应改变传统的工作模式，使部门和工作人员之间能够勤交流勤沟通，从而促进档案管理工作的正常进展。 

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