浅谈工程前期档案管理问题

浅谈工程前期档案管理问题

杜香华

常德市金禹水利投资有限公司 常德 415000

摘要: 自我国进入新世纪以来，我国社会经济取得了迅速的发展，社会各行业的进步与发展都已呈现出一个繁荣的景象，经济实力已迈上一个新的台阶。随着各行业的进步与发展，相关行业的档案建设也已随之发生变化。社会环境的变化，技术条件的更新，为档案管理工作提供便利的同时，也对管理人员提出了更好的工作要求。本文立足于调查研究，就工程建设前期的档案管理进行一定的分析，并对此提出自己的看法。

关键词：工程前期；档案管理

经济速度增长的同时必然会带来一系列的问题，也会对传统的发展方式和管理方式造成严重的冲击。如何更好地面对社会环境的变化所引发的情况，是工程建设前期所面临的重大难题。社会经济的发展为建筑工程建设规模的扩大提供实现的条件，但是建筑工程建设规模扩大的同时，也产生了更多的档案和文件等。如何在短时间内完成更多的档案管理工作，这是档案管理人员所必须解决的工作难点，同时还要在缩短工作完成时间的同时提升工作的质量和效率。作为档案管理工作人员，必须认识到档案管理工作对工程基础建设的重要支撑作用，从而转变自己的思想观念，优化工作流程，提升工作效率。

一、工程建设前期档案管理在建筑工程中的重要性

档案管理工作对工程基础建设具有重要的作用，这些档案资料不仅能够为工程基础建设提供一个参考作用，同时也是工程建设圆满完成的重要保障之一，这些档案资料更熟工程完成之后验收的重要途径之一。只有明确各项工程建设的档案资料，才能有效掌控工程建设工作，从而及时把握各项工作流程，减少失误。

二、建筑项目建设前期档案管理中面临的主要问题

1、对项目建设前期档案的构成不了解，造成文件材料收集不全

一个项目的完成需要足够多资料的堆积，资料的丰富性与完整性是保障建设项目有效及时完成的重要保障之一。项目工程文件包括多方面的内容，如立项、投标、设计书等，这些资料内容涵盖范围广，牵涉的部门众多，各个环节之间均有联系，如果这些资料文件得不到有效的整理与利用，就会成为废纸一样。此外，近几年来政策的变化也为工程建设的档案管理工作带来了不同的变化，由于政策变化而导致的文件资料更是对工程建设具有极大的意义。但是，从目前的调查研究来看，部分工程建设的管理人员其职业素养和专业能力远不能达到岗位的要求，甚至无法有效解决工作过程中遇到的基本问题，这些因素的存在使得工程建设档案管理工作出现了很多的麻烦和问题，极大的影响了建设的效率和质量。

2、对建筑工程建设前期文件材料归档的质量要求不明确，出现文件材料以复印件收集归档的现象

我国有关规定明确指出，项目建设过程中所需归档的文件应该为原件，也就是我们所说的正本。但是，从现实情况来看，并不能要所有的归档文件均为原件，因为资料收集的过程中必然会受到很多或客观或主观因素的影响而出现资料不齐全的问题。如，档案管理工作人员的能力问题导致资料残缺。部分工作人员职业素养有待进一步提升，专业技能更是有待巩固，在资料收集处理过程中缺乏专业性和技术性，或者自身的态度不端正，工作不认真不负责，做事拖沓推卸责任，没有从根本上认识到资料收集对项目建设的重要作用。又如，部分工作人员认为原件和复印件的内容一样，那么二者的价值也是一样的，因此不注重原件的收集。

3人员不稳定，造成项目建设前期文件材料移交不完整

一个工程建设的完成往往需要很长的时间，而这段时间内要想保证所有工作人员不换岗不变岗，这是很难实现，甚至是不可能的。因此，人员的流动、不稳定也是导致资料收集整理难得一大影响因素。人员的调动就必然会有工作、资料的交接，交接工作是否完善直接影响到资料是否齐全的问题。

4同步管理的要求落实不到位

档案管理工作应该与项目建设工作同步进行，这是保障资料收集及时、归档及时、资料齐全的重要条件之一。这也是我国有关部门所明确规定的。一般来说，项目建设氛分为几个阶段，每一个阶段都会进行检查和监督，一个阶段工作完成之后，就必然会对工作进行验收，然而，工作人员在进行验收的同时，非常重视工程的开展速度、质量、安全等，但是验收的同时也忽视了对档案资料的验收，重视硬性工作而忽视软性工作。每一个环节都需要有特定的档案资料来辅助，而及时收集资料也是保障下一环节及时开展的重要条件。如果一个项目的档案资料在项目建设完成的最后才进行收集，那么这样的资料必然是不齐全的，我们应该坚持何时有资料就何时收集的基本原则。

三加强工程建设前期档案管理的主要方案

1．重视项目建设前期档案管理工作，加强档案管理人员对前期档案管理的认识

项目建设前期文件都是关于项目成立或者立项等方面的，是后期工程建设的重要参考资料。因此，项目领导人必须对档案收集与归档工作给予高度的重视，只有自上而下的重视与监督才能产生立竿见影的效果，才能引起工作人员对档案管理工作的重视，由此工作人员才会在工作过程中重视对资料的收集与整理，从而对档案管理工作产生直接的影响。此外，领导人也要对工作人员进行适当的培训，促使工作人员明确资料收集与整理的重要性，再辅以完善科学实际的管理制度，从而切实提升档案管理工作的质量。

2完善前期档案管理体制

科学完善的档案管理机制是必不可少的，制度的完善是保证工作及时有效完成的核心条件之一，由此才能保障档案管理工作的及时性、科学性、有效性。因此，档案管理部门应该根据本部门的实际情况制定可实行的制度、政策或者管理条例等来实现档案管理工作的精细化、常态化。同时，还要建立相关的监督、考核和奖惩机制，定期或不定期对工作人员的工作进行考核，在坚持公平公正的基础上对考核结果进行公布，并对此进行适当的奖励和惩罚。

3建设单位要重视档案人员专业综合技能的提高

管理人员才是档案管理工作过程中的第一经手人，因此，只有每一个基层工作人员重视档案收集与整理工作，在每一个环节都认真负责，如此才不会出现资料遗失等问题。一方面来说，工作人员要转变自身的态度，积极吸收先进的管理理念，在完成任务的同时还要注重有价值资料的收集，养成认真工作的好习惯，做好每一步才能走好每一步。此外，还应对工作人员进行有效的指导，组织档案管理业务培训，不断提升工作人员的专业综合技能。

4落实文件材料归档管理与工程项目建设

资料的收集应该与项目建设同步或者基本同步，努力做到有一份资料就收好一份资料，尽量不堆积资料，以免造成资料的混乱或者遗失。在进行阶段工程验收的同时，还要重视对资料收集与整理的验收，工程验收的质量不仅应该包含工程的质量、安全、时效等，还要包括这些资料的收集与分类，同时还要分清有价值资料和无价值资料，避免资料的重复和无用收集整理，这不仅浪费时间和工作效率，还影响档案收集的质量。如果收集过程中，什么资料都收集，这虽然对保障项目资料齐全有用，但是这个工作量是非常大的，同时也不利于档案管理工作效率的提升，此外，过多的资料也并不能产生实际价值，反而浪费存放的空间，总的来说，弊大于利。

5保持档案人员的相对稳定

档案管理工作看似简单轻松，实则任务繁重、费时费力，因此，负责这项工作的管理人员必须具备一定的职业素养和专业能力。首先，工作人员要根据时代和社会的变化积极做出改变，不仅要熟练掌握档案管理和项目建设的基本知识，还要具备良好的学习适应能力和应变能力，能根据条件的变化有效完成工作。其次，工作单位还要努力保证工作人员的稳定，尽量少换人，避免出现因工作交接等情况而发生的资料不齐全问题。同时，还要有效发挥单位老员工的作用，促进以老带新工作模式的形成。

6纸质版档案和电子版档案同步管理

计算机的出现大大减少了纸张的使用，它在环境保护上所做出的贡献有目共睹。纸质档案的管理与使用在计算机网络如此发达的今天有些力所不及，在解决档案管理问题、提升服务效率的过程中，满足需求的能力逐渐下降。因此，今天，我们应该实现纸质档案与电子档案的有效结合，电子档案管理系统的建立大大方便了档案管理工作人员，提升了工作效率，同时还能有效减少工作失误，而纸质档案的存在也为电子档案的收集提供了直接源泉，也更是电子档案的直接佐证。

7采用新技术,促进管理数字化

时代与社会的不断进步为人们的生活、生产以及工作、学习都带来了极大的变化。新技术、数字化技术的出现更是使得档案管理工作产生了翻天覆地的变化。在传统的档案管理模式中，纸质档案占据了绝对主导，但是随着工程建设项目规模的扩大，数据、资料越来越多，单一的依靠纸质档案远远不能满足工作需求。因此，促进管理数字化，则可以有效解决资料数量大、内容多、涉及部门广、任务重等难题，这不仅为工作管理人员提供了极大的帮助，同时也便利了人们的档案查阅、借阅。

总之，做好档案管理工作对保障项目前期建设乃至后期建设都具有重要的意义，项目领导以及档案管理工作人员都应该转变自身的认识，调整自身的态度，重项目建设的同时也不能忽视对档案资料的收集整理，这也是避免项目出现纠纷的重要手段之一。同时，还要积极吸收先进的现代化档案管理工作模式，以数字化、多样化的管理模式来优化管理流程、简化工作环节，从而为项目的完满完成打下坚实的基础。

参考文献：

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