运用信息化技术优化在建工程项目管理

运用信息化技术优化在建工程项目管理

付毅

特变电工股份有限公司 新疆昌吉市 831100

摘要：随着市场竞争的日益激烈以及环保压力的不断增大，钢铁企业想要求生存求发展，必须进行产品结构优化调整，其中对企业设备升级改造必不可少。利用信息化技术手段对企业在建工程项目管理流程和方式进行改善，提高了企业在建工程项目管理水平，实现企业标准化管理，增强了企业的市场竞争力。

关键词：在建工程管理；信息技术；控制

一、项目管理系统提升在建工程项目管理水平

在公司信息化改造中对项目管理模块进行开发和完善，使得工程项目管理流程中对初始信息进行维护后可以对项目后续费用的发生起到制约作用，并能够对合同和物料分别控制，将控制点设计在业务发生初期，实现事前事中控制目标，避免重复工作和不必要的环节。设计开发项目情况统计表和项目台账，并将系统中合同状态和付款数实时统计进入台账信息，使项目情况做到清晰、完整、及时，为工程项目管理提供更高质量的财务信息，为公司的经营管理和决策提供必要的保障，同时将项目管理的模式由以往的人为约束推进为系统约束，释放劳动力的同时也提高了管理的效率，使企业的工程项目管理水平上了一个新台阶。

二、工程项目管理流程改善

针对工程项目管理中的这个问题，在邯钢信息化改造过程中对项目管理模块进行定制性开发，开发出具有邯钢特色的项目管理系统程序改善工程项目管理流程，提高了对项目支出的控制管理能力。项目管理模块分为“项目控制维护”和“合同控制维护”两部分，“项目控制维护”部分主要有生成项目立项、维护立项信息、控制项目投资数以及产生投资项目汇总信息等功能；“合同控制维护”部分主要有新增合同、维护合同信息以及生成项目台账等功能。

2.1优化立项阶段项目信息管理

邯钢公司的工程项目建设主要采用直接承包的模式，其支出主要包括建筑安装支出、设备采购支出、设计费用支出、工程领料支出以及资本化利息支出、试车费用支出。其中需要进行项目预算内控制主要是上述支出中的前四项。

针对这四项支出的管控需求，在公司固定资产投资项目立项后，由公司规划部下达项目立项文件，同时在项目管理模块中“项目控制维护”界面新增一个新的项目信息。将项目立项信息包括账套、项目名称、项目编码、项目合同投资数（包括建筑安装合同和设备投资合同以及设计费用合同）、物料支出数维护到这条新的项目信息中。这些信息的维护在后续的项目管理过程中将起到控制作用。项目立项信息一旦维护到系统中，项目管理流程中每个部门均可查看，立项情况实时更新，信息透明度增高。

2.2优化合同签订阶段合同信息管理

投资项目立项下达后，合同管理部门包括设备部、技改部签订项目合同，合同生效的同时将合同信息维护进项目管理系统“合同控制维护”界面。在这个阶段会有2个约束条件来限制合同信息的录入：1.严格控制合同的录入范围必须是已经在系统中增加的项目中的合同，系统中不存在的项目不能新增合同。2.严格控制合同不含税金额合计数不能超过项目合同投资数，一旦超过设定的限额，合同录入将不成功。合同信息在系统中维护的信息包括：账套、项目编号、合同编号，供应商代码、合同总金额、合同税率、合同费用金额、采购方式、合同内容、合同执行状态、合同签订日期等信息，基本涵盖了工程合同的全部内容。其中项目编号只能在系统已经存在的项目中选择，避免了合同签订早于项目立项情况的发生；合同费用合计数小于项目立项投资额，避免了项目签订合同超投资；合同执行状态有“录入、预付、报量、完工、决算”，状态会随着合同执行阶段实时更新，避免产生项目合同信息滞后情况。“合同控制维护”界面具有生成项目台账功能，项目台账反映每个工程项目的详细情况，包括签订合同信息、物料领用信息、资本化费用信息以及试车费用信息，其中合同信息包含了合同签订时间、名称、编号、单位、金额、已付金额以及合同状态等信息。信息使用者通过“合同控制维护”界面的查询功能，可以及时详细的了解项目支出情况。

2.3优化报支录入审核阶段合同信息管理

项目管理系统中在建工程费用核算主要是通过报支完成的，通过对报支单的不同处理阶段，来完成工程项目合同挂账付款的会计核算。此过程的第一步是由合同管理部门录入报支单进而才能进行后续业务流程。在报支单录入时，需要填入的内容有报支大类、报支细类、供应商、项目编号、合同编号以及合同金额税率等信息，报支大类细类选定为在建工程时，项目编号和合同编号为必输项，同时项目编号和合同编号只能在“合同控制维护”里维护过的合同中进行选择，不能手动生成。报支单生成后，财务人员收到合同发票等相关手续后进行报支单审核操作，审核的过程也是对合同信息的再一次确认，确认无误后财务挂账凭证生成。此时，“合同控制维护”界面中此合同的状态变更为“预付、报量、完工或决算”，具体要取决于是何种类型合同。这样的系统设计方式，保证了所有进行报支以及财务核算的合同都是系统中已经维护过的，避免出现未立项项目合同或合同信息错误等问题。

2.4优化合同付款阶段信息管理

按照合同约定对工程项目应付款进行支付时，财务人员在报支系统对报支单进行支付，报支单付款数额超过报支总金额时，系统不能完成付款。一旦支付完成后，系统自动将付款数填写到“合同控制维护”界面里合同已付款金额处，多次付款会合计金额填入此处，使合同信息中的已付款数实时更新，合同付款信息完整准确同时避免了财务付款超合同现象发生。

2.5优化工程领料过程管理

以往，在工程项目发生物资领用时，财务系统并不能实时反映，只有在期末进行工程项目台账核对时才能发现，但在财务人员发现问题时，实际领用已经发生，解决的办法只有两种：一是将超出的物料退回，这种方式需要项目管理部门和物资采购部门共同完成，而且同时增加了两个部门的额外工作；二是追加项目投资预算，这种方式需要项目管理部门提出追加需求报送规划部门，经公司领导批准才能完成，不但增加工作量还大大延长了业务流程时间。这两种解决方式都使得物料的管理非常被动，大大降低了项目管理效率。

为解决工程物资领用中存在的问题，在“项目控制维护”界面的项目信息中单独维护项目物料支出数信息，用以控制项目物料领用支出，当物料领用金额超出既定好的数额后，在系统中操作物资领用将不会成功，项目管理部门进而会立即知道项目物料领用方面存在的问题进而能够更快的对问题进行处理。当物料领用没有超出限额领用成功后，系统会自动将领用金额在项目台账中显示出来，项目台账信息更加完整。

三、建工程管理流程及其问题

于是对于某一个工程项目而言：一方面，想要了解这个项目的总体支出情况或进展程度，需要好几个部门的数据汇总起来，还可能由于忽略了某一部分而产生数据缺失，造成在建工程项目信息失真；另一方面，邯钢公司规定固定资产建设支出要严格控制在项目立项范围以内，不允许超投资现象出现，但在实际管理中由于没有对工程项目整体管理的功能，很容易造成已经超出投资才能被发现，再去做调整，进而导致工程项目管理滞后，这种事后管理的方式往往造成效率低下和管理效果差。

结语：

我国建工行业最近一段时间发展速度十分迅猛，而对项目进行日常管理的过程中传统的管理方法已经难以迎合现代社会的发展和进步，因此必须采取积极有效的措施对其加以完善，而信息化管理技术却刚好能够迎合建工企业这方面的需求。

参考文献：

[1]张潇文.新会计准则下在建工程核算问题研究[J].现代经济信息,2017.

[2]韩靖.宝钢固定资产管理信息系统的设计与实现[D].东北大学,2017.

[3]黄士柱,赵峰,赵文红.资产投资项目管理系统设计与实现[J].电脑编程技巧与维护,2017.