提升电力企业办公室文秘工作水平的方法和策略

提升电力企业办公室文秘工作水平的方法和策略

王松

国网阿鲁科尔沁旗供电公司 内蒙古 赤峰市 025550

摘要：一般情况下，企业、机关单位的工作量非常大，具体安排一些组织内外部的多项事宜，对于企业、机关单位，办公室文秘处在中心位置。所以，文秘人员的工作效率与质量可以直接影响到整个组织的工作进展，决定了企业、机关单位有效经营以及健康发展。因此，相关管理者必须高度重视办公室文秘工作质量，采取有效措施提升文秘专业素养与工作水平。本文基于电力企业办公室文秘工作水平的提升方法和策略展开论述。

关键词：电力企业；办公室；文秘工作水平；提升策略

一、电力企业办公室文秘工作的重要性

1.1为领导全方位工作做必要的铺垫

文秘工作中很多事务都是为领导工作做铺垫，如领导决策前秘书的信息收集处理工作；领导召开会议前，文秘的会前筹备、会中服务、会后材料整理；领导出差时文秘的出差事务准备工作；领导批阅文件前，秘书的文件处理拟办工作等等。文秘的这些铺垫性工作的效率和效果，影响着领导工作的进程及其效率和效果。因此，文秘一是要准确把握领导工作目标；二是要明确领导工作进程的环节，明确领导工作进程各环节的时间要求、任务内容与各相关方面的关系，以及要取得的阶段性效果等；三是要明确领导在具体工作中将要采取的措施和方法，以便提前准备；四是要加强与领导的沟通。

1.2对领导工作加以拓展伸延

对领导工作的拓展与伸延具体表现在，领导作出决策以后，文秘工作人员要草拟决策文件，将领导决策内容用文字准确表达，制成文件，下发各单位；文件发布后，收集反馈，协助领导把握执行动态、反映及效果；领导召开的会议结束后，秘书要做会议文件的立卷归档工作，会后的落实、催办工作；领导出差以后，文秘工作人员要整理领导带回的有关材料，办理后续事务等。对领导工作拓展伸延，要以保证取得领导工作的预期效果为目标，严格按照要求办事，在注重整体连续性和承继性的同时，注重适变和应变，使工作落在实处，产生实效。

二、电力企业办公室文秘的工作现状

2.1目标模糊

如果电力企业办公室文秘的工作目标模糊，则会呈现工作规划无整体性、无序性特点，导致在领导意向掌握片面的情况下，作出错误判断。而产生该种现象的原因主要有以下几点：（1）没有统筹分析工作标准，导致在日常工作中把控失衡；（2）机械作业。因办公室文秘自身创造性、主动性思维的缺失，无法在积极自主的条件下完成领导意向任务，从而在上级精神理解不足的情况下，与“参谋助手”的价值失之交臂。

2.2能力差

部分办公室文秘只将自身工作职责认定为日常事物处理，致使其难以合理把控领导工作重点，即无法准确掌握内容关键点，使之在事物处理中存在解决能力差的状况。加之上下级思想交流的偏差，对领导事物处理工作难以起到促进或帮助作用，如文件起草和讲稿草拟等环节。

2.3人员少

现阶段，电力企业办公室文秘数量少、任务重已是常见现象，尤其在中小型城市中，受经济水平、人员素质等多种条件的影响，致使符合电力企业工作方向和职能需求的办公室文秘数量普遍偏低。在此背景下，办公室文秘为满足电力企业发展需求，以加班加点、忙里忙外的工作态度完成各项企业事务，长此以往，不仅会影响办公室文秘工作效率和工作质量，还会严重威胁其日常工作的开展。

2.4创新意识不足

电力企业办公室文秘在日常工作中，仍采用传统工作模式，即结合按部就班、刻板化思维，对自身工作内容掌握不足，使其难以完成人事调制与编排工作，从而衍生机械化和标准化工作管理现状。另外，多数办公室文秘由于未接受专业文秘课程教育工作，导致日常工作处理无法顺利开展。基于工作性质的限制，绝大多数人员对文秘岗位认知偏差，再者对口培训力度的薄弱，致使办公室文秘面临责任心差、服务意识差和工作散漫的状态，进而影响自身工作质量。

三、提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略

3.1合理完善奖惩制度

在办公室工作开展过程中，如果管理制度做到奖罚分明，可在一定程度上提升办公室工作人员的工作积极性，尤其是文秘工作者。由于奖惩制度的合理完善，工作人员的竞争意识将会被彻底激发，文秘人员对工作的自我要求和追求性也会得到提升。另外，奖惩制度具有很强的警告性，可以帮助文秘人员在工作中完善自我，对今后工作的开展也能起到良好的促进作用。奖惩制度的具体制定可根据工作人员的工作效能和实际效率来进行，在奖惩制度的完善过程中，管理人员需要保证制度具有一定的科学性和合理性，在制度制定完成之后，可进行为期一个月的试用期，并对其进行多次评测。

3.2激发文秘人员的创新意识

创新是国家、企业获得发展动力的重要前提。很多人认为我国办公室文秘工作不具备灵活性，只需要按照固定程序来完成日常工作即可。但在实际工作中，文秘工作更需要在思想和行为上获得创新。从文秘工作的工作性质来看，工作模式显得十分重要，管理人员需要对文秘工作的工作模式进行反复思索，将工作效率过低的传统模式剔除，通过激发文秘工作人员的思想创新，使其在实际工作中寻找更简洁的工作方式，最终实现工作质量和水平的稳定提升。想要提升文秘工作的创新意识，可实施以下两方面管理措施：第一，管理者可以鼓励文秘人员在工作中进行大胆创新，以做好本职工作为前提，在办公室中形成一种创新工作氛围。第二，领导者应起到带头作用，将工作的前瞻性合理表现出来，利用合理方式将创新理念融入办公室工作中，从而为其他工作人员带来启发。

3.3思想政治素养的提升

思想政治素养对办公室文秘人员自身发展方向影响巨大，思想政治素养的提升可帮助他们培养创新意识。在日常工作中，文秘工作人员首先要做的便是提升业务素质，对工作中的服务意识进行合理强化，在做好各方面工作的同时，协调好生活和工作中的各项关系。与此同时，电力企业带有很强的服务性，文秘人员思想政治素质的提升，可加强人民对企业的信赖程度，有助于塑造良好的企业品牌形象。另外，管理人员应注重加强文秘工作者对问题的处理能力，增强他们在繁杂事务中的心理承受力，对他人所提出的意见进行深入思考，确保日常工作的有序进行。

3.4专业技能的提升

根据单位业务类型的不同，文秘工作的难度也不相同，有些单位对文秘的专业技能要求很高。因此，各企事业单位应在文秘培训工作中增加一些投入，例如很多企业聘请社会上知名专家开展培训教育工作，并派遣优秀工作人员去其他单位进行交流和学习，将更好的工作流程和模式带到日常工作中来，实现办公室文秘工作人员自身专业技能的提升。随着科学技术的不断发展，知识理念的更新速度越来越快，作为一名合格的文秘人员，应对自己的专业技能和思想进行实时更新，为文秘工作的有效开展提供基础。

结语：

面对新的发展与改革形势，电力企业也在寻求新的发展方向。这就使电力企业办公室的工作内容逐渐增加，对工作的要求也随之提升。对于企业而言，办公室是其组织体系内部的重要组成部分，它在企业的运营中扮演着协调沟通、把关审核、保障运营等多种角色。办公室文秘，作为办公室的工作人员，必须认真的对待办公室的每一项工作。

参考文献：

[1]王晓晖.电力企业办公室文秘工作水平的提升策略[J].办公室业务,2018(24):59.

[2]吴林锴.提升电力企业办公室文秘工作水平的方法和策略[J].办公室业务,2018(23):154.

[3]李娟.论形势与政策课程对提升文秘专业学生理论修养的重要性研究[J].科技风,2018(29):229.