创新档案管理理念实现档案管理信息化

创新档案管理理念实现档案管理信息化

包燕

内蒙古兴安盟科尔沁右翼中旗人社局 内蒙古科右中旗 029400

摘要：随着大数据时代的到来，国家不断加强对文件管理的重视，并对传统的文件管理模式进行了创新性调整。将信息技术集成到文件管理过程中，使文件管理更符合时代潮流。提升档案管理质量和效率。对于当前的文件管理工作，科学合理的文件管理概念尤为重要。因为独特的管理理念不仅是管理工作的基础，也是保证管理工作质量的重要条件。

关键词：档案管理；理念创新；信息化

1信息化类型档案管理模式的优势

1.1档案信息共享更加便利

在过去档案资源共享以及利用当中，需要专人到档案管理部门调取信息，在送到相应的利用部门当中。这种档案信息利用模式需要在档案信息转送消耗大量的时间以及人力，当档案信息管理收藏部门和档案信息利用单位之间距离较远的时候，也就更不利于档案信息的利用。并且一些的档案信息在管理使用中禁止复制，这也就给档案信息资源的共享制造了较大的难。档案信息化类型模式的出现，能让档案信息资源的共享效果产生质的飞。需要使用相应档案信息的部门在运用档案信息的时候只要通过网络连接，就能立即获取相应的文件信息，省去了中间人员传递的时间以及成本，让档案资源的共享有了较高的即时性。

1.2保存工作的稳定性

过去档案保存工作主要以纸质媒介为主，这就使得档案保存带有一定的时效性，时间过长就会影响档案信息的完整性。并且纸质媒介本身也存在一些缺陷，比如所占据的空间较大、容易受到环境因素的影响。这些问题杂在实现了档案管理的信息化之后将被有效解决，信息化类型的档案信息管理中主要使用电子设备进行档案的管理以及保存，这样就实现了档案信息的永久性保存。现代电子信息数据存储设备的性能较为强大，一块较小的硬盘中所能存储的信息总量是极为惊人的，大大缩减了档案信息储存中所需要的空间。另外，在现代使用电子设备进行档案信息存储的时候，为了避免由于电子设备的破坏而导致档案信息的丢失，因此常会准备两台电子设备，一台被用作日常运行，另一台作为数据备份系统，防止出数据意外丢失所造成损失。

2档案信息管理现阶段存在的问题

2.1面临创新的挑战

原始文件管理核心在于快速查询、应用，加强和优化工作模式，比如说：在线使用文件信息系统、文件管理集成，推动信息化的运行，加强档案管理部门与计算机机房之间的协调，对其系统实现优化，并且对数据实现合理的存储。科学的对软件功能进行优化，增强文件管理软件的便利性、安全性，这种集成能够充分展现出信息化管理系统的科学化和合理性，在文件管理系统开发到深度应用的时候，能够和其他应用系统实现集成，应用创新思维的方式，对各矛盾进行处理。

2.2面临标准化和法制化地挑战

因为档案自身有着复杂性的特点，我国档案管理系统比较复杂，分散管理是档案管理的突出特点，档案工作标准、规定制定、实施成为当前档案管理工作的依据，是提升工程施工质量的关键。经过数字馆藏收集电子文件，严格遵循其标准化的原则，经过传统的媒体文件数字化，数字档案存储、传输、利用是标准化的，避免出现单独策略的方式，不兼容、重复的构造，按照机密性的级别，通常也是不同使用大量的文件。

3档案管理的信息化实现措施

3.1建立规范体系

档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的着录细则兼容性不强，系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类、着录及有关规定已不能完全适应。所以需要制定统一的、标准的规范体系，切实推动档案标准化、规范化、信息化、科学化。

3.2完善档案信息资源管理制度。

根据如今档案信息化的现状和对未来发展方向的定位，把握时间制定合适的标准，建立一个具有发展空间的档案信息化标准是十分重要且必要的。在实现档案管理信息化的过程当中，构建档案管理信息化标准体系规范准则时要遵循以下几个原则：兼容性原则、开放性原则以及系统性原则。兼容性和开放性是指档案信息化的标准和信息技术行业与档案管理行业相互匹配的同时，对各项开放性标准有所控制，避免重复工作。系统性原则是在充分发挥各个标准的规范作用的条件下，加强各个标准之间的联系和补充，使整个制度成为一个完整的体系。我们要注意的是，在完成档案信息化标准体系的同时，也要完善档案数据标准体系、档案信息资源标准体系和档案信息管理应用体系。在构建档案信息资源管理制度的同时，要不断去拓展电子档案的功能，优化资源库和软件系统。

3.3加快建设硬件设施，实现设备与技术的现代化

在必要的时候，现代化办公设备也是需要配置的，比如说：计算机、扫描仪、 CD 刻录机、文件管理现代化的互联网设备等等，若想充分展现出现代化技术与缩微胶片技术在文件管理中地应用，实现通用软件开发。经过加快其档案信息化的处理进程，各级的政府也应该加强投入相关财政力度，档案管理部门经过对自身工作水平的提升，获取最大资金的支持。档案管理部门还需充分利用其存储大量档案资源的特点，挖掘出各潜力，加强档案提供、利用，及时的开发丰富地档案信息，尽可能的满足社会各界人士对其的需求，把个档案潜在的价值转变成经济效益，创造出更大地社会经济效益，为档案管理工作提供一定保障。

3.4加强提升档案管理团队水平的措施

档案管理工作人员要及时的更新自己的管理观念以及思维方式。管理人员要彻底的转变自己的管理观念和方式，重新对档案管理业务的处理流程进行深入的分析，实现档案管理各个部门之间的信息共享，还要实现各行各业与档案管理部门之间的信息传递，实现大量档案信息资源整合的多元性和科学性，从而为社会提供更多有效的信息资源。管理人员要积极的学习档案管理观念。档案管理人员在进行档案管理的过程中要给予档案管理高度的重视，是电子信息技术在档案管理中能够得到更好地应用，保证档案信息管理工作能够顺利的进行。

3.5落实档案网络信息安全保障

在档案的信息化过程当中，随着电子技术的参与，越来越多的工作可以在网络中进行，因此注重档案在网络中的安全性是十分必要的。企业应该加强安全措施，档案管理人员也应该提高警惕，采取防范措施包括数据备份、身份认证等，避免和减少黑客对信息系统的危害。落实档案网络信息安全保障可以防止病毒和黑客的恶性攻击，提高了档案信息化建设的质量和效率。为了保证硬件设备的安全，要定期检查档案信息化中用到的硬件设备，检查服务器和网络的运行状态。完善数据备份，避免由于外界条件的变化而造成的数据的损失或者丢失。重视网络安全，在网络平台上可以设置在线报警系统，并且及时处理网络安全问题，强化防火墙等措施来确保档案信息应用的安全性。相关的技术人员要设置用户使用权限，避免用户越权限的操作行为，落实身份认证工作。

4 结束语

综上所述，档案管理信息化对每个企业或是对国家来说都有非常重要的意义，传统的档案管理方式已经无法满足当今的社会需求。当今时代是互联网时代、是信息化时代，在以迅雷不及掩耳的速度快速发展，企业档案管理要想与时俱进，必须要与先进的信息化技术相结合，使之得到快速、有效、合理、科学的管理，从而保护信息资源的有效性、科学性和完整性，确保企业档案朝着数字化管理方向健康发展。

参考文献

[1]林志谋.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].企业文化(中旬刊),2017(8):177.

[2]梁丽华.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].环球市场,2017(17):31.