企业不动产档案管理模式的思考

企业不动产档案管理模式的思考

王利娜

中石化胜利油建工程有限公司综合服务中心 山东 东营 257000

摘要：随着油田开发建设规模的不断加大，就对油田房产档案的管理质量提出了更高的要求。在管理房产过程中，所形成具有一定保存价值的历史记录，就组成了房产档案。其中，房产档案在房产交易、房屋拆迁、房产纠纷以及房屋权属登记等多个方面发挥着至关重要的作用。因此，就应做好企业不动产档案的管理工作，确保有效的提升不动产档案的管理水平，以此就能给有序有关工作的展开提供重要的理论依据和数据支撑，避免引起不必要的纠纷。

【关键词】企业；不动产；档案管理

引言：

房产管理作为油田公共事业管理的重要组成部分，其在一定程度上影响着油田公共事业的管理水平。而随着油田企业的快速发展，做好企业不动产档案管理工作，对于有效的提升油田企业的发展竞争力也是十分必要的。但是，就针对当前企业不动产管理模式而言，其还存在着许多问题，这样就影响了房产档案的管理质量，甚至还会导致房产档案出现损坏以及丢失的情况，严重威胁着油田企业的经济安全

想要想提高房产档案的管理质量，避免房产当前出现损坏以及丢失的现象，就应做好对房产档案的集中化管理工作，确保提高房产档案的管理水平，以此才能更好的发挥出房产档案的应用价值。下面，就针对实现档案中心集中管理模式展开具体的分析与讨论。

一、实行房产档案中心统一管理

实行房产档案中心统一管理，就能避免出现不同社区采用不同标准进行房产档案管理的情况，且通过职责的划分，就能够保障管理人员能够各司其职，以此也就能降低管理人员的流动性。对房产方档案进行统一化管理，不仅能够实现对档案的妥善存放，而且还利于房产档案维护工作的展开，确保有效的增强房产档案的利用率，不断的突出房产档案的重要性。油田住房交易往往涉及多个部门，倘若没有对档案进行集中化管理，就会降低用户的办事效率。而实行集中化管理，就能实现对各个业务流程的简化，且还能促进油田住房交易中心的良好运转。此外，在对档案进行统一化管理时，还应根据相关管理标准，对房产档案进行统一的编号和排序，并按照不同的类型进行分门别类的存放，这样也就给后期的查询提供了方便。而为了避免档案丢失，还应对其进行统一装订，以此也就确保不动产档案管理能够朝着更加制度化、规范化、标准化以及信息化的方向发展。

二、依托社区进行资料收件上报

油田企业的房产档案不仅数量较多，而且种类繁杂。并且随着油田企业的不断发展，住户分房调房、住房交易等工作也常常发生，以此也就会增大房产档案的流动性。因此，为了方便对房产档案的管理，避免房产档案出现丢失，就应依据社区这一平台，通过采取资料收件上报的方式，将房产档案托付给各社区进行管理，确保完成房产档案资料的收集、整理等工作，待到资料收集完毕后，应将其移交给档案中心，以此也就能减轻档案综合管理部门的工作压力。而档案中心在收到各社区所提交的房产档案之后，还应对其进行资料的归类、审核和存放，确保实现对房产档案的高质量存储。此外，档案管理中心还应针对不同社区的管理状况，给予针对性和个性化的业务指导和服务，确保提高各个社区的不动产档案管理水平，实现对住户变动情况的及时了解，以此就能实现对相关房产档案的及时更新。

三、建立专职管理队伍

不动产档案管理人员是不动产档案管理工作的核心。而不动产档案管理又是一项对管理人员专业能力以及经验能力要求较为严格的工作。因此，房产档案管理人员就应具备专业的知识结构、熟练的业务技能以及敏锐的信息意识和良好的信息道德，避免出现泄露房产档案信息的情况。房产档案信息较多，且涉及面较广，要想实现对其的统一化管理，房产档案管理人员还应必须掌握相应的现代化技术和档案管理专业技术，尤其是能够利用计算机实现对相关档案资料的收集、归档和整理，确保采用更先进的技术，来保障房产档案存储的安全性和可靠性。此外，各社区还应适当的提高房产档案管理人员的招揽门槛，并设置一定的考核等级，只有考核通过后，才能准许管理人员上岗。油田企业还应加大资金的投入，建立较为完善的人才引进政策，确保吸引更多熟悉信息开发的人才，并结合有关房产专业的特点，增强档案管理的实效性和科学性，以此就能充分的扩展档案的利用空间。对于新引进的人才，企业还应做好人才培训工作，确保提高管理人员的专业能力和综合素质。企业还应定期的开展相应的培训活动，实现对房产档案管理人员专业知识的更新，以此就能保障房产档案管理工作的展开能够更好的满足房产行业的发展需求。

四、推进档案信息电子化

随着信息技术的不断发展，其在各行各业都受到了较为广泛的应用，尤其是办公自动化的普及，更是给房产档案的高效化管理带来了新的发展契机。其中，对于建档、归档以及用档工作的展开，都可交由计算机完成，这样既减轻了工作人员的工作量，而且还能实现对档案的高效化管理。因此，油田企业就应不断的推进档案信息电子化，将文字、图片以及影像等以电子媒体的形式进行存储，这样就能降低档案丢失的几率。而要实现档案信息电子化，企业就应加大电子化建设项目的投入力度，确保能够运用计算机技术，完成档案文献的收集、筛选以及加工工作，以此就能有效的提高房产档案管理的信息化水平。此外，油田企业还应根据企业的发展状况，建立并完善档案信息管理系统和数字化信息库，这样就能给住户信息的查询提供便利，并且还能实现对档案原件的有效保存。

我、加强档案信息网络建设

就针对传统档案管理而言，其通常是将档案存放到某一区域，这样档案不仅会受到天气、温度以及虫蛀的影响，而且还会增大档案丢失的几率。因此，为了实现对房产档案的高效化管理，就应不断的推进馆藏档案数字化和电子文件归档的进程，确保将档案信息以电子文档的形式进行存储，这样也就有效的避免了档案出现损坏以及丢失的情况。其中，油田企业还可开展相应的网上管理、网上查询等服务，做好档案信息化的规划和实施工作，确保实现多项资源的有效整合，以此就能给房产档案管理工作的展开提供更优质化的服务。此外，在管理房产档案时，还应以档案信息资源建设为核心，统一标准，统一平台，不断的开拓多项档案服务功能，确保不断的扩充档案的利用空间，以此才能真正的发挥出房产档案的应用价值，才能更好的为人们提供服务。

结论：

不断的研究与分析企业不动产档案管理模式，对于有效的提高企业不动产档案的管理水平，避免房产档案出现损坏、丢失的情况以及充分的发挥出其的应用价值，满足油田住户对房产档案的应用需求都具有至关重要的作用。因此，我们应首先认识与了解油田企业房产档案的特点和房产档案管理的现存模式，进而从实行房产档案中心统一管理、依托社区进行资料收件上报、建立专职管理队伍以及推进档案信息电子化等五个方面，来有效的提升企业不动产档案管理水平，确保采取更科学、合理的管理模式，来实现对房产档案的合理保护，以此才能真正的发挥出其的应用价值，才能全面的提升油田房产档案工作的整体水平。

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