谈社会保险档案管理

谈社会保险档案管理

李成兰

临沂市兰山区医疗保障局 山东临沂

276000

摘要：新时期社会保险档案管理面临着严峻的挑战，要强化档案管理，建立档案管理网络和综合档案室，提高档案管理水平，实现数字档案。 　　关键词：社会保险； 档案 ； 管理 　　 　　随着社会保险的覆盖面迅速扩大，社会保险档案管理面临着严峻的挑战，做好社会保险档案管理的根本点是加强管理。提高新时期社会保险档案管理水平，加强数字档案开发，是做好新时期社会保险档案管理主要途径策略。 　　一、社会保险档案管理现状分析 　　（一）社会保险机构实施改革 　　近几年来，国内社会保险经办机构全面实施了各种改革计划，早在2009年最后一次国务院常务会议决定将在2010年内开展全国范围的城镇企业职工基本养老保险关系“跨省转移接续制度”。从2010年7月1日起，流动就业人员基本医疗保险可跨省转移接续。2011年11月15日，人保部就《社会保险费申报缴纳管理规定(草案)》征求意见。根据草案，企业缴纳险种从养老、医疗、失业险三项扩至五项，新增工伤和生育险。这些政策改革都为新时期的社会保险事业的进一步发展营造了很大的发展空间以及机遇。 　　（二）社会保险档案管理的部门较多 　　我国公民个人社保档案分散在不同的管理部门中管理。现行社会保障管理体制是分散型的。具体情况是：社保中心管理着养老、医疗、工伤等法定的基本保障档案；民政局管理着社会救助、社会福利、社会优抚、城市最低生活保障金；商业保险公司管理着公民个人补充保障的一系列保险金。这种现状造成多头经办，政出多门，业务交叉，资源浪费，政令难以统一的局面。由于管理机构分散、不集中，使人们在利用公民个人社保档案时，存在着许多不便。例如，我们如果需要了解公民个人就业及保险金交纳情况，需要到几个不同的管理机构去了解，这样就给公民个人和组织在查询工作中带来了很大的不便；而且这种分散的管理，使整个社会保障体系出现了许多漏洞，于是就出现了一些奇怪的现象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的个人保险账户并未随之终结，仍有人代领保险金。 　　（三）社会保险工作效率和范围需要扩大 　　社会保险覆盖范围不断扩大，经办管理效率也越来越引起人们的关注。近年来伴随着生活中网络的普及和对税务、银行等网上业务的接受，热切期待社会保险经办业务网际申报模式的实现，而传统性纸质档案管理约束将无法从根本上解决参保者要求简化手续、便捷服务的利益诉求，因而我们应从社会保险事业发展的战略高度认知社会保险档案管理问题，再继续讨论介质原始性问题显然已是过去时了。现今解决档案数字化的关键是讨论如何确保数据归档前后原始性认证和原始性保证问题。 　　二、强化社会保险档案管理 　　（一）加强社会保险档案管理工作 　　由于社会保险档案管理工作起步晚，人们还不是很重视。社会保险工作的重点都集中在扩大基本社会保险的覆盖面，强化社会保险基金的征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案管理工作处于无序状态，其作用无法得到充分发挥。根据新时期社会保险档案的特点和需要，制定发展计划和策略，把社保档案纳入整个社保工作中，统一规划统一部署，做到三纳入三部署：一将人员纳入统一管理，二将经费纳入统一管理，三工作纳入统一考核；一将档案工作与社保工作统一部署，二部署档案工作与社保工作同步进行，三部署档案人员定期参加培训学习。 　　（二）健全社会保险档案管理体制

目前社会保险部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，严重影响社会保险档案的工作。为了强化档案管理，提高管理水平，要建立档案管理网络，建立领导、各科室负责人和档案员的组织体系，使档案工作有人抓、有人负责、有人干的架构；设置专职档案员，负责指导监督各科室档案工作，并接受整理交接的档案，建立利用档案中心。

（三）规范档案标准

　 目前社会保险档案管理制度缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全等现象时有发生，严重影响社会保险档案管理的规范化、标准化，严重影响社会保险档案的质量。档案工作是一项长期工程，要做好档案工作，就要根据上级档案和保险部门关于档案工作的要求，结合保险工作实际，指导档案工作标准和规范，一是制定档案分类方案，使档案整理分类有目可循；二是制定档案归档范围和不归档范围，使档案人员收集有方；三是制定档案保管期限表，是档案员掌握档案的价值。　　根据不同档案的类型进行分类管理，方便查找、储存，可以防止档案的丢失与缺漏。应针对不同门类的档案，确定不同的归档整理方法。首先，确定立卷原则。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按社保档案不同价值性质分类，以便于保管和利用。其次，确定归档形式。根据各社保经办单位文件材料形成的类型，确定以“件”或“卷”进行整理、归档的文件材料范围。最后，根据社会保险档案的保存价值确定保管期限。 （四）提高社会保险档案保管条件

　 由于场地限制和经费不足等问题的困扰，社会保险档案管理始终未能列入社保经办机构的议事日程，大多数社保经办机构至今未设立固定的场所存放档案，历年累积的社会保险档案只能由经办人员分别保管。由于没有专有的库房，只能存放在潮湿的房间里，致使社会保险档案存在诸多安全因素。这种不规范的档案管理方式不仅查阅起来非常困难，也给日常经办工作带来许多不便。根据档案九防的要求，要建立综合档案室，有专门的档案库房，设有专门的档案橱，配有防火、防盗、防潮、防虫等设备。 三、社会保险档案管理水平 　　（一）将纸质档案转换成数字档案存档 　　社会保险经办机构出于业务办理需要，会在办理过程中出现大量的纸质材料或证明，各类保单合同、证件扫描件以及各种需要存档备查的档案资料，是非常庞大的一个数字。纸质材料保存起来不方便，但是将这些材料进行电脑扫描储存，就可以将纸质档案转变成数字档案。根据档案工作的实际需要，可灵活运用，如目录数据适宜采用文本录人；全文数据则可以采用图像扫描录入；而一些当前常用的数据可制作成光盘。只有完成以上的工作才能实现网上浏览原件和查找档案，实现资源共享，达到管理档案的目的。 　　（二）建立统筹的社保管理系统 　　建立统筹的社保档案管理体系可以为社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础。以电子政务标准体系和劳动及社会保障标准体系为指导，以投融资与运营模式和项目实施监理模式为依托，树立以监控及管理、信息安全为主的贯穿三大层次的两大体系模式。为适应劳动者的流动和工资收入的变动，对每个劳动者按号码设立档案卡，并用计算机储存，记录公民个人历年的工资收入情况。对每个劳动者的情况进行追踪记录；并建立统一的网络查询接口，允许公民定期查询，同时也可替他们预测，比如退休时可拿到多少养老金，以提高工作的透明度。 　　（三）设立统一管理下设分支机构 　　建立社保档案管理中心，结束社保档案管理分散问题，实行高度统一的管理，改变目前政出多门、决策分散、管理混乱的局面，使其成为统一管理全国社保档案的领导和决策机构，负责拟订社保档案的发展规划、改革计划、重大决策和有关法规、规章制度，参与制定社保档案的管理标准和规范。 　　（四）统一公民社保档案管理号码，可供查询 　　实行对每个公民发放社会保障号码的制度，让公民个人档案号码与本人身份证号码、劳动保险号码统一起来，从发放的号码上就可以反映出从什么时候起、在什么地方发的，便于记录公民的工资收入和保障费的缴纳情况，同时便于投保者本人的查询。