基于办公自动化系统中公文流转模型设计研究

基于办公自动化系统中公文流转模型设计研究

周峰 1 ，袁宝锋 2 ,张均成 2 ，林振天 2

1. 国家电网有限公司 2. 福建亿榕信息技术有限公司

本文由国家电网公司总部文档智能化管理及关键技术选型研究科技项目资助。

摘 要：在社会的发展过程当中，在这个科技发展的社会办公自动化（OAS）已经成为独立的体系，为了提高其优越性，构建了公文流转模型并适用于OAS的一种系统模型，并对其进行全方位的分析和研究。本文采用了统一的建模理论和实体联系的理论，使得模型分析更加的统一和全面，从而提供了解决各种需求的各类的模型，并对系统需求外部的公文流转进行讨论。

关键词：公文流转；OAS；模型

1.分析公文的需求

1.1公文流转的内涵

公文流转是公文在办公人员之间的相互传播和传递，因设置的部门不同其网络区域也不尽相同，部门之间通过网络相互合作统一，统一合作处理文件而提高了整体的工作效率和质量，达到预期的工作效果。按功能划分的公文流转系统分为：发文管理、收文管理、公文办理和用户权限等等，这些都是构成公文流转系统的重要组成部分，完整实现了公文的办理流程，跳转，跟踪公文的催办，文件的销毁，传播阅读，查询，公文的撰写，审核，会议签到，登记等全面的办公系统功能。公文在工作人员传递和流转的同时，其他的相关文件还可以同其他部门的工作人员之间进行传递和查阅，所以对于重要的公文要有严格的权限监控措施，并根据文件的严密程度而制定密级文件的程度，越重要的文件密级程度越高，指定的查阅权限也就越高，其中分为：普通、机密，绝密等。

1.2公文流转的分析

而公文的分类可以分为外部文件和内部文件，依据需要的工作内容而制定相应的工作流程，使之形成完整的办理流程。因此就有了外部公文和内部公文的办理，内部公文的和外部公文的构建和创建过程存在差异，一种是工作单位或者单位部门的领导和工作任人员自行规定和撰写的各个种类的工作文件。另一种则是其他单位所制定和发布的各个种类的公文。而两种公文的差异并不影响流程的定制和班级。

首先起草工作文件时要制定其基本信息其中包括公文的文号，类别，密级程度和紧急程度等等。之后进行公文正文的撰写，再进行文件流程的办理，公文的流程办理时要经过办理人，而办理人对于与撰写的公文进行审核，会签，签发，传阅等过程，适当的时候提供加签和撤销等工作流程。当所有的流程结束之后，公文的的办理完毕。当公文被判为无效时，公文则被撤销，而加签与撤销存在差异，加签不等于无效文件，而加签意味着公文被流转到新的办理人手中，办理工作文书的流程结束时，意味着公文没有被撤销或者加签结束，若工作文件被销毁或等待销毁，则意味着公文的时效性结束。

2.模型功能的构建

2.1主要构建过程

在完成公文的流转过程时，就会实现公文的创建，查询，办理，催办，跳转，归档销毁等各种功能。公文的创建是指工作单位内的公文的撰写和制订，和外来单位公文的登记的过程，其中修改公文也包括在内。在整个流转过程当中，办理是整个过程的核心，在办理公文的过程当中分别有审核，批复，加签，退签等流程，在这个过程中依然可以对公文的正文部分进行删除或添加。公文的催办指的是撰写人有权利向办理人发出催办的请求，并通过E-mail或者短信的方式来进行沟通。公文的跳转过程是指公文在办理时可以跳过办理流程中的某一项，并进行下一项的办理。当工作人员对公文进行归档或者销毁等处理的时候，是指公文的办理完成之后所做出的相应的处理。

当用户登录时，可以通过制订各类公文的有效权限范围和登记自己撰写的发文。对于自己撰写的的发文和公文，在进行流转过程前可以对其内容，正文和流程加以修改。这时候公文进行到流转过程当中时撰写人可以随时对其进行查询办理过程和效率，并依据情况对办理人进行跳转和催办的请求。当用户有办理公文的需求时，而这时该用户就是此公文的残疾人，同样要对公文进行审核，批复等多个流程。而当你负责的公文需要归档或者销毁的时候，这是你就是负责人，你有权利也应该对其进行相应的处理。

2.2流转模型的概念

在公文的流转系统中的公文，公文字典，公文密级，办理代理人等是作为流转系统中主要的实体而存在的。当公文保存时是作为一个文档格式保存下来的时候，与公文本身的替他属性同时使用的概率较小。所以,就有了增加实体公文正文内容，并对其进行垂直分割。这样做使一个大的数据，变化成了多个的小数据 , 这时多个数据就会存储在同一个数据页当中, 并且相应的减少查询时的次数。适当的时候可以根据当时的实际情做出采用反规范化技术的决定。在公文的流转过程中的路径有两个实体的相互结合起来而反应的，它们分别为工作流和工作点，而公文办理过程中的工作日志可以来记录公文在各个工作点办理的具体情况。

根据实际的过程当中为本身的实际需要建立各个方面的属性，分析实体之前的各方面关系就要对它们之间的对应关系和依赖关系进行相应的分析。

3.模型的实现

模型的实现其中包括：物理数据模型（PDM）与类图(CDM)。数据库管理系统( DBMS)的脚本根据CDM在现实世界中的建立而生成的一种特定的系，也是建立PDM的主要目的。要保持数据的完整性和一致性要在数据库当中实现构建储存信息的结构，使得信息可以在数据库中得以保留。在类图展示的系统中除了它们之间的关系还要对对象符号加以定义，流程系统中对象们之间的作用当中需要通过抽象思维的方法并加以简化，从而通过系统与系统之间的联系从而表达出相关联的的静态结构。

4.结束语

现代办公跨地域、部门与部门之间工作流程之间的需要，业务流程的灵活性、办理业务过程中的团结协作、工作流程的跟踪与处理、操作简单等是文章所设计的公文流转模型设计的多个特点，实现办公的高效率高水平高水准有着广泛的应用前景。实现网上办公的企事业单位随着自动化技术的不断发展，网络技术的普及，相关的企事业单位也会得到相应的发展和升级。办公自动化不再是遥不可及的，只要网络科学技术持续发展到一定的水平就可以实现，高水准的实体办公自动化。对于现在办公的体系的水准也在逐步的优化，现阶段更要实现大高端企业带动小微型企业，这样才能使得办公流程自动化的整体趋势初步扩大，其需求量更广更多，使其大范围的普及与应用。

参考文献

[1]任丽芳,白尚旺,徐玉斌. 办公自动化系统中公文流转模型研究[J]. 太原重型机械学院学报,2004(01):40-43.

[2]李红廷. 基于工作流的办公自动化系统的研究与实现[D].大连理工大学,2010.

[3]赵海勇. 基于知识管理的办公自动化系统研究与实现[D].山东大学,2006.