电子信息档案管理在事业单位中的应用及风险控制的措施

电子信息档案管理在事业单位中的应用及风险控制的措施

孟博岩

地铁集团运营分公司 浙江杭州 150000

摘要：在事业单位主要工作中，档案管理占有重要位置，影响着事业单位的运行情况。伴随信息科技的高速发展，电子信息技术已经深入到档案管理工作中，由传统的纸质档案向信息化管理模式转变。此类模式极大地提升了事业单位档案管理质量和效率，但是应用过程中也存在着一些风险，不利于档案的安全和稳定。

关键词：电子信息技术；档案管理；应用；事业单位；风险控制；措施

引言

电子计算机技术的应用改变了当前社会中很多行业的工作模式和发展状态。在行业竞争日渐激烈的同时，事业单位如果能够合理应用电子计算机技术做好电子信息档案管理工作，那么就能够有效的避免一些经济风险和更好的控制各项成本支出。由此可见，电子信息档案管理工作是事业单位进行深入发展和业务拓展的一个重要途径，做好该项工作能够为事业单位在发展过程中带来很多实际的帮助。

一、电子信息档案管理在事业单位中的应用价值分析

（一）提升办公效率

在事业单位档案管理中，应用电子信息技术，可以依靠其强大的信息处理能力，与极速的运算速度，有效提升办公效率。电子信息档案管理改善传统纸质档案管理，其耗费大量人力和时间的问题，将人们从手工操作中脱离出来，同时也避免了人工收集档案信息的疏漏问题，使得收集档案信息更为精准、可靠。

（二）实现资源共享

传统的纸质档案虽然具有很强的应用价值，但是由于查阅使用的不便，往往闲置于各个档案室里，难以及时供给各科室及人员使用。而应用现代化的电子信息技术进行档案管理工作，各个事业单位及科室之间，能够依靠计算机及网络传递与交流信息，实现档案资源的实时共享，最大化的利用档案资源。

（三）便捷档案存储

随着电子信息档案管理应用于事业单位工作中，一些传统的文件载体不断被颠覆，将档案信息储存于互联网、U盘、光盘、计算机等媒介中。不仅存储更为高效便捷，还能避免传统纸质档案容易受到腐蚀、虫蛀等因素的毁损问题，而且也节约了空间和纸质资源，这也是电子信息档案的极大优势。

二、电子信息档案管理在事业单位中的应用风险所在

（一）数据安全风险

虽然电子信息档案有着无可比拟的管理优势，但是具体应用时也存在着较大的安全风险。因为电子信息档案一般存储于电脑、光盘或是U盘中，一旦遭遇停电、病毒攻击等外来突发事故时，极易发生档案信息的丢失、毁损与泄露问题。如一些黑客为了获取事业单位的隐秘文件，则利用不法手段通过互联网进入计算机系统，盗取有价值的信息档案，电子档案的数据将会遭受极大安全风险。这类数据安全风险，也是困扰事业单位电子信息档案管理的最主要风险。

（二）档案管理风险

电子信息档案管理起步毕竞晚于传统纸质档案的管理方式，而且在使用的档案载体上也与过去存在较大不同，以致于传统的管理体制很难适应电子信息档案管理的需求。由于缺乏完善的管理体系支撑，电子信息档案的管理呈现诸多漏洞和不足，带来一定程度的风险。同时，档案管理人员多对电子信息保护的意识不高，且缺乏先进的风险防范技术，对于风险的预测、评估与防范能力较差，极大地增加了信息档案安全的风险。

三、电子信息档案管理的应用风险控制措施分析

（一）积极引入最新技术，提升电子档案安全

首先，确保系统的安全性。在计算机运行当中，会因病毒包括木马病毒等，会对其系统带来极大的破坏和影响，因此要结合病毒入侵来制定完善的防护措施。其档案管理者要借助杀毒软件，通过定期开展病毒查杀以及系统保护的工作，并且也要定期更新其中的病毒库以及每日开展扫描工作，在通过建立网络安全报警系统等确保整体系统的安全性，如果出现防患处必须要及时对其进行处理。而且在选择软件时，必须要注重以正版软件为主，在以定期系统维护的形式杜绝系统发生崩溃而引发的损失问题，也要对软件进行定期升级，如果出现系统受破坏的问题，其操作者要在第一时间内发现和处理这些问题，杜绝损失问题过于严重。

（二）构建完善规章制度，加强档案管理实效

对于电子档案管理漏洞，造成的电子信息档案应用风险，应该从管理层面及时弥补管理漏洞，确保电子信息档案的安全性。首先，要根据电子信息档案管理需求，制定和完善各项规章制度，严格规范电子信息档案的管理行为和流程，使其走出无序化的状态，实现科学、高效、规范化的管理。制度要细致到收集、整理、保管、制作、审查各个环节，还要针对事业单位每个时期的特点，对于电子信息档案进行补充和完善，让档案管理工作有理有据，能够有效规范工作人员行为，进而实现集中统一的管理，充分发挥电子档案的高效便捷作用。其次，还要明确管理人员责任及分工，将风险控制责任落实到个人头上，配合奖惩性的措施，加强管理人员的重视程度，自觉学习和提升管理技能，更好地满足电子信息档案管理的需要，服务后续工作开展。

（三）做好风险预测评估，及时消除预防风险

对于可能发生的各类电子信息档案管理应用风险，事业单位档案管理部门必须提升风险预测、评估的技能。通过判断出来的风险类型，进行针对性的预防和化解，最大程度的控制风险影响。要建立及时的风险响应机制，对风险进行及时响应，通过综合分析电子档案信息，探讨实施过程可能带来的风险因素，包括风险概率、风险成本、风险预防控制办法等。同时，这也需要管理者具备高度的风险意识，能够机警地预见绝大多数风险，构建一整套完善的预防、控制规划体系，及时弥补漏洞、消除风险。可以设置网络安全报警系统，一旦发现风险苗头，立即做出防御措施；还要利用杀毒软件进行定期病毒查杀与系统保护工作；此外，还要在全过程中监督和控制文件管理工作，及时发现风险，尽可能地降低甚至消除风险。

结束语

总而言之，事业单位在大力推广与应用电子信息档案管理模式的同时，也应充分意识到其应用存在的风险，科学理性地实施风险控制策略。具体要通过引入新型技术、完善管理制度、做好风险预测评估、提高管理人员技能等方式来实现，积极主动地应对各类风险问题，全面确保电子信息档案的安全稳定性，为事业单位正常发展运行提供可靠的基础保障。

参考文献

[1]张琬悦.网络时代事业单位档案管理的完善分析[J].科技风，2018，29：62.

[2]孙青.探究电子信息档案管理在事业单位中的应用及风险控制的措施[J].经济研究导刊，2018，31：195-196.