工伤保险档案的特点及管理建议分析

工伤保险档案的特点及管理建议分析

周立国

宽城满族自治县人力资源和社会保障局 河北承德 067600

摘要：所谓工伤保险业务档案,指在开展保险业务工作时,相关人员将价值性高的文字材料、图表以及声像等资料记录下来,然后管理这些档案,以此保护客户的隐私,保障服务质量。而信息化管理主要借助现代化的计算机技术,将业务档案转换为信息化和数字化,然后将整理后的资料上传到网络上加以储存,从中能够看出,信息化管理是一种合理且高效的管理形式。工伤保险业务档案信息化管理工作相对复杂,包含的内容比较多,其中主要表现在数据库建设、资料整理以及网络技术改进等方面,对于相关人员的计算机水平提出了很高的要求。

关键词：工伤保险档案；特点；管理建议

随着社会的快速发展和变化，保险已成为人们日常生活中的重要保障措施。工伤是每个员工都会面临的问题。为了保障人民群众的生命财产安全，人们习惯于购买一些涉及人民群众切身利益的工伤保险。随着工伤保险事业的快速发展，工伤保险参保人数逐年增加，档案管理工作显得尤为重要。但是，受人们思想的影响，很多工伤保险管理者不重视档案管理，稍有疏忽就容易给投保人造成一定的损失，因此，如何做好工伤保险档案管理工作成为现阶段比较严重的问题。

1工伤保险档案的特征

1.1链条长、环节多

工伤保险档案包括工伤职工的参保、缴费、工伤事故经过、案件认定、劳动能力鉴定以及享受工伤保险待遇等环节,充分体现了工伤保险档案链条长、环节多,以及环环相扣的特点。

1.2项目多、信息量大

链条长且环节多,决定了工伤保险档案具有记录项目多的特点,同时每个环节并非只有一个数据记载,而是由系列数据以及资料组成。

1.3管理信息化要求较高

随着计算机技术和网络技术的广泛应用,工伤保险档案管理工作中信息化的程度也不断提升,信息化建设速度不断加快,档案管理工作更加高效化、科学化和规范化。

1.4安全系数要求高

工伤保险业务处理中,内容繁杂,信息量大,与工伤职工、用人单位切身利益息息相关,不仅有纸质档案,还存在电子版档案,这些档案具有唯一性和不可替代性及较强的隐私性,所以在对工伤保险档案进行管理需要较强的安全性要求,需要妥善保管,严禁档案信息外漏及被篡改等情况发生。

2工伤保险中档案管理存在的问题

一、档案管理工作人员业务素质不强。档案管理离不开工作人员的操作,现阶段我国工伤保险档案管理者并没有较强的业务能力,且工作素质不强,而工伤保险档案管理中又存在很多专业性较强的话题,这是档案管理者没有较高的兴趣去了解相关知识。另外受自身思维影响,他们自身对档案的重要性并没有较强的认知,在档案管理中极容易出现马虎现象,又不是及时地进行纠正,这严重地影响了工伤保险档案管理工作的高效开展。二、档案形式不够统一、完善。随着科技的发展,工伤保险档案已经逐渐摆脱了书本限制,逐渐向电子信息发展,这更有利于档案的管理和保存。但是很多工伤保险单位对档案信息并没有较为严格的规定,造成纸质档案与电子档案并存,或只有纸质档案没有电子档案等现象,这为信息的高效利用带来了较大的困难,而且也影响着档案管理,严重时会造成信息丢失等现象,影响着保险事业的发展。三、档案管理机制不够成熟。工伤保险档案管理的工作人员流动性较大,而且档案管理机制不够成熟,很多流程不够完善,当人员出现变动后,不能及时、准确的完成档案整理,这为工伤保险事业造成了一定的不良影响。

3如何加强工伤保险中的档案管理

3.1保证传递信息过程的真实性和完整性

随着工伤保险档案信息化的施行,档案逐渐通过网络传递方式开展工作,电子符号替换了以往的数据资料,磁介质取代了纸介质,导致在业务数据流动期间,签章等传统方式被替换,无法有效保障档案信息的准确性和完整性。因此,档案管理部门必须加大数据输入管理力度,严格控制各项数据,从根本上把好数据录入关,保障各项应当归档的资料,提升数据的准确度,为开展工伤保险档案归档工作奠定基础。

3.2提高原始资料档案的准确性

在档案信息化中,原始资料档案和档案信息化发生了一定的改变。当前,为了提升档案数据的准确性,使其符合档案保管需求,在输入原始档案信息时,档案管理部门应引进图像文档管理技术,通过扫描生成文件,将原始档案传输到计算机内,形为原始档案。同时,由于储存设备和介质自身具备访问便利、性能良好以及寿命长等一系列特征,可为后期信息查询提供相应的依据,因此,要重视选择储存设备和介质。此外,档案管理人员应定期检查档案原始资料,并采取新型档案管理方式装订原始档案。

3.3建立有效的档案管理制度

工伤保险档案管理制度的建立直接影响着档案管理工作的高效与否,制度是约束人们档案管理工作的重要手段,是提升其服务意识的重要措施,没有良好的档案管理制度,工作人员就没有明确的档案管理参照,这极容易使档案管理工作出现失误,进而造成工作负担。工伤保险的档案有着较强的变动性,不只是人数变化较大,投保信息变化也比较大。所以要想实现高质量的档案管理,必须要建立有效的档案管理制度,帮助档案管理人员明确自身的工作职责及工作方向,进而使档案管理变得更加科学、高效。

3.4健全档案形式

要想促进工伤保险档案管理的效率,提升档案管理质量,人们必须要健全档案形式。在近些年的发展过程中,我国大力提倡节约各种能源的使用,降低不必要的损耗,对于工伤保险档案管理来说,传统的纸质档案已经无法满足国家倡导及信息使用需求,所以优化档案形式,使其形成电子信息档案已经成为了大势所趋。电子档案信息的建设可以节约档案存储空间,增强档案信息的保存寿命,加强信息的利用效率,在极大程度上节约了人力、物力,而且也更加有利于档案的保管,对工伤保险事业发展来说有着极大的促进作用。

3.5分类有序整理,保证档案的完整性

工伤保险档案链条很长,会形成不同的案卷。比如征缴档案、工伤认定档案、劳动能力鉴定档案等。提升档案管理工作必须分门别类,有序整理和管理。可根据工作流程进行归类管理,比如经办机构在工伤保险的记录管理中,可以按照部门、时间等要素进行分类;整理必须按序操作,不能杂乱无章,要做到编号使用科学、规范。同时,要保证档案的完整性。档案没有备份且不可再生,万一折损或缺失就无法补救,因此,必须按序整理工伤保险档案,并要保证完整性和安全性。

3.6加大电子档案工作力度

档案管理应跟上社会信息化发展的步伐,加快推进电子档案建设工作进度,电子档案不仅不会影响纸质档案的安全和使用,还能延长档案的保存和使用期限,给档案管理、工伤经办工作带来更多便利。比如拨付工伤保险待遇时,可以通过电子档案直接调用工伤职工的参保缴费信息、工伤认定及劳动能力鉴定等相关信息,极大地提高了工作效率和工作质量。电子档案在信息量和信息传输速度等多方面具有明显的优势,是纸质档案无法企及的。各级社会保险部门应建立考核制度,持续加大资金投入力度,尽快推进档案电子化的工作进度。

结论

综上所述,工伤保险的档案管理是非常重要的一项工作,随着社会的进步与发展,档案管理已经引起了人们的高度重视。为了加强工伤保险事业的快速发展,人们必须要重视档案管理工作的开展,努力完善档案管理制度、加强自身管理意识培养、优化档案形式,争取为工伤保险事业发展提供充足的动力。

参考文献：

[1]董惠.工伤保险业务档案管理的信息化推进研究[J].人力资源管理,2018(1).

[2]崔艳平.浅谈新形势下社保业务档案工作规范化建设[J].山东档案,2017(3).