加强合同档案信息化管理的作用及措施分析

加强合同档案信息化管理的作用及措施分析

廖颖睿

国网福建省电力有限公司长泰县供电公司

摘要:随着现代经济体制的不断改革，各行各业的经济往来都离不开合同的基础支撑，合同不仅仅是简单的双方维护经济合法权益的主要依据来源也是防范重大风险的主要凭证。随着现代社会的不断发展经济往来频繁，合同档案管理的数量也逐渐开始变得越来越庞大，借助现代化信息手段来进一步提升合同档案管理效率，可以进一步提升合同档案管理水平，从而推动合同档案的信息管理共享，并且提升发展建设的效率。本文将分析合同档案管理的重要性，并针对现代化发展的合同档案信息化管理提出一些建议。

关键词:合同档案 信息化管理 作用分析 措施探究

引言

在各行各业的经济活动不断开展过程中，合同作为最基础的支撑部分为各行各业的运营提供了重要的风险保障，并且作为经营活动中各方权利以及义务的最终凭证在整个经济合作过程中起着至关重要的作用。合同档案的归档管理更是直接影响风险摄入，所以在现代化发展过程中应该不断提升科学管理水平，充分应用现代化信息技术，不断更新合同管理模式，进而进一步推进合同档案的规范化、科学化管理，保证信息技术的融合，促进企业合同管理体制积极健康发展。

1.合同档案信息化管理的重要性

1.1创新管理模式

传统的企业经济合同档案管理往往围绕着合同的类型以及作用范围来进行归档，传统的归档方式呈现分散性的特征，并且各种大信息资源不好集中，特别是一些档案管理集中意识较差的业务部门，还可能会使合同管理难以提高效率。例如某些部门主要负责但管理及审核工作，并且采用传统的纸质方法进行管理，随着现代科学技术的发展，也并没有将信息技术融合到信息化的档案管理当中，借助信息系统实现档案管理的科学化发展，使得档案管理无法跟上现代化社会发展的进程。所以借助现代信息化技术进行背景融合，可以使档案管理更加合理化，实现高效信息共享的基础上，进一步促进信息资源的合理化分类储存创新现代合同管理的科学模式，为科学的合同档案管理提高效率。

1.2保证合同档案管理内容的完整

依靠现代信息技术提升管理模式以及管理效率，可以使合同的管理得到更加高效的发展。利用现代化信息技术可以规避人工管理过程中的一些漏洞或忽略掉的环节，从而降低档案管理的风险性，并且实现档案管理的科学化发展。借助现代信息系统进行管理的过程中可以使流程更加清洗，经办人的职责更加明确。通过及时向合同承办人推送各种信息或资料，并且在可视化的基础上借助与合同经法系统的联合，对合同数据信息进一步完善，使得电子数据在归档过程中更加完整。

1.3推进纸质合同归档

在信息技术全面落实的现代化社会中，虽有电子档案系统实时操作，但是将纸质合同及时进行归档处理，保证在处理合同纠纷时，有据可寻的依据。档案管理人员在的纸质档案进行归档之后，可以对应的经法合同管理系统或者数档管理系统，指定各个部门合同承办人按照《档案管理规范》，对纸质合同进行整理归类，档案部门加以督促和指导，确保纸质合同档案的及时归档，并且防止信息泄露现象的发生。

2.合同档案信息化管理模式构建

2.1利用现代化信息数据系统推动资源建设

随着我国信息数据资源的不断发展，大数据背景下的合同档案管理应该注重以电子信息为主体建设。包括合同档案管理记录中的信息采集以及特色管理资源的，都应该面向不同的服务人群提供资源支撑，从而在自身发展过程中展现出独特的档案资源优势，让档案资源符合现代化使用需求，考虑各个管理部门的人力，结合发展过程中的资源，建立合理的管理模式，以档案信息查询为主要基础，建立合理科学的文献查询系统。针对查询需求的不同，可以与一些管理部门的系统相结合来提供资源保障，从而满足不同用户对资源的不同需求。

2.2大数据合同档案信息数据库的建设

现代化信息系统档案管理模式的使用，使得开放者可以获得更多的信息服务资源档案管理作为整体资源服务的重要支撑部分，在面向不同部门以及不同信息查询系统的基础上，应该着重对档案存储管理的建设。以对应的数据存储系统面向全部用户提供优质大管理服务，同时在大数据系统的基础上，让档案资源的管理需求能够整合各类资源，从而建立出科学的数据系统，针对不同方向的单自愿提供更加长期的保存服务，让档案管理与社会科学能够实现相互融合发挥出档案资源管理的时效性，拓展相关档案管理服务业务的需求，使档案管理能够更加满足现代化发展。

2.3档案资源的数据化加工以及存储

合同档案的发展来源于对各种数据的采集和加工整理大数据的分析模式构建，可以让各个系统以及各个层面的档案采集加工以及存储变得更加方便。尤其是针对于大量的数据档案管理，可以从海量的数据资源中提取出更加高价值的信息，利用现代化的信息数据系统针对档案数据进行加工可以使数据变得更加有价值，从而为用户提供更加合适的档案信息。可以借助有关档案的管理经验，采取不同信息数据分散系统，在各个网络空间以及不同领域的档案管理资源中进行分类学习采集，从而借助分布式的数据化系统进行进一步储存，建立大量的档案管理体系，从而丰富馆藏资源为大量合同的数据归档，建立基础信息数据系统，实现网络数据共享，达到管理者与共享者相互融合，实现大数据分析的有效结合。

2.4建立现代化背景下的风险预警系统

在信息化不断发展的现代化社会当中，网络陷阱以及网络信息系统的缺陷可能为合同档案的信息化管理带来无穷的风险，所以想要在现代化信息系统下不断增强档案管理的高效性，就应该为管理系统提供严格的风险防范管理保障。想要切实保障合同档案管理的安全性和高效性就必须增强技术管理人员的风险防范预测能力以及技术加密能力。首先在技术加密方面，档案管理部门需要针对不同的系统算法深入挖掘合同的重要性来进行分类加密，在登录时应该建立对应的身份认证系统，同样在档案管理部门可以使用现代化的生物识别技术进行分层加密，以保证合同档案的每一层安全性。生物技术可以利用用户的身份信息或指纹以及面部解锁等方式来进行身份确认，当系统识别与生物特征存储系统的用户相符时，则可以为用户开启登录的权利，并且在档案管理系统中还要赋予对应的用户重要资源的管理权限，当生物识别中的身份系统与存储系统中的档案不相同时，系统则不能赋予用户登录或管理系统的权利。当用户不具备权限以及查询管理系统权利时，区域以及分层加密技术就会更加严谨，针对不同的信息资源分隔成独立的信息，也可以用隐性代码的方式来建立各个信息之间的数字化关系，防止重要档案资源的泄露。分层管理加密技术可以针对不同档案结构的管理系统进行加密其中也包括一些影像或者图片资料，通过层叠的信息管理系统来建立高效的防护信息安全机制，为现代化信息管理档案系统提供更加高效的风险预警保障。

3.结语

总而言之，合同档案的信息化管理可以高效促进各行各业的健康积极发展，进一步提高现代化科学基础下的档案管理水平，可以为合同档案管理的质量提高创建基础条件，并且在执行合同的经济活动运行过程中可以得到更加牢固合同背景保障，所以在合同的管理的过程中，应该充分借助现代化信息技术水平不断创新管理模式，以新型现代化技术基础为支撑，创建科学化的管理的新事态。

参考文献:

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