浅谈企业固定资产投资项目档案管理

浅谈企业固定资产投资项目档案管理

马长影

中国航发哈尔滨轴承有限公司 黑龙江 哈尔滨 150000

摘要：本文首先对固定资产投资项目档案管理的重要性进行了论述，通过分析现阶段固定资产投资项目档案管理中存在的问题，提出了如何进一步做好固定资产投资项目档案管理工作的意见和想法。

关键词：企业固定资产；投资项目；档案管理

一、固定资产投资项目档案管理工作的重要性

项目档案是指在项目前期论证、立项批复、可行性研究、实施、审计、竣工验收、运行维护等各阶段形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体形式的文件材料。项目档案可以保障项目建设的合法合规、建设过程的规范及建设项目的正常运行。固定资产投资项目档案是固定资产投资项目产生的知识信息形态的资产，是今后工程改扩建、设备运行、改造、维护的重要参考，它是反映项目建设全过程与最终竣工验收状态的第一手原始资料，是追溯和评价项目最真实的依据，对进行投资效益后评价有不可替代的重要作用。

由于项目档案具有原始记录性，任何人无法篡改它的原始状况，因此它比其它文件资料更具有锁定证据、监控过程的权威作用，可以为企业维权提供强有力的证据。

二、固定资产投资项目档案管理工作中存在的问题

固定资产投资项目一般投资金额较大，从千万元到过亿元的投资数目众多，建设内容多，因此很难做到项目档案的及时收集、归档。另外由于建设周期长，项目建设过程中有可能会出现人员变动，就会导致归档材料交接不及时不全面。而且项目参与人员业务水平不一，在材料收集范围、重视程度上就会出现参差不齐的现象。

一个固定资产投资项目建设过程往往会涉及多个单位和部门。外部会涉及到项目的设计单位、施工单位、监理单位、上级主管部门及建设地当地主管部门等;内部会涉及项目管理、基建、设备采购、财务、法务及生产科研等多个部门，由于各自职责的不同，项目建设过程中档案的形成和运转主要分散在各业务部门和参建单位，就会出现档案工作相对项目建设滞后的现象。而且由于项目建设参建单位较多，各参建单位档案收集标准不一样，就会出现过程文件资料的收集和整理标准的多样性，在向建设单位移交时，会发现整理标准不统一，给建设单位档案管理部门带来很多麻烦。

三、如何做好固定资产投资项目的档案管理工作

（一）建立健全项目档案管理的规章制度

近些年随着国家对固定资产投资项目建设、管理要求的不断提高，对项目档案的收集、管理、归档工作也提出了新的更高要求。在项目建设单位档案管理工作中，应根据国家有关政策法规要求，制定适合本单位工作实际的固定资产投资项目档案管理规章制度，明确建设单位各部门、人员的项目档案工作职责、工作体系、管理要求，并及时修订相关制度，使固定资产投资项目档案工作做到有章可循、有法可依。

（二）项目档案工作与项目建设同步进行

固定资产投资项目档案管理与项目建设应做到“同计划、同部署、同建设、同检查、同验收”，将档案管理工作纳入到项目管理的工作程序和业务工作流程中去，从而确保档案管理程序化。

坚持“从源头抓起、全过程参与、与工程建设同步”的指导思想，从项目开始阶段，建设单位和参建单位就要将档案管理列入工程计划，在制定项目建设的各项计划、合同、协议时，同时提出对档案工作的要求，将项目档案管理列入项目管理程序，实现档案管理与项目建设同步化，随时收集归档。在检查项目实施过程中的计划进度时，同时检查档案资料的归档整理情况，以确保项目建设过程中档案工作同步进行。将档案工作与业务工作紧密结合起来，将项目建设各阶段产生的应归档资料及时归档，确保项目档案的完整、准确、安全。

（三）加强对本单位专（兼）职档案人员及参建单位人员的档案业务培训

档案管理人员业务水平的高低直接关系到固定资产投资项目档案管理水平的高低。这就需要各单位加强内部专（兼）职档案人员的业务培训，充分调动档案人员的主动性、积极性、创造性，建立起一支高素质的固定资产投资项目档案验收评审员队伍，使档案管理人员在收集、整理项目档案时能做到完整准确、高效有序、系统规范。此外对参建单位人员也要进行档案业务培训，明确工程资料的归档范围、执行标准。

结束语

综上，固定资产投资项目档案管理是项目管理的重要内容，做好固定资产投资项目档案的收集、整理工作，不仅对于项目投产后运行、维修、管理、改扩建等工作至关重要;同时也有效保证了固定资产投资项目档案的高效利用;更是在保护项目建设中形成的无形资产价值。因此，做好固定资产投资项目档案管理工作，不仅是项目承担单位档案部門的重要职责，更是各级领导和兼职档案人员的义务。

参考文献

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