企业档案信息化管理工作存在的不足与对策探究

企业档案信息化管理工作存在的不足与对策探究

郑欣

广州市盛通建设工程质量检测有限公司 510000

摘要：对于一个企业的发展来说，档案管理工作发挥着非常重要的作用。所以，我们需要关注档案全面的管理，重视新时期档案管理工作的信息化创新，从根本上整理和完善企业内部的档案内容，提升档案管理的标准，进而使企业实现长远的发展。现阶段，新时期档案管理工作趋向于信息化发展趋势，所以，在实际工作中，怎样对企业档案信息化管理进行完善是非常重要的一个话题，也是企业实施档案管理工作非常重要的一项内容。基于此，本文就企业档案信息化管理中存在的不足之处进行探究，并提出了有效的解决对策。

关键词：企业档案；信息化管理；不足之处；对策

前言：随着社会的发展，我国计算机互联网技术发展成果显著，且我国企业的发展逐渐融合计算机互联网技术，也就是说，企业发展的每一个环节都涉及到计算机互联网技术。对于一个企业管理来说，档案管理工作是非常重要的一个组成部分，也受到计算机互联网技术使用的深刻影响。在档案管理工作中积极引入信息化，可以从根本上转变传统形式的企业档案管理工作，促使其面对更为全面的变革。在一个新时期背景下，我们需要格外重视信息化档案管理工作的创新，在掌握问题的基础上，提出一系列有效的解决方法，实现信息化档案管理工作的有效完善，帮助企业实现可持续发展。

1企业档案信息化管理工作存在的不足之处

科技的发展对企业来说，既是机遇，也是挑战。信息化建设在企业档案管理中具有重大作用，这点毋庸置疑。然而纵观现阶段的企业档案信息化管理现状，发现仍然存在较大的不足，下面作具体分析。

1.1基础设施陈旧，资源共享率低

在档案管理信息化建设的过程中，对信息化建设的硬件、专用软件及专职技术人员投入不足，严重制约了档案管理信息化发展建设。其一公司主要资金使用在发展方面，投入在企业档案的管理方面的资金只占少部分。其二是企业不能跟上社会发展飞速的步伐，大部分基础设施陈旧。与此同时管理者理念陈旧，宁愿将大量资金投入到公司发展中，而不愿意进行信息技术维护，严重制约了档案管理信息化建设的正常发展。

企业档案管理工作的好坏对企业自身的发展意义重大，企业档案信息化的管理与建设程度与领导对其的重视程度密不可分，然而现阶段任然存在部分企业管理人员过分追求档案管理在企业内部的规模与地位，而没有很好地将企业档案的信息资源共享提上日程。档案对企业的意义相当于资料库，而企业大部分的档案仍然是传统的纸质版，

对档案资源的深度开发也仍然存在欠缺，想要跟上社会的飞速发展，还需要作更进一步的研究，促进企业档案管理工作的信息化建设。 1.2信息化管理观念淡薄，档案管理人员能力有待加强

企业档案的信息化管理是当前企业实现信息化资源建设的重要内容，需要相关的档案管理人员不断进行方式方法上的创新，跟上企业信息化建设发展的步伐。然而纵观现阶段的企业档案管理现状，大部分企业在发展的过程中，档案管理人员都没有重视企业的档案信息化管理工作，档案管理工作思维比较老旧，且其工作意识较为欠缺，没有充分意识到企业档案信息化管理的重要作用；除此之外，在实际的工作中，大部分企业对于档案管理人员一是没有设定非常严格的考核标准，甚至是随便找个人担任，这就导致企业档案管理工作中，档案管理人员没有档案管理理念基础。二是档案管理人员多数年龄普遍偏大，这部分管理人员没有缺乏更新认知，没有积极主动提升自己的专业技能水平，导致其自身的档案管理工作思想认识非常传统且固化，缺乏改进空间，对于接受新的信息化档案管理工作方法，在思想认识方面还存在很多的问题。

档案管理是整个企业发展过程中必不可少的一环，对于企业成长的影响亦十分深刻。可是当今企业中大部分档案管理者对信息技术掌握不熟练，无法灵活的运用在管理过程中，且企业并未加强对其的信息技术水平培养，导致信息化管理的价值无法体现，对企业的信息化建设产生了阻碍。

不仅我们的技术手段需要信息化，档案管理人员的理念与能力也应与时俱进，就是指档案管理人员需要深刻意识到信息化档案管理的优势，且能灵活掌握现代信息技术。档案管理人员需打破传统手工档案管理思想的禁锢，探索出最合适的管理方式，将现代化信息技术灵活的运用在企业档案管理中，才可以充分发挥信息化管理的作用，使信息化管理的价值最大化。 2解决企业档案信息化建设管理工作中不足之处的有效对策

2.1树立企业档案信息化观念

企业档案管理不仅有助于保存重要的文件和材料，而且对提高企业知识资源的整体规划、提高企业的核心竞争力具有重要的现实意义。因此，在企业的日常经营管理过程中，企业的负责人应高度重视意识形态的企业档案管理信息化建设，形成企业档案信息化管理的概念，对企业档案信息化建设的日益增长的需求的投资，对企业档案的信息化建设，创造一个良好的氛围。比如，可将企业档案信息化管理列为企业的重要发展战略之一，通过不断完善档案信息管理的组织和支持体系，进而为企业发展战略的制定和综合竞争力的提高做出贡献。

2.2加强对企业档案信息化的规划和指导

为了更有效快速地提高企业档案的信息化管理水平，在今后企业档案的管理优化升级过程中，国家有关部门应在企业档案信息化规划和系统的指导下发布相应的企业档案管理条例。一方面，根据企业的实际文件管理，制定相应的文件管理政策和制度，并指出企业档案管理信息化建设的方向。在具体规划和指导的过程中，应充分发挥信息技术手段的作用，促进企业档案信息管理的科学水平。此外，我们还应该从宏观层面进行顶层设计和微观应用细节的实施，为企业档案管理信息化的未来发展提供指导。 2.3建立健全企业档案信息化法律规章与标准

企业档案信息管理系统是一个科学的过程，需要在相关的基础上建立规则和标准，一方面，企业要从信息时代的要求出发，不断按照现代档案管理信息化的相关标准，提高企业档案管理的有效性，另一方面，企业要完善档案管理监督的制度，明确责任制，第一时间处理档案管理中的问题，减少问题的不利影响。

2.4强化企业档案信息化管理培训力度

在实际工作中，想要实现档案管理的更新发展，还有一个重要的方法，就是培训。也就是说，在企业发展的过程中，档案管理工作效率的提升离不开一系列有效的技能培训工作，也离不开一系列管理思想培训工作，在不久的将来，企业需要按照实际情况从根本上强化能培训和管理思想培训工作等方面。首先，我们应该重视企业内部信息化技能培训力度的强化，立足于技术角度实现工作人员能力的有效提升，进而实现档案管理工作质量跟水平的有效提升。除此之外，还需要立足于帮助管理思想，实现管理人员思想意识的有效培养。

2.5加强基础设施管理的管理

在实际工作中，想要实现档案管理信息化工作的有效推进，那么就需要从根本上落实基础硬件设施配套，企业需针对实际情况提供充足完善的建设资金，资金是顺利完成相关档案信息化管理工作基础设备的基础前提。对于企业内部财务预算工作来说，需要重视专业信息化设备的配套，并且还应该对企业内部发展情况进行全面的、有效的评估，基础掌握企业设备需求，提升档案管理的信息化，完善档案管理设施的配套。

3结语

综上所述，完善企业档案的信息化管理，可以提升企业的管理水平，还可以从根本上改善企业的运营状况，发展企业的经济活动，对于企业的来说，其在各个方面都发挥着非常重要的作用。现阶段，随着计算机的普及应用，网络技术的快速更新与发展，为后期企业的档案管理工作信息化提供了机会，如何通过信息化的方式来提高企业档案数据的收集、整理和发展的整体水平也是现阶段企业档案管理的重点与主要方向，能够有效保障企业的可持续发展，帮助企业实现节约大量的人力、财力和物力。

参考文献

[1]刘宗华.浅谈档案信息化建设现状与优化建议[J].中国外资，2012(10).

[2]杨公之.档案信息化建设导论[M].中国档案出版社，2011.

[3]高莉萍.浅谈对企业档案信息化工作的几点看法[J].黑龙江科技信息，2011(17).

[4]　肖军．档案信息化安全体系建设研究［D］．河北大学，2010．

[5]　王华玉．基于知识管理的企业档案信息化建设研究［D］．北京交通大学，2009．

[6]　张涛．知识管理背景下企业档案管理模式［D］．广西民族大学，2008．

[7]曹阳.信息化条件下医科大学档案管理工作问题与对策[J].兰台世界，2017(01):70-72.

[8]朱秀玲.企业档案管理现状分析及改善措施[J].硅谷，2010(19):120-121.

[9]赵文莉.企业档案管理工作现状及对策[J].人力资源管理，2013(8):197-198.

[10]宁惠玲.现代企业档案管理工作的信息化建设探讨[J].城建档案，2017（02）：96-97.

[11]高秀娟.浅析现代企业档案管理工作的信息化建设[J].商，2016（21）：2.

[12]肖玲.基于网络环境下企业档案信息化建设的对策研究[J].办公室业务，2017(21):42-43.