论新形势下卫生计生监督机构档案管理工作的信息化建设

论新形势下卫生计生监督机构档案管理工作的信息化建设

景朋军

巨野县卫生计生综合执法局

摘 要：新形势下，卫生计生监督机构的档案管理工作应该与时俱进，跟上社会发展的步伐，才能满足人们的需求。随着信息技术的快速发展，卫生计生档案管理工作也逐渐朝着信息化、技术化、规范化方向发展。如何做好卫生计生档案信息化建设工作，是目前该单位迫切需要解决的问题。

　　关键词：卫生计生监督机构;档案管理;信息化

　　一、卫生计生档案信息化管理的重要性

　　档案属于直接性的历史记录，因此其管理工作涉及的信息量较大，而传统的档案管理工作主要依靠人工和纸质，资料的收集、储存和整理都比较麻烦。而卫生计生档案信息化管理主要是使用现代信息化的模式进行档案管理工作，改变了传统档案管理工作效率较低，质量不高等现象，促使档案管理朝着信息化、智能化、规范化和系统化方向发展，使卫生计生档案管理能够满足时代发展的潮流。

　　（一）满足信息化社会的需求

　　处于信息化时代，社会信息化进程速度日趋加快，信息资源已经成为人类社会发展中必不可少的重要资源。档案作为一个单位或者个人历史的真实、全面的反应，更是一个单位规范管理的重要基础，其在人力资源管理中占据核心位置。随着信息技术的快速发展以及档案管理朝着开放化和社会化方向的改革，推动了档案管理信息化建设的步伐，这是社会发展的必然要求，更是我国信息化管理工作的重要内容。

　　（二）满足档案信息安全的需求

　　档案信息化管理是以计算机技术和网络技术为基础的一种现代化工作模式，是对传统档案管理的重要改革。档案信息以电子文件的形式储存在计算机中，可以为档案管理提供全面信息，同时能避免纸质文件容易丢失、受潮等弊端。因此，实施档案信息化管理能满足档案信息安全的需求，使得档案信息利用效率得以提高。

　　二、目前卫生计生监督机构档案管理的存在的问题

　　（一）档案管理意识不强，档案利用率不高

　　近年来，各级卫生计生监督机构都在积极完善档案管理机制，但是仍然有许多管理人员尤其领导干部的档案管理意识不强，认为档案工作并不重要，致使档案管理工作趋于形式化现象严重。其根本原因就是相关人员没有从思想上意识到档案管理工作在卫生计生监督机构的重要性，工作人员存在乱方档案，档案材料丢失或者损坏的现象经常发生。其次，由于领导阶层不重视档案管理工作，使得相关规章制度无法落实到位，档案信息资源的开发也存在严重不足，最终影响了档案的使用效率，影响了档案工作的顺利开展。最后，卫生计生监督机构还没有构建完善档案信息化管理制度。同时多数档案管理一线的工作人员没有正确理解档案信息化建设的意义，在具体工作中出现不配合、懒散等情绪，这都不利于档案信息化建设的实施。

　　（二）基础设施建设不健全

　　因为我国的档案信息化建设起步较晚，许多单位的基础设施建设方面还不健全。缺乏完善的基础设施，致使卫生计生监督机构的档案信息化建设水平比较低。构建信息化档案管理模式，不但需要具备外部硬件设施，还必须具有先进的内部软件设施，比如专业的档案管理软件。但是，当前卫生计生监督机构基本都采用各行业通用版本的档案管理软件，缺乏针对性和实用性，致使许多软件和具体的档案管理工作不相适应，另外多数业务档案所需要使用的功能软件比较缺乏，相关业务档案必须要工作人员来专门整理，这样以来不但影响了工作效率，也造成了资源浪费。

　　（三）档案管理人员的综合素质不高

　　传统的档案管理主要依靠人工，信息化水平落后。新形势下的信息化管理其管理人员必须具备信息化工作能力，可以熟练操作信息化设备和软件进行档案管理工作，才能把档案信息化建设落到实处。但是，目前卫生计生监督机构缺少全能型管理队伍，导致档案信息化建设有效开展。首先，当前各级卫生计生机构的档案管理人员综合素质都不高，思想落后，专业能力不强。许多档案管理工作人员不熟练计算机和相关软件系统的操作，容易造成档案工作中出现错误。其次，档案管理专业人员没有深入了解卫生计生监督等方面的专业知识，致使收集分档数据和整理资料的时候速度较慢，准确性不高。

　　三、提高卫生计生监督机构档案信息化建设的策略

　　（一）树立先进的档案管理意识

　　档案管理信息化是档案行业未来发展的主要方向，因此，卫生计生监督机构的领导和档案管理部门应该树立先进的档案管理思想，意识到档案信息化建设的重要性。卫生计生监督机构可以把档案信息化建设纳入到该机构信息化建设的总体目标当中，加大资金投入力度，配齐专业设备、专业软件，组织档案管理人员学习计算机知识，就强领导，始终把档案信息化建设作为该机构信息化建设的重要内容。开展档案信息化建设专题会议，详细讲解我党对档案管理工作提出的新要求，使相关工作人员真正从思想上意识档案信息化建设对该机构发展所发挥的重要作用，使提高档案信息化建设的认识深入到档案管理人员的内心深处。

　　（二）重视档案管理信息化基础设施建设

　　档案信息化基础设施主要分为网络环境建设、硬件环境建设以及系统软件建设等等。完善的基础设施是实现档案信息化建设的重要条件。因此，卫生计生监督机构应该重视档案管理信息化的基础设施构建。首先，针对基础设施建设，需要档案管理部门制备专业化的档案信息处理软件和硬件设施，这是保证信息化处理工作顺利开展的前提。其次，档案管理工作人员需要根据卫生计生监督机构档案管理工作的具体情况，从整体出发研究档案的数量以及信息化管理的标准等相关内容，积极创新研发出独具特色的管理功能，体现信息化管理的价值。最后，档案管理也需要努力构建完善的信息化资源机制，促使档案信息实现资源共享的局面。

　　（三）构建完善的信息化管理制度，规范工作流程

　　完善的档案管理信息化管理机制是档案管理信息化建设的重要凭证，也能避免因为准则不同而带來的麻烦。例如，录入档案信息、扫描和网络传输等过程中，假如缺乏统一的要求，就会导致产生的信息文件格式存在差异，不同格式的信息文件进行转变以后很难保证不出差错，这就给后期的档案信息化管理工作带来困难。构建档案信息化标准机制环节当中，不但要从整个档案领域出发来规范档案信息化的具体要求和内容，还需要细化到档案管理信息化的每一个步骤中。

　　（四）培养一支复合型档案管理人才队伍

　　档案信息化建设当中，工作人员是占据主导位置，档案管理人员的综合素养直接影响卫生计生监督机构档案信息化建设的进度。首先，相关工作人员应该转变传统的管理理念，不断学习新知识，在工作当中积极创新，熟练掌握各种新型的管理知识和技术，比如档案管理知识、计算机网络技术等，才能加快档案信息化建设的步伐。其次，单位应该大力引进和培养高素质的档案管理专业人才。对于具备卫生计生专业知识，缺少计算机相关知识和技术的档案管理人员，要定期开展系统的培养，不但提高其实际操作能力;针对只具有档案管理能力和计算机相关知识和技能的工作人员，卫生计生监督机构可以定期举行知识讲座、学术讨论等活动，以此扎实相关工作人员的卫生计生专业知识。最后，大力引进具备卫生计生专业知识和计算机信息技能的综合性人才，这是促进卫生计生监督档案信息化人才建设顺利开展的有效措施。

　　总之，档案信息化建设属于一项长期性、专业性以及系统性工作。随着科技的迅猛发展，信息技术的普遍运用为档案管理工作的发展提供了良好机遇。因此，卫生计生监督机构应该采取各种有效措施促进档案管理信息化的建设，使档案管理工作可以更好的使用信息技术，促进档案管理工作的发展。

　　参考文献：

　　[1]徐青.新形势下事业单位人事档案管理信息化探讨[J].办公室业务，2018.12.

　　[2]闫海婷，吴再亮.刍议卫生监督机构档案信息化建设[J].兰台内外，2017.3.