加强档案管理创新力度，实现档案管理信息化

加强档案管理创新力度，实现档案管理信息化

黄双双

巨野县营里镇妇幼保健计划生育服务站

　摘 要：随着信息技术的快速发展，当前档案管理工作已加快信息化管理的转变，档案管理信息化的实现是档案工作的重要变革，其对档案管理理念、档案人员、档案管理模式等都提出了全新的要求。因此在当前档案管理工作中，需要与先进技术有效结合，以此来创新档案管理，全面提高档案管理信息化水平，使档案更好的服务于社会和经济的发展。跟随时代的脚步，传统档案管理模式逐渐被一种全新的档案管理模式所替代，这种新型的模式就是档案信息化管理。现今，档案管理信息化的发展仍然存在一些弊端。为实现档案管理的现代化以及档案管理信息化的规范标准化建设，本文特别对档案管理的发展现状、实现档案管理信息化的途径等问题进行了探析和讨论。

　　关键词：加强档案管理；信息化管理；提高

　　在当前档案管理工作中，由于社会和科学技术的发展，加快推进了档案管理信息化的进程。为了实现档案管理信息化，不仅需要对档案管理理念进行创新，同时还要充分的运用科室技术，并在实践中运用新的档案方式。但在当前现代化的档案管理方式中，现代网络安全也为档案管理信息化带来了较大的影响，对电子档案管理工作提出了更高的要求，虽然近年来档案信息化建设速度较快，但档案管理信息化的真正实现还任重道远。

　　1 档案管理信息化的重要意义

　　1.1 信息保存的持久稳定性

　　传统的纸质档案在时间不断推移过程中极易发生损坏，对这些损坏的档案信息进行修复难度较大，需要耗费较多的人力、物力和财力。在档案管理信息化建设过程中，有效的规避了传统档案管理工作中的各种弊端，利用计算机系统来实现档案信息的存储，档案保存的更具长久性和稳定性。

　　1.2 提高档案管理的效率

　　传统档案管理工作较为繁琐，对档案信息的查询和调阅都需要花费较长的时间，档案管理人员工作强度较大，效率不高。在当前档案管理工作中互联网信息技术的应用普及，为档案管理工作增加了巨大的技术优势，因此需要创新档案管理方式，以此来加快促进档案管理信息化的发展。在档案管理信息化环境下，只需要将档案信息输入计算机中，不仅档案管理效率大幅度提升，而且档案管理人员劳动强度降低，有了更多的精力和时间投入到编研工作中来。

　　1.3 资源共享更加方便和快捷

　　档案管理信息化模式下，档案信息的搜索和查询在计算机系统中即能未完成，而且具有高效性，充分的体现出了档案管理费资源共享的便捷性。档案管理信息化建设过程中，有效的改善了传统档案管理工作中资源无法共享及资源浪费的现象，全面提升了信息资源的使用效率，而且通过设置专门的部门来对档案进行统一和系统性的管理，并构建档案信息资源共享平台，以此来推动档案信息资源共享的实现。

　　2 创新档案管理信息化存在的几个问题

　　2.1 档案信息化管理的安全意识较差

　　档案信息与其他信息资源不同，多包含密级文件，因此要注意档案信息内容的保护，然而这是各级档案工作者常常忽略的，为档案信息安全带来隐患。网络环境下，档案信息更加容易被不法分子盗取，并且一旦被窃取很容易在网络环境内大面积传播，这不仅会造成在档案信息管理时重要信息的流失，从而造成严重的经济损失。因此，加强档案管理所在网络环境的安全建设就尤为重要。

　　2.2 档案信息资源开发及利用水平低

　　档案信息资源的开发和有效供给不足，档案信息资源的采集以及加工中含有很多重复劳动，数字内容的质量有待提高。当前，我国档案开放的比例还较低，我国已建设很多数据库，尽管有一些取得了好成绩的数据库建设，但大部分都只是“死库”，巨大的信息资源并未能发挥巨大的作用。

　　2.3 档案信息化管理硬件设施水平不高

档案信息化建设离不开各种硬件设施，如计算机、打印机、扫描仪、数码相机、光盘以及光盘刻录机等。硬件设施的购买需要花费大量的资金，于是使一些事业单位宁愿停留在传统的冗杂的档案管理模式。这是十分不可取的，这势必会造成在档案信息收集和传递工作中效率低下，这也违背了时代的发展要求。

　　3 创新档案管理信息化实现的有效途径

　　3.1 建立健全档案信息管理制度

　　在当前档案管理信息化建设过程中，需要进一步完善档案信息管理制度，使其与新型档案管理模式有效的适应，以此来全面提升档案管理的水平。而且还要在实际工作中针对不同种类档案的特点，制定对其相对应的管理措施，并确保在实际运用中的可操作性，增强对管理人员的约束效果。

　　3.2 更新档案信息，创新管理与服务形式

　　档案管理与服务需要加快在形式方面进行创新，充分的利用来办公软件来及时对档案信息进行收集和归档，借助于互联网和电子产品来对档案信息资源进行整理和整合，从档案信息源头即要把好监控关，及时对档案信息进行更新。利用网络来实现档案信息的检索和查阅，为档案使用者提供更多的便利。

　　3.3 转变档案工作者的思想观念，创新多样性服务模式

　　在当前信息化环境下，档案管理人员需要加快思想观念的转变，在实际工作中要重视电子信息技术的应用，增强服务的主动性，并进一步创新服务意识，实现档案服务的多样性，将档案信息在更大范畴内进行推广，使其更好的与社会发展需求相符合。档案管理的最终目的即是服务，因此在实践档案工作中，要通过开展实践活动，及时对社会对档案信息的需求及利用者的特点进行了解，加强档案信息资源的整理，促进档案信息的高效利用，实现档案信息向社会的有效开放。

　　3.4 转变档案工作者的思想观念，创新多樣性服务模式

　　在当前信息化环境下，档案管理人员需要加快思想观念的转变，在实际工作中要重视电子信息技术的应用，增强服务的主动性，并进一步创新服务意识，实现档案服务的多样性，将档案信息在更大范畴内进行推广，使其更好的与社会发展需求相符合。档案管理的最终目的即是服务，因此在实践档案工作中，要通过开展实践活动，及时对社会对档案信息的需求及利用者的特点进行了解，加强档案信息资源的整理，促进档案信息的高效利用，实现档案信息向社会的有效开放。

　　3.5 提高档案管理人员的素质

　　加大定向培训力度，有计划地对培养对象进行高层次学历教育，以丰富、加深培养对象的基础理论和专业知识。加快复合型的档案专业人才的培养，档案管理者要掌握文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业知识，涉猎一定的历史知识、古汉语知识和与档案管理有关的其他专业知识和管理科学，熟悉各种有关的业务规定和自己所从事的业务。

　　4 结束语

　　档案管理信息化是档案管理工作的重要发展趋势，特别是在当前信息技术快速发展的新形势下，档案信息化是国家信息工程的提供重要内容，通过实现档案管理信息化，可以有效的提高档案工作效率，促进档案信息共享。因此要求我国在实际工作中，要把握机遇，不断在档案管理工作中进行创新，与时俱进，从而实现档案信息资源的高效开发利用。

　　参考文献

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　　[2]张艳华.浅析档案管理工作网络信息化[J].企业改革与管理，2015（2）.

　　[3]屈希阳.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].劳动保障世界，2012（20）.