高校内部控制信息化系统建设路径研究

高校内部控制信息化系统建设路径研究

曾海铭 徐海洲 林顺乾

中国人民武装警察部队警官学院 610213

摘要：高等学校是一个国家文化、科技重要的传承载体与创新源泉，对社会发展有着深刻的的影响，在社会生活中具有重要的地位，国家对高等教育投入大量资源。如何保证这些资源合理、高效、安全的利用，是一个需要考虑的问题。通过加强高等学校的内部控 制建设，可以促进高等教育健康、良性发展。但是内部控制制度本身存在约束不力，缺乏一定的可操作性等缺点。文章阐述了如何通过内控信息系统建设弥补以上缺点，从而加强高校的内部控制建设。

关键词：高校；内部控制；信息化系统内部控制建设必要性

内控信息化的背景

随着经济、社会的发展以及政府主管部门监管力度的不断提高，高校面临的内外部风险日益增多。随着我国更深的融入经济全球化，高等教育也面临着越来越激烈的外部竞争。高校面临着国内与国际的双重压力，对于自身的风险管理能力提出了更高的要求。没有一套良好的制度进行保障，高等学校难以保持竞争力，难以保证安全的发展。良好的内部控制不仅是一种制度约束，也是促进高校发展 的重要推动力量。财政部 2012 年出台的行政事业单位内部控制规范，就是希望通过建立完善的内控制度，对高校等事业单位的经济活动的风险进行防范和监控。

1.2 内控信息化的重要性

目前，高校都基本上建立了内控联席机构，也发布了完整的内控制度，处于内控建设不断深化的阶段。一系列业务信息系统如财务系统、资产管理系统、教务系统等也基本建立，同时还有一些计算机工具的普及使用。这些为内部控制的信息化提供了良好的基础条件。但这些系统建立初衷主要是为办理业务，并不是以风险控制、流程控制 为目的部署的，缺少相互的共享与协同。高校内控也存在 操作性不强、缺少硬约束、执行不严格等等问题。高度发展的信息化技术，由于其本身的特点，具有高效、实时、远程的信息处理能力，还支持层级授权，身份限定，参数化管理。电子信息化工具，恰好能弥补内控制度执行主观性大，刚性约束不力的弊端，无疑是进行内部控制，风险控制的有力工具。因此以内控管理系统为核心的内控信息化系 统建设十分必要，是高校内控管理走向正规和完善的有力 工具。

2 内控信息化在单位层面的应用探讨

2.1 组织架构方面与工作机制目前，各高校大多没有独立的内控管理部门，内部控 制的组织机构大多以内控联合小组的形式存在，而具体实施往往是由财务等部门来代理执行。由于财务部门本身工作繁重，无法全力投入到内控管理的工作之中。同时财务部门也是内部控制的一环，是重要的风险监控对象，从而导致一定的矛盾性。信息化的顺利实施，应该有专职的部门来负责。从实际情况考虑，可以考虑在审计或纪检部门下面成立单独的内部控制科室，来承担内控的工作。有了专门部门做保障，内控信息化建设工作才能更顺利的开展。所谓工作机制，是指在一定的机构保障下，通过合理的流程，完善的监督，来保证各项经济活动合理、顺利进行。信息化条件下，可以把传统人的业务活动改造成信息的流动，用信息流动代替人这种方式改造业务流程。另外，信息化系统可以把制度约束内嵌到各项活动过程之中，实现量化约束、刚性约束。做到对业务进行实时的审批、监督与管理。

2.2 关键岗位与关键人员

关键岗位指在事业单位中起重要作用的，掌握关键资源的工作岗位，从事这些业务的也就成为关键人员。关键岗位与关键人员最重要的就是不相容岗位相互分离控制。在信息化条件下，通过内控系统，可以把关键岗位、关键人员录入数据库，同时建立不相容岗位的排斥关系，如申请与审批，审批与执行，执行与记录等岗位可以标记互斥关系。当一个人从事不相容岗位时，系统自动预警，从源头上 杜绝不合理的岗位与人员设置。

2.3 充分利用财务系统财务部门一般信息化程度较高，也是掌握经济活动信 息最全面的部门，天然具有和内控结合的良好条件。内容信息系统可以充分利用财务系统的数据处理及业务管控能力。可以考虑在会计系统中开发针对内控系统的接口，一方面，实现数据的自动获取，为内控系统提供基础数据。另外一方面，可以与财务系统进行结合，开发网络化的授权与审批功能，实现在线实时审批，实现财务报销授权审批的的电子化管理。可以实现提高效率、杜绝授权造假等 功能。

2.4 信息系统开发

内控信息系统应该成为内控得以实施的重要保障。内控信息系统的建立，提升了内控的可操作性。在该系统内，可以集成数据收集、数据分析、流程管理、风险预警等功能。有了内控信息系统，高校就可以把各项管理制度固化在内控系统之中，实现计算机控制下的业务办理与风险控制，取代对业务的人工控制，最大限度的体现了内部控制的严肃性。内控信息系统的建立，应该充分兼容高校其他单位已经建立的信息系统，充分挖掘其信息，充分利用其建立的流程，以避免重复建设。内部控制信息系统可以提供比其他单个部门更为全面的综合性报表。系统根据采集的数据，经过分析，自动直接生成报表。上级管理部门可以 通过内控报表，对一个单位的运行情况进行监督，对其面临的风险进行分析与预警，加强风险管理的及时性。

2.5 内控报告对于内控建设的促进作用

目前，财政部已经要求各级单位按规范的格式报送内部控制报表，这极大提升高校对内控的重视，提高了内控的规范性。但是内控报告编制也存在一定的弊端，比如指标过于笼统，报表填制需要大量的人为判断。许多内控报告指标需要靠填报人员主观判断来填报，这容易造成内控报告结果人为操纵的风险。内控报告体系应该更加细化填制指标数据，减少填报的主观判断内容。可以充分利用内 控信息系统，实现横向自动获取其他部门数据，纵向自动处理信息，最终在内控系统内以模块功能的方式自动生成内控报告报表，逐渐减少人的主观判断因素。

3 内控信息化在业务层面应用分析

信息技术发展日新月异，无论是传统的数据库技术，还是发展中的资料影像化技术、大数据技术，都可以成为强大的管理工具。信息技术可以丰富高校的管理手段，提升高校的管理水平与管理时效性。高校内部控制可以按负责主体分为两大类，一类以财务为管理主体，如：预算控制、收支管理控制、财政专项管理、债务管理控制。另外一类为需要其他部门为主体管理的，如：政府采购控制、资产管理控制、科研项目控制、合同管理控制、建设项目管理控制等。

3.1 以财务部门为管理主体的内部控制业务

财务系统本身的信息化程度较高，内控系统应该充分利用财务管理系统的发展成果，与财务系统进行充分的信息共享，同时也可以通过财务系统进行业务办理与监管。在内控系统与财务系统深入融合后，就可以对具体业务进行流程改造。以某些业务为例，比如在编制学费收入预算时，可以自动提取学生人数，以此自动估算未来学费收入水平。在进行费用的收缴审批时，内控系统可以同步要求操作人员提供收费标准等电子审批文件。如果没有对应的审批文件，则无法收费。在进行支出管理时，利用系统内集成的判断条件，对各项支出业务进行内控角度的合理性审核，发生不符合内控规定的支出时，及时发出预警提示并 中止会计业务的进行。另外，对于支出的审批，也可以利用数字证书技术，开发面对全校的数字签名，在内控系统中 即可以实现各级授权审批。改变以往领导手签的审批方式，以信息认证技术改造传统授权方式。在对债务管理的控制中，可以设定债务总体限额，设定债务与资产比率上限，也可以设定债务风险等级。发生超额债务、超风险债务时，自动中止负债业务处理。

4结语

高校的内控制度建设仍需继续加强，内控信息化建设更是一个漫长的过程。需要高校加大投入、加强硬件基础设施建设，努力培养适应高校自身业务特点的 IT 人才；更需要高校苦练内功，不断优化管理制度。当这些条件成熟后，高校的内控信息化系统建设才能水到渠成。有了内控系统的支持，高校的管理水平也将迈上一个新的台阶。

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作者简介： 曾海铭，男，广西玉林（1997.10）中国人民武装警察部队警官学院。 徐海洲，男，湖南张家界（1997.9）中国人民武装警察部队警官学院。 林顺乾，男，福建漳州（1997.9）中国人民武装警察部队警官学院。