档案“四库”的案例示范工作构建探讨

档案“四库”的案例示范工作构建探讨

崔晓波 1 李黎 1 王蕾 2 陈旭 3

1. 国网新疆电力有限公司 新疆乌鲁木齐 830000 2. 国网新疆建设分公司 新疆乌鲁木齐 830000 3. 国网新疆物资公司 新疆乌鲁木齐 830000

摘 要：档案管理是一项资源和信息的整合工作，是对过去发生的行为、信息进行记录和保存的一项活动，具有一定的保存和参考价值。随着社会信息化的建设和发展，各行各业的档案管理工作发生了些许的变化，但是它的重要性没有变。档案规范化管理有助于提高单位档案归类的合理科学性，能够促进单位工作效率的提升。

关键词：档案;管理;规范化

一、前言

档案“四库”，即国网新疆电力有限公司基于档案工作实践中具体案例，构建起的标准模板库、规范流程库、问题解决库和培训案例库，对于实现各部门、各单位经验成果共享、以案例指导实践具有十分重要的意义。近年来，国网新疆电力有限公司依托国家电网“大档案”工作体系，在系统内打造起纵向贯通省、地、县三级，横向覆盖各门类档案的标准化管理体系，档案工作实现了稳步提升。但由于档案工作相对封闭，未形成有效的经验成果共享机制，存在因档案人员理解偏差造成的重复性工作、不必要投入等问题。此外，企业的档案队伍存在总体缺员和梯队不合理的情况，加之档案人员更换频繁、新进档案人员进入角度较慢，在一定程度上造成了档案工作衔接不畅等问题。为解决以上问题，提升档案管理质效和档案队伍素质，国网新疆电力有限公司于2018年3月开始建立档案“四库”，积极构建以案例示范指导实践的工作机制。结合形势发展持续丰富库藏内容，通过编制手册、培训推广、平台应用等多项措施推广档案“四库”应用。经过一年多的实践，档案业务管理得到全面规范，档案完整率、准确率分别提升了14.95和4.18个百分点；档案工作效率效益有效提升，减少了档案管理的重复工作，降低了不必要的人力投入与物力成本投入，每年可节约成本约1100万元；档案队伍素质大幅提升，通过案例的详细阐述和立体展示，实现了培训新进人员快速上手，指导原有人员高效开展工作，并通过问题解决库的具体示范，极大地提高了各级档案人员解决问题的能力，成功销号了200余项遗留问题。

二、实施背景

（一）以规范样例统一模板，全面提升档案工作规范管理的需要

档案的规范管理，是保证档案高效利用、支撑核心业务的重要手段。近年来，国网新疆电力有限公司依托国家电网“大档案”工作体系，在系统内打造起纵向贯通省、地、县三级，横向覆盖各门类档案的标准化管理体系，通过国家电网公司统一的标准规范各级档案业务。其中，国家电网公司对文书、电网建设、自身基建、采购活动、科学技术研究、会计档案、照片档案、实物档案等九项档案业务，在整理、编目、装盒、排架、电子文件管理、装具及制成材料等全过程，均进行了详细规范，为公司规范各类档案业务提供了遵循。然而，因档案工作涉及面较广，加之不同地域之间的较大差异，以及企业发展迅速等原因，许多业务档案并未能在国家电网公司统一的标准中予以体现。近些年出现的“两供一业”分离移交档案、物资过程管理档案、成本项目档案，以及具有新疆特色的扶贫档案，由于缺乏统一标准，使各单位按照各自的理解收集、整理档案，造成工作标准相差较大、工作质量难以保证等问题。为此，根据不同档案类别选择完成较好的档案作为案例进行优化，建立标准模板库，对于规范提升档案工作水平，具有十分重要的意义。

（二）以标准示范解决问题，有效实现档案工作降本增效的需要

国网新疆电力有限公司系统内档案工作者之间虽然有一定的交流平台和机会，但因工作环境相对封闭，各单位档案员在工作中凭借各自对制度、标准的理解和已有的经验开展工作，未形成有效的经验成果共享机制，对于兄弟单位已有的成功经验缺乏借鉴平台，在问题解决过程中存在同质性问题重复摸索，造成工作效率不高、工作质量受限等问题。此外，大量的制度、标准要求较为抽象，缺少针对企业具体工作的实际案例，因不同档案人员理解偏差造成的重复性工作、不必要投入等问题时有发生。为此，根据各门类档案的制度、标准及相关要求，编制各门类档案各环节工作的具体流程图，并收集有代表性的流程实践案例，纳入规范流程库；汇总重要问题的较优解决方案，形成问题解决库，供各级档案人员参考实践，对于提高工作效率、提升工作质量、降低工作成本具有十分重要的意义。

（三）以典型案例指导实践，切实提升档案队伍素质能力的需要

近年来，国网新疆电力有限公司各项业务取得了快速发展，对档案工作也提出了新的更高要求。但与此同时，企业的档案队伍存在总体缺员和梯队不合理的情况，加之档案人员更换频繁、新进档案人员进入角度较慢，在一定程度上造成了档案工作衔接不畅的问题。以往的培训方式虽然对提升档案人员素质具有一定的作用，但如何使各级档案人员快速掌握要领、尽快接手工作，仍需探索新的培训方法。为此，选取具有代表性的实践成果，构建培训案例库，将实践中形成的先进做法、较好措施汇成典型培训案例，以案例化教学形式指导实践，使新进档案人员在学习样板库内容后快速上手，原有档案人员参考样板后高效开展工作，对于快速提升各级档案人员工作水平具有十分重要的意义。

三、管理成效

（一）档案业务管理得到全面规范，极大提升工作质效

国网新疆电力有限公司档案“四库”的建设与应用，形成了涵盖“两供一业”、物资管理、成本专项、驻村扶贫等档案的文件资料模板120余个，覆盖了计划管理、统计报表、质量监管等各个方面，规范统一了各门类档案资料。建立了覆盖档案全生命周期管理的标准流程模板，通过模板库中20余项典型流程的阐述，明确了企业的档案管理部门、业务管理部门等各方机构，在档案收集、整理、归档全过程所承担的责任和具体管理规范、工作标准，确保了档案全过程的规范高效管理。构建起适用于国网新疆电力有限公司全系统的档案管理作业指导样板，梳理、规范各门类档案不同阶段各类活动文件清单70余个，作业标准及指导说明50余项，有效指导档案管理的具体工作。档案“四库”的建设与应用，固化了档案管理机制，规范了标准管理流程，强化了档案过程管控，极大地提高了各门类档案全过程管理的工作质量和工作标准，全面提升了档案的完整率、准确率等各项指标。据统计，自档案“四库”建设和推广应用以来，档案工作质量持续提升，其中，2018年档案完整率达到99.72%，较档案“四库”建设应用之前提升了14.95个百分点；档案准确率达到99.77%，较档案“四库”建设应用之前提升了4.18个百分点。

（二）档案工作效率效益有效提升，降本增效成果显著

国网新疆电力有限公司档案“四库”的建设与应用，打破了企业内部各部门、各单位的业务壁垒，搭建了以实践为目标、以案例为指导的沟通交流平台，实现了已有经验成果的高效共享，减少了档案管理的重复工作，降低了不必要的人力与物力成本投入，提高了资金使用效率。据统计，通过档案“四库”的推广应用，使档案的收集效率提升了36%，整理效率提升了43%，归档效率提升了28%，极大地压减了人员和时间成本。通过档案“四库”中典型案例的详细阐述，立体展示了准模板和规范流程的具体应用，避免了因标准不统一、理解不到位产生的重复性工作。仅物资管理档案一项业务，每年每家地市供电单位（直属机构）节约人力、物力等直接经济成本约5万余元，14家地市供电单位（不含股份制的克拉玛依供电公司）和8家直属机构（不含交易中心有限公司和综合服务中心），每年可节约成本220万元左右。如仅按5项业务档案保守估计，每年可节约成本1100万元。此外，通过档案“四库”的建设推广，在提高各门类档案质量、归档数字化水平的同时，提高了档案查阅效率和利用成本，进一步提升了效率和效益。

（三）各级档案人员快速掌握业务，素质能力大幅提升

国网新疆电力有限公司档案“四库”的建设与应用，完善了基于优秀典型实践案例形成的培训内容，共编制各类培训案例60余个，培训课件20余份，使档案培训由传统理论培训向案例实践转变，借助案例示范，增强培训效果，使各级档案人员结合案例快速入门，全面掌握档案管理相关知识。通过典型案例的立体示范，避免了重复讲解、重复学习产生的时间和人员成本，使各级档案人员在具体工作中有了明确标准和参考依据，实现了培训新进人员快速上手，指导原有人员高效开展工作，全面提升了各级档案队伍素质。针对各部门、各单位在档案实践中反映出的问题及时记录，定期进行讨论，提出解决意见，选取具有代表性的60余项案例形成问题解决库，避免各级档案人员重复摸索、重复提问，提高了同质性问题的解决效率。此外，通过问题解决库的具体示范，极大地提高了各级档案人员解决问题的能力，成功销号了200余项遗留问题。

结束语

企业档案管理涉及到多方面内容，具有一定复杂性和繁琐性，为切实增强规范化管理水平，档案管理人员必须明确当前企业档案管理现状，推进企业档案管理方式创新，充分发挥企业档案的价值。

参考文献：

[1]孙冬云.企业档案规范化管理分析[J].中国新通信，2019，21（16）：113-114.

[2]张文芝.强化档案业务宣贯力度 提高档案工作规范化管理水平[J].云南档案，2019（08）：18.

[3]李唐华.办公室档案管理规范化分析[J].办公室业务，2019（15）：185.