电网建设项目工程档案管理方法的探讨

电网建设项目工程档案管理方法的探讨

张婧

国网宿迁供电公司 江苏省宿迁市 223800

摘 要：近年来，随着经济的飞速发展，电力能源的作用愈加凸显，因此大批电力项目纷纷上马，在电网工程的建设过程后，项目的档案依然有着重要的参考以及追踪作用，但是却没有引起人们的足够重视，本文结合实际，对此档案管理工作做一论述，望有所参考。

　　关键词：电网；项目；档案；管理

　　前言

　　电力工程的档案不仅是一份记录的资料，更多的是对后期使用过程中，起到重要的参考以及问题的排查作用，做好电网工程项目的档案管理工作，就要发挥好档案人员及档案管理工作的工作职能，树立正确的思想观念，争取领导的支持，从工程立项开始档案管理工作要介入到工程管理中，做到档案管理和工程管理同步进行，才能真正对项目档案管理工作起到指导和监督作用。

　　1、电网工程建设项目档案管理现状

　　500kV及以上电压等级的项目和部分220kV项目由各地电力超高压建设管理公司和运检公司建设维护管理工作。

　　220kV及以下电压等级的项目由各地区局承担建设管理工作。各建管单位成立业主项目部，具体承担工程项目的建设管理工作。

　　项目运行维护单位代表业主对全套项目档案行使接收、保管、使用权。

　　电网公司办公室作为公司档案主管部门，对各单位贯彻落实档案工作责任制情况进行监督指导，原则上不接收保管具体工程项目档案。

　　各工程项目建设管理单位负责项目档案移交的组织和协调工作，监理单位负责档案初步审核把关工作，运行单位负责项目档案的验收和保管工作。

　　在建设过程中对工程资料实施同步管理。认真贯彻执行档案工作与工程建设同步布置、同步检查、同步验收的“三同步”原则。

　　2、如何做好电网工程建设项目档案管理工作

　　2.1、建管单位、运行单位以及参建单位三者独立工作又相互配合

　　2.1.1、建管单位

　　在正式开工时应及时组织参建单位和运行单位开展档案培训交底工作，明确档案工作要求，落实档案责任人员，发放档案离线客户端软件。在交底培训前，建设管理单位应将完整的项目参建单位信息提供给运行单位，以便运行单位根据此信息导出档案离线客户端软件。

　　2.1.2、运行单位

　　运行单位应主动介入今后拟接收运行的项目，要全程参与项目建设的档案管理工作。要向参建单位提供项目文件材料收集、整理、编目等方面的指导和帮助。

　　2.1.3、参建单位

　　参建单位应在项目档案日常管理工作充分发挥档案离线客户端软件的作用，按照项目建设进度，及时收集整理录入项目文件材料。最好能够做到文件办理完毕即归档，在离线客户端软件中录人对应信息。这样做的有几个好处：一是文件材料及时归集，不容易遗失；二是文件随办随归，减少后期工作量；三是可以检索录入系统的文件材料，方便管理。

　　在项目文件材料正式移交归档前，建管单位应组织参建单位对收集整理的文件材料进行自检，及时消除文件材料中存在的问题。运行单位应积极予以配合，提供相应的指导和帮助，同时也是对项目文件材料情况的预检。

　　2.2、加强领导对档案管理的重视

　　加强领导对依法制定企业档案管理制度，在各种相关的会议上都对档案工作制度的落实提出严格的要求，使档案管理工作能够在顺利开展。企业领导还应及时了解和协调各参建单位在工程达标投产和创优质工程档案归档工作中存在的问题，确保了档案工作的顺利开展。

　　领导的重视和支持，可以给档案专业人员干好档案工作增强信心和决心，在工作中充分发挥档案的管理职能。一方面档案管理人员加强学习，与时俱进，不断提高管理的能力和水平；另一方面树立了有为才有位的思想观念，强化过硬的业务管理能力，对如何加强工程项目档案管理提出合理化意见或见解，使档案管理职能得到有效发挥。

　　2.3、加强档案管理人员的培训，提高档案管理人员的素质

　　为适应电力建设的飞跃式发展的需要，应加快档案队伍建设素质培养。提高档案管理人员素质，是提升档案事业发展水平的关键。随着电网建设先进技术和先进设备的投入，档案管理人员要不断更新观念，掌握新技能、补充新知识、提高管理能力。应根据相关要求加强对档案人员队伍的培训与管理，提高档案管理的能力和水平。在注重提高档案人员业务水平的同时，在企业内部也应加强对工程管理人员的培训，定期或者不定期的举办归档知识讲座，从而使工程管理人员和兼职档案人员增强档案意识，不断掌握归档工作技能。

　　2.4、制度建设和激励机制相结合

　　依照相关法律法规，制定企业工程建设档案管理办法、实施细则等，各种制定的规范文件，以此来强化工程项目资料的及时归档工作。在管理制度中要突出激励机制，明确档案管理的权力、责任、义务，同时制定了经济责任制考核，通过“同业对标”对工程及档案管理进行考核。

　　2.5、加大投入新技术、新科技

　　以档案管理的要求为基础，加大科技投入，不断引入新技术、新知识、新软件。充分利用数字化档案管理系统，不仅可以提高工效，还能使档案管理能统一格式、统一标准、使档案的归档、检索、利用达到科学、便利、快捷，并能和设计、施工、监理等单位通过网络达到资源共享，可以为现场对档案的科学使用、规范管理提供可靠的服务。

　　2.6、坚持两种职能，指导与监督相结合

　　在电网建设工程项目档案的形成和归档过程中，可以采取全过程管理的模式，从工程立项开始，建设单位档案管理人员就加大对建设项目档案的监管力度和指导，把好建设项目档案质量关，确保工程档案的完整、准确、系统。在归档过程中、强调完善全过程管理模式。

　　3、电网建设项目档案管理主要做法

　　3.1、统一业务规范

　　重大电网建设项目档案管理工作认真落实国家档案局关于重大建设项目档案管理要求，严格执行《国家电网公司档案管理办法（试行）》。具体工程项目中，由建设项目档案管理单位（国网直流公司、交流公司）负责制定实施细则并组织实施，做到标准一致、规范统一。

　　3.2、统一质量标准

　　公司委托建设项目档案管理单位统一实施项目档案业务管理，负责电网建设项目档案业务交底培训、过程检查、整体质量控制与把关，形成自始至终的同一标准控制。

　　3.3、统一验收迎检

　　贯彻项目档案成套性、系统化的要求，项目档案由建设项目档案管理单位统一汇集，经自查自检整改后，由办公厅统一组织预验收和申请国家档案局验收。

　　3.4、统一保障措施

　　为确保各项管理要求落实到位，坚持实施经济手段和立体考核。在经济方面，明确一定数额档案保证金写入工程合同条款，保证项目档案管理的顺利实施。在考核方面，公司将项目档案管理纳入档案工作年度考评内容，同时作为电网建设管理的一部分纳入专业建设公司和电力公司领导班子业绩考核指标。

　　3.5、集中保管

　　3.5.1、成套整理，公司重大电网建设项目档案由建设项目档案管理单位负责汇总整理，形成一套完整项目档案。

　　3.5.2、原件归档，坚持档案的原始凭证要求，归档的建设项目文件材料须为原件，特殊情况可归集复制件，但需注明原件保管档号。

　　4、结语

　　在今后的档案管理工作中，应弘扬“努力超越、追求卓越”的企业精神。为适应社会的发展需要，电网应加大投资、加快建设，建成国内领先、国际先进的电网，面临大量输变电设备的投产和新技术的投入，这对我们档案管理和档案人员既是挑战、又是机遇，应把握这一电力大发展的大好时机，把电网建设的工程项目档案、管理得更加规范、更加完善，争取使每一项工程达到“优质工程”标准的同时，项目档案管理工作达到优质、一流的水平。

　　参考文献：

　　[1]陈宁钊．吴鸿超．智能化变电站资料管理系统的设计及应用叨．供用电．2017．

　　[2]王伟义．王丽艳．电力建设总承包项目档案管理体系探析[J]-电力勘测设计．2016．

　　[3]汪哲．管好这些单位的档案十分重要[J]．中国档案．2018．

　　[4]盖艳秋强化管理作好鉴证一西电东送建设项目档案管理思考[A]．2002年档案学术论文集[C]-2017．