新形势下档案管理工作的规范化研究

蒋豫峰

山东省巨野县卫生计生综合执法局

摘要：本文对档案管理工作中存在的问题进行了详细分析，并提出了具有针对性的措施，具有一定的参考性价值。

关键词：档案管理工作;规范化;优化策略

当前，在各种因素的影响下，档案管理出现很多问题，限制了档案管理的有序性发展，体系的建设与完善仍然有很长的路要走。必须针对实际情况，做出合理的针对性的指导，实现档案管理的规范化效果。

一、新形势下档案管理工作的问题

（一）档案管理体系的缺乏

现代社会经济水平快速发展，单位的管理制度和管理职能在逐步完善，岗位的特色性和个性化趋势越来越明显。在执行档案管理工作的过程中，管理体系的不完善导致其指导作用受限，不能适应时代的要求进行创新性发展，体系的弊端愈发显现。在执行体系漏洞明显的情况下，档案管理人员的操作工作出现失误，不能按照规定的要求进行实操，出现不规范化和片面化现象。另外，在资源配置的过程中存在较大的制约性，档案人员的责任意识不强，随意使用档案资源，惯性地沿用传统的档案管理模式，在精力投入不足的情况下，导致档案管理工作效率较低下。

（二）档案管理信息化程度不高

实质上，在新时代下，网络化和信息化特征越来越明显，计算机技术和信息技术应用的越来越广泛，在应用中取得了非常好的效果。然而，档案管理依然存在着比较明显的问题，在实际管理的过程中，部分单位虽然使用了计算机网络技术，但是在应用的时候，由于各种因素的影响，不能充分结合单位和行业发展的实际情况，应用的效率较低，质量也存在着较大差距，没有真正构建出科学完善的信息化管理体系。这种情况下，档案管理的效率受到非常明显的影响，档案管理出现低效化状况，严密性也亟待提高，不能满足新形势下档案管理标准要求。

（三）档案管理措施的落后

在现代社会下，在实体管理工作中，先进技术应用的程度较大，计算机技术和信息技术能够影响社会工作的执行力。但是，档案管理对策在先进技术普遍的形势下依然呈现出落后的状态，信息化管理手段与时代要求不相符，缺乏完善的档案网络管理平台为档案信息奠定基础，档案信息化的发展水平还有待提升。

（四）档案管理人员资质的弱化

在档案管理工作中，档案管理人员的素质直接影响着管理的质量和效果。当前，由于档案管理人员素质较低，管理能力存在较大的差距，专业水平无法达到规定的要求，对于知识的掌握和了解比较浅显和片面。因此，在日常的档案工作中，对于资料的收集、整理、归类、储存等不能完全胜任，面对纷繁复杂的工作，无法进行规范性管理。这种传统的执行工作加剧了付出与效果之间的差距，员工的责任心受到一定程度的影响，无法从日常工作中获得良好的满足感，降低了工作效率，导致档案管理工作无法规范运行。

二、新形势下档案管理工作的规范对策

（一）健全档案管理工作制度

完善的档案管理制度能够促进档案管理工作的规范化运行，在执行期间，需要按照相关的工作制度，建立规范性目标，加强职责权利的清晰性，提升员工的职业认同感，不断完善档案管理工作体系，充分落实档案信息管理工作。实现完善的规章制度，能够对档案管理工作进行制约与指导。在执行的過程中，需要对档案管理工作人员的工作任务进行明确，建立完善的权责制度，对员工的行为进行约束，具体执行的时候，需要明确的岗位职责，将制定的制度与发展目标相互结合，并按照执行的相关制度，严格操作档案管理工作，认识到制度发挥的重要性，将制度渗透到档案建设、档案管理工作中，在实现其价值的同时促进管理水平的稳定提升。

（二）提升档案管理信息化水平

在科学发展水平不断提升的背景下，网络信息化在各行各业中实现了广泛的应用，档案管理工作必须适应时代发展的需求，不断提升档案管理的工作效率。在实际管理工作中，需要对管理人员进行引导，提高档案管理人员操作软件的熟练程度，并且对单位的实际情况进行详细分析，找到针对性的软件，促进档案信息管理工作的科学发展。信息化的档案管理，不仅能够在一定程度上节约人力物力，进一步发挥出计算机的优势，使档案信息的记录工作能够清晰顺利的完成。如果单位需要查找相关信息，可以借助软件进行对档案内的信息进行锁定，快速定位其位置，为档案管理人员节省了大量的时间，档案管理人员能够有更多的时间进行信息的归类和整理，增强档案信息管理的全面性。

（三）加强档案管理技术手段

传统的方式进行档案管理工作限制性比较明显，规范化管理和管理水平无法得到快速提升。这是因为档案的种类较多，在管理中差异性比较明显，难以形成统一的管理模式。新形势下，需要充分结合现代化执行手段，在档案管理中积极引入计算机技术，使档案管理工作的执行能够稳步快速的进行。在执行期间，管理人员必须树立学习意识，不断提升自身的管理水平，积极使用新技术，将现代技术与档案管理工作进行有效融合，针对自身发展的需求，使档案信息管理系统能够更加科学完善，同时，为了使管理工作中泄漏、遗失等现象得到有效控制，必须加强档案管理的保密性和规范性，形成和建立保密系统，定期维护电子档案管理系统，使其能够充分发挥出自身的功能，使档案能够安全使用。

（四）提升档案管理人员水平

档案人员是档案工作执行期间的主体责任人，对档案管理工作进行负责。因为工作人员的专业素质与自身能力高低，直接影响到档案管理规范化程度，所以，需要保证档案管理工作人员自身素质与发展水平的稳定提升，保证能够为档案管理工作人员提供有效的基础条件。在具体执行过程中，可以从两方面考虑，一是档案管理人员招聘时，需要把握严格性，对档案管理工作人员的基本档案以及实际掌握的能力进行分析，保证依靠他们的能力能够充分应对档案管理工作中存在的问题，进而养成较高的敬业精神和心理素质。二是需要对档案管理人员进行定期培训，保证工作人员的业务能力和自身素质都能不断提升。执行期间，可以充分利用现代化先进手段，使管理方式符合现代化发展需要。同时，为其制定科学、合理、有效的学习计划，保证在工作执行期间，能够对其进行指导，促进自身实践能力的稳步上升，确保档案管理工作实现规范化发展。

三、结语

在单位的发展中，档案管理是一项重要工作，在新形势下，档案管理呈现出越来越多样化的特征。同时，由于自然和人为等因素的影响，档案管理工作中出现了一系列比较明显的问题，大大降低了规范性和有效性。针对这种情况，必须充分意识到档案管理工作的重要性，健全档案管理工作制度，提升档案管理信息化水平，加强档案管理技术手段，提高档案管理人员素质，使网络信息技术能够充分发挥出自身的作用，促进档案管理工作的规范化。

参考文献：

[1]杨燕.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].中国高新技术企业，2015（05）：173-174.