医学专业技术人员继续教育档案信息化建设

医学专业技术人员继续教育档案信息化建设

胡 燕，梁治学▲

甘肃医学院，甘肃 平凉 744000

第一作者：胡燕（1972-），女，本科，档案馆员，从事档案、图书的管理和研究工作。

▲通讯作者：梁治学（1970-），男，博士，教授，从事中西医结合教学、科研与临床。

基金项目：甘肃省中医药管理局科研项目（NO.GZK-2016-20）；甘肃省高等学校科研项目（NO.2013B-134）

[摘要]本文通过探讨医学专业技术人员继续教育档案信息化建设的作用和必要性，分析档案管理的现状和问题，提出医学专业技术人员继续教育档案信息化建设策略，促进医学专业技术人员继续教育档案信息化建设。

[关键词]医学专业技术人员；继续教育档案；信息化

继续教育是对已完成院校教育的专业技术人员进行的终身性培训活动，涉及的内容是新知识、新技术、新理论、新方法、新信息及新技能^[1]。医学专业技术人员继续教育档案是记载其参加教育的内容、时间、地点、考试考核成绩和学习表现等方面的原始记录，是专业技术人员参加继续教育的重要依据。做好医学专业技术人员继续教育档案信息化建设对继续教育和档案建设都具有积极而深远的意义。

1 医学专业技术人员继续教育档案信息化建设的作用和必要性

1.1考核专业技术人员提供管理依据的需要。医学专业技术人员继续教育档案对如实考核专业技术人员参加继续教育发挥着极其重要的作用，为用人单位及继续教育机构制订科学合理的教学计划提供依据。

1.2专业技术人员继续教育科学化管理的需要。医学专业技术人员继续教育各项工作的管理无不依赖相应的档案材料，做好档案工作，真正做到信息档案化，是提高继续教育管理水平的基本前提。

1.3专业技术人员继续教育持续发展的需要。认真做好医学专业技术人员继续教育档案管理，有助于继续教育工作的进一步开展，保证继续教育各项工作的连续性，为各项政策的制定及实施提供可靠依据。

1.4拓宽专业技术人员继续档案管理渠道的需要。继续教育档案信息化管理避免了过去传统继续档案管理中档案处于零散、不健全、不规范、手段滞后等局限性，进一步完善继续教育档案管理。

1.5提供专业技术人员继续教育详实信息的需要。继续教育档案为医学专业技术人员继续教育数据库提供科学、翔实、准确的数据资料，是反映继续教育工作发展过程的历史记录，能提供全面、完整、详实的数据和信息。

1.6继续教育工作与档案管理同步进行的需要。既往传统的继续教育档案管理往往滞后于实际的继续教育工作，给继续教育管理带来一系列麻烦，而继续教育档案信息化管理中采用实时登记，使继续教育工作与档案形成同步进行。

1.7提高档案管理效率和数据库开发利用的需要。有效继续教育档案信息化管理，为医学专业技术人员提供更好的服务，进一步实现继续教育档案开发和利用。

2 医学专业技术人员继续教育档案管理的现状和问题

2.1档案管理制度不健全。医学专业技术人员继续教育培训工作目前没有统一的档案管理制度，档案管理分工职责不明，也没有统一的归档材料要求，致使大量的文件、资料档案无处栖身，杂乱堆放。

2.2个人培训档案没建立。医学专业技术人员无论是在本省参加培训，还是在外省参加培训，多数继续教育都没有为个人建立档案。主要原因是专业技术人员继续教育的培训时间一般较短为数几天，对所形成的档案认识不足。

2.3继续教育档案转递流程没建立。医学专业技术人员继续教育在培训结束后，为学员颁发的结业证书，多数没有及时向主管部门进行档案登记。有的继续教育即使建立了个人培训登记档案，也没有与专业技术人员所在单位建立档案转递流程。

3 医学专业技术人员继续教育档案归档范畴

医学专业技术人员继续教育档案管理是对医学专业技术人员继续教育中的各类日常工作所有相关文件及文件原材料、进修学习等证明、在职在读证明及文凭、继续教育学分证书等，进行一个完整收集、科学整理、规范保管、有效研究和开发利用的过程。归档范围主要包括：（1）继续教育学分证书（分国家级、省级、市级）；（2）发表论文杂志复印件（包括封面、目录、论文内容），论著、教材等复印件，学术会议论文复印件；（3）科研项目立项获批下发文件的复印件，科技成果奖证书复印件；（4）在职学历在读证明及文凭；（5）外出进修考核合格证明；（6）单位审定并组织的继续教育活动证明，如学术报告、专题讲座等；（7）自学材料等，包括自学计划、领导审批、综述，等等。

4 医学专业技术人员继续教育档案信息化建设策略

4.1建立制度体系、规范管理标准^[2]。认真学习《专业技术人员继续教育规定》，要求落到实处。同时结合实际研究制定医学专业技术人员继续教育档案管理办法，建立一套完善健全的档案管理制度和体系，明确归档材料范围、时间、责任、转递办法及流程、保管和利用要求等内容，并严格执行相关管理规定。

4.2广泛完整收集、保证信息质量。档案材料的收集是档案管理工作中最重要、最基础的环节。在收集时更要注意档案材料的真实性、完整性、系统性、准确性。建立制度，积极收集，有效归档，保证档案的完整性和原始性，从质量上提高档案管理工作效率。

4.3及时整理归档、分类排序保管。档案收集后要及时整理归档。（1）单人立卷建档：按人员建档，每一专业技术人员单独立卷、装袋、编号。（2）资料分类排序：继续教育档案来源分散，形式多样，须将其分门别类，便于保管使用。（3）案卷目录排序：将所有专业技术人员继续教育档案排序，将案卷按顺序上架排放、保管。

4.4准确信息录入、信息系统建立。医学专业技术人员继续教育档案收集整理好后，将其信息录入继续教育管理系统。将每一专业技术人员每一项继续教育信息录入，录入内容包括活动名称、学分级别、举办方式等，从而形成专业技术人员继续教育档案信息库。

4.5纸质电子并存、档案信息化管理。要根据专业技术人员继续教育的特点和实际需要，推进纸质和电子档案同步管理，推进专业技术人员继续教育电子档案，实现专业技术人员继续教育档案管理信息化。

4.6提高管理效率、数据开发利用：建立继续教育档案数据库，对专业技术人员继续教育需求进行分析，不断提高档案管理效率，提高数据库的开发和利用。

总之，随着信息化社会的发展，医学专业技术人员继续教育档案管理对继续教育和教育事业的贡献越来越大，继续专业技术人员教育档案信息资源将会得到越来越广泛的开发利用。在档案管理和信息化建设的过程中，要不断总结成功经验和失误教训，促进专业技术人员继续教育档案信息化建设，以适应对医学专业技术人员继续教育档案利用的需求。

参考文献：

[1]邝玉玲.医技人员继续教育档案信息化建设初探[J].兰台世界,2012,8:128.

[2]王云霞.继续教育档案管理工作中的难点问题及对策[J].河北医药,2011,33(8): 1249.

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