医院档案、图书、情报一体化管理研究

医院档案、图书、情报一体化管理研究

胡 燕，梁治学▲

甘肃医学院 ,甘肃 平凉 744000

第一作者：胡燕（1972-），女，本科，档案馆员，从事档案、图书的管理和研究工作。

▲通讯作者：梁治学（1970-），男，博士，教授，从事中西医结合教学、科研与临床。

基金项目：甘肃省中医药管理局科研项目（NO.GZK-2016-20）；甘肃省高等学校科研项目（NO.2013B-134）

[摘要]本文通过分析医院档案、图书、情报管理的现状，对一体化管理模式、一体化管理的必要性、可行性进行探讨研究，提出医院的档案、图书、情报一体化管理模式和主要措施。

[关键词]医院；档案；图书；情报；一体化管理；研究

医院的信息管理涉及档案、图书、情报几方面，往往机构重复设置，交流渠道不畅。随着信息技术的高速发展，作为信息处理和服务工作的各学科和各专业之间的界线逐渐被打破，档案、图书、情报事业都面临前所未有的机遇和挑战。要适应医院的改革和发展需要，就必须建立一套适合医院的档案资料信息一体化管理系统，实行档案、图书、情报管理一体化。

1 医院档案、图书、情报管理现状探析

1.1 重复设置，浪费资源

目前医院实行的信息管理体系是档案、图书、情报分体管理的体系，主要由信息中心、档案室、图书馆组成。这三个部门各自独立地进行信息工作，重复设置的运作模式，重复劳动的现象较为普遍，造成了档案、图书、信息资源的严重浪费和人、财、物的不必要浪费。

1.2 各自为政，不利于管理上统筹安排和全面规划

档案、图书、情报都具有信息性、知识性和社会性，互相转化、相互交叉，非常密切。随着信息社会的发展，各自为政的纵向管理体制就失去了横向联系，造成管理上无法统筹安排和全面规划，难以建立统一的现代化网络。

1.3 各自独立，不利于信息资源的交流、共享和共同开发

三者各自独立运作，影响了信息管理人员对三种信息资源共同开发与外界的信息交流，影响了医院医务人员对信息的利用，不利于医院信息间的横向交流和信息资源的共享、共同开发。

1.4 各自纵向体系，难以满足医院对信息质和量的要求

三者各自独立的纵向发展体系，已经不能适应开放社会信息纵横交流的需要，不能满足医院医务人员对信息多方面、多层次的需求，很难满足对信息质和量的要求，很难及时、准确、广泛收集到所需资料。

由此可见，医院迫切需要建立档案、图书、信息一体化管理体系，使档案、图书、情报的信息具备了有效性和共享性，最大限度地实现图书资料、档案信息的资源整合和共享，使信息发挥最大化作用和效益。

2 建立医院档案、图书、情报一体化管理体系

2.1 基于文献信息学建立的档案、图书、情报一体化管理模式

档案学、图书馆学、情报学同出一源，从不同的角度、层次来研究文献信息存在、运动的性质和规律，都在于为文献信息提供某种方法和技术，三者的共同上位学科是文献信息学。文献信息学是研究文献信息的聚集、存储、转化、传递、利用与组织管理活动及其规律的科学，研究范围是包括档案学、图书馆学、情报学在内的文献信息系统。三者之间互相转化、相互渗透、相互交叉，是一个有机整体。

档案学、图书馆学、情报学都没有完全突破“机构”的束缚，各自的学科理论不能成为一般文献信息理论而指导三者的全部工作。文献信息学则突破了“机构”的局限，不仅研究文献信息的本质、特征和规律，还研究档案、图书、情报一体化的模式、规律和共同方法。因此，文献信息学为档案、图书、情报一体化提供了理论基础和依据。

上世纪70年代，国外学者早就提出档案、图书、情报信息资源共享，建立从机构到信息管理的一体化^[1]。80年代以后，随着网络技术的快速发展，利用现代信息技术实现数字化与网络化、海量化、缩微化、高速化、高智化、渗透化为主要特征的一体化管理成为信息学科发展的方向。周文骏^[2]第一次将档案、图书、情报等机构及相应理论和实践统一纳入到一个整体系统，即文献交流系统。

随着信息技术带来的网络化、数字化的高速发展，基于文献信息学建立医院的档案、图书、情报一体化管理体系，才能更好适应医院改革和发展的需要。

2.2 医院档案、图书、情报一体化管理的可行性

2.2.1 档案、图书、情报同宗同源，相互渗透、相互交叉 三者同属文献型信息资源，有着几乎共同的认识论、基础理论和方法论，相互渗透、相互交叉，存在着本质上的内在联系。图书的手稿是档案，档案文件汇编也可转化为图书，而图书与档案的信息也可转化为情报，它们同为情报源，相互渗透、相互交叉。

2.2.2 档案、图书、情报的学科发展趋于同一 现代图书馆已是向主动服务的方向发展，且承担了一部分情报工作；各种情报技术也广泛应用于图书馆。上海图书情报新馆所就是实现了三者的完全统一，体现了文献信息科学管理的现代化、科学化和自动化。

2.2.3 服务对象都是信息需求者 所不同的只是档案机构和情报机构的公众服务性不如图书馆强，它们以特定的对象确定自己的服务内容。而档案和情报的管理也必然向公开化、社会化方向发展，从而走向三位一体的管理。

2.2.4 档案、图书、情报一体化将是数字化下的一体化 信息时代、信息技术下的一体化不是一般的简单的融合，而是一种网络数字化的融合。这种变化可以使信息从固定的仓库解放出来存于新馆库中，利用网络技术分布于不同地点的数字化图书、情报、档案信息资源中，实现资源共享。

2.3 建立和实现档案、图书、情报一体化的主要措施

2.3.1 加强档案、图书、情报的标准化完备工作 档案、图书、信息界需要标准化的方面很多，如信息的著录、标引、分类、检索等方面都应进行标准化。

2.3.2 加强现代化信息管理 必须走信息化发展道路，充分利用当代发达的计算机信息技术及其设备，建立一个立体信息网络交互管理系统，实现文献信息最大程度的资源共享。

2.3.3 建立一体化管理的领导机构 打破档案、图书、情报各自为政、分散管理的模式。从宏观上实现三者一体化，微观上仍旧保持档案、图书、情报的分立体制，对三者的信息资源实行统筹规划、全面安排和整体建设。

2.3.4 培养组建现代化信息技术专业队伍 要求培养组建能掌握现代化科学技术的新型专业队伍，不仅要具备扎实的专业理论知识，还要具备为广大用户提供网络信息服务的专门技能，为一体化管理提供保证。

作为现代医院，充分利用现代信息技术，使档案、图书、情报资料信息互补长短，发挥在信息领域中强大的整体综合效能，提高信息服务的能力和水平，是当今医院档案、图书、情报工作发展的必然趋势，是实现医院档案图书情报工作可持续发展的有效途径，具有重要的现实意义和战略意义。

参考文献

[1]刘维荣.档案网络管理在欧美[J].档案天地,2003,1:26-28

[2]周文骏.文献交流引论[M].北京:书目文献出版社,1986:86

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