基于 科研档案共享的 平台建设研究

基于 科研档案共享的 平台建设研究

陈瑞安，王婷

浙江医院 （浙江杭州 310013）

【摘要】 随着医院建设的快速发展，医学科研活动也越来越多，随之产生的科研文件资料也日益增多，如何管理好这些科研资料，让这些科研资料为临床所利用，成了亟待解决的问题。本文通过科研档案数据库的建立以及数据库平台建设的研究，创建共享服务平台，实现信息资源共享，在确保档案信息安全的基础上提高档案的利用率。

【关键词】医院 科研档案 共享

本项目受浙江省档案局科技项目研究计划资助 [2014]21号文件

科研档案作为医学科研活动的真实记录，是促进临床医疗发展的重要依据，做好科研档案工作，可以使临床医疗经验得以总结，规律得以认识，从而促进临床医疗的进步和发展。档案的信息化建设是满足档案利用者对档案信息需求的重要手段，构建医院档案信息资源共享利用平台是我们的目标。国务院办也印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》的通知：要把数字档案馆建设列入信息化建设整体规划，统筹安排人、财、物，力争到2020年全部建成数字化档案馆^【1】。

1. 医院科研档案管理现状

医院科研档案是医院在医学科研活动中形成，具有保存价值和利用价值的文件材料。医院科研档案的专业性强，它包含了大量的新技术、新疗法、新药开发等信息，对日常医疗诊治、科研决策、临床教学等方面都具有积极的参考与指导作用。随着计算机信息技术的发展，用户获取档案信息的方式逐步向电子形式转变，档案管理模式从以档案实体为重心转向实体与档案信息并重的模式。但目前在医院科研档案管理工作中存在着一些问题，主要表现在管理意识薄弱、管理制度不健全、归档材料和信息不完整、内容不规范等，给档案的利用造成了困扰。

2. 科研档案的利用情况

科研档案的价值是通过提供档案信息为利用者服务的途径来实现的。目前医院的科研档案都是项目负责人按照自己的习惯在研究过程中对所获得的数据和资料进行记录、整理，有些是记录在实验本上，有些是存放在word里，还有些是放在Excel表格里储存等，这些数据资料在存入档案后一般不会再次使用，也就是说成了“死档案”，对以后科研档案的利用造成了困难。 全国档案事业发展“十二五”规划中指出：加快推进档案信息资源整合和数字化建设，逐级实现区域内档案部门的信息共享并共同向社会提供远程服务，最大限度地为民群众利用档案提供方便^【2】。因此，运用共享网络服务平台实现信息资源共享，为大家提供全方位的档案信息服务是档案利用的重点方向。

3. 科研档案数据库的建立

建立科研档案数据库首先要认识到科研数据库是在信息技术迅猛发展、信息总量急剧增长的情况下出现的一种新型、便捷的科研档案信息开发利用方式。 因此，在科研档案数据库平台的建设过程中，一定要注重临床实际；其次，数据库反映内容一定全面、完整，才能更好地进行利用；另外，检索和统计的途径要简便。多样，符合用户的利用方式和统计。

按照科研档案的形成过程和作用对科研档案数据进行分类，分为：（1）一般项目，包括项目名称、类别、领域、申报学科、负责人、起止时间等一些基本信息。（2）具体内容：包括前期调研报告、检索查新报告、立项申请书、合同书、项目摘要、关键词、原始数据、原始记录、实验报告、结果、结论、工作总结、论文、专利、专著、技术鉴定、成果报奖、应用等。

根据这些内容，运用电子文件进行科研档案的归档，建立科研档案的数据库，规范科研档案数据的录入和保存，为以后科研档案的利用提供平台，提高利用效率。

4. 科研档案数据库平台建设

目前，医院科研档案信息共享建设还处于集中式控制模式的医院内资源共享阶段。而开展高效的科研档案信息资源共享服务，需要建立一个统一的科研档案信息资源共享网络服务平台，需要一个能集中整合多类、多来源信息资源，能提供多来源信息高效检索利用的共享服务平台，通过该平台来集成分散的档案信息资源，交换和获取档案信息。

3.1 统筹规划信息资源，创建共享服务平台

在医院内部建设档案信息资源的平台专网，由信息中心开发综合系统平台，各业务部门配合实现各种应用功能。加强信息资源的整合力度，加大对档案信息资源的整合和集成力度，实现全院范围内的资源共建共享。

3.2 开放信息共享平台，实现信息资源共享

在医院范围内推行资源共享建设，加强对档案信息资源的整合和集成，提高档案数字化的程度，保证科共享资源的的系统性、完整性和平衡性^【3】。

3.3 建立协同保障机制，维护档案信息安全

在院内进行档案信息资源共享，需要在政策上和专业上进行指导和调控，及时更新数据信息，与各个部门形成协同机制，提高资源共享水平。建立档案专人、专机、拷贝、备份等管理制度，确保档案信息安全。

档案信息化建设是一个系统工程，需要医院管理部门的高度重视，各个部门共同协调完成，需要档案工作者在实践中不断创新，以适应新形势下的发展需要，使档案能真正发挥其效用。

5. 档案资源共享平台建设的思考

档案信息资源共建共享是数字档案馆的建设目标之一，为了推动档案信息化建设的发展，需要在大范围内构建档案信息资源共建共享平台。全国档案事业发展“十二五”规划中提出：“各级国家档案馆要以公共档案 资源社会共享为目标，以服务民生为重点， 加快推进档案信息资源整合和数字化建设，逐级实现区域内档案部门的信息共享并共同向社会提供远程服务，最大限度地为人民群众利用档案提供方便，进而为最终搭建国家档案信息资源共享和服务平台、实施全国范围的档案信息共享做好充分准备。”为了贯彻“十二五”目标，进一步推进档案信息化建设，要从过去以技术为主导向以服务为主导转变，注重应用信息技术向注重档案内容信息化转变，提升开放档案利用工作水平，打造一个覆盖面广、数据量大、服务效能高的开放档案信息资源服务门户平台，真正实现档案信息社会共享，推动以服务为主导的档案信息化体系的实质性建立，促进开放档案信息资源的建设与服务，实现新时期档案管理工作的机制创新^【2】。

5.1 统筹安排合理规划

信息资源共享建设是档案信息化建设的长期目标，并非一朝一夕就能完成，需要统筹安排，从行政区域 、档案范围、共享程度等各方面制定分阶段、分目标的实施计划。我们可以以当地卫生行政部门为中心，向各家医院延伸，由中心开发综合系统平台，各个医院通过信息网络配合适量的终端即可实现各种应用功能。

5.2 整合数据信息资源

数字档案馆是档案馆建设发展的方向，是以文件和档案信息为特定管理对象的有序的信息空间和开放的信息环境，具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多的特点，不同位置的档案信息资源通过网络相互连接，可以提供方便快捷的查询服务。

加大档案信息资源的整合力度，整合馆藏的各门类数据库，组成一个完整的管理系统。实现方式是就在原有的馆藏目录数据库基础之上，对全文纸质档案进行扫描，或者进行电子文件上传，通过对馆藏目录和全文的整合，实现档案信息的一站式检索。整合档案专题数据库，通过档案信息管理系统，按照某一专题内容进行组织、提炼、编辑加工和数字转换进而编制形成的各门类档案数据集合。

5.3 建立上下联动机制

建立协同联动的保障机制，推行档案信息资源共建共享，建立多层次、全方位的合作机制，上级部门要发挥统领作用，通过制定政策、监督评估、专业指导等方式对下级部门进行宏观调控和指导，以实现档案信息资源共享。

参考文献：

[1] 中共浙江省委办公厅 浙江省人民政府办公厅 关于加强和改进新形势下档案工作的实

施意见 2014-7-23

[2] 程春雨. 云计算模式下的开放档案共享利用平台建设. 中国档案[J]，2013，12:65.

[3] 李洪湖等. 档案信息资源共建共享平台建设的实践与思考[J].浙江档案，2014（3）：56

[4] 杨茜茜. 基于共享的数字档案馆信息资源整合[J].浙江档案，2014（3）：8-9

[5] 刘永祥等. 高等学校档案专题数据库平台建设研究[J].云南档案，2012（12）：58

作者简介：陈瑞安，浙江医院，副研究馆员

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