Excel办公七招鲜

Excel办公七招鲜

□四川省资中水南高级职业学校周丽辉

在数据处理方面，教师一般都对Excel有所了解，但了解得并不怎么透彻，特别是对其中一些技巧的应用，就更不熟悉。熟练掌握这些简单的技巧能够极大地提高我们的工作效率。笔者结合多年来对Excel的教学，谈一谈Excel中一些技巧的使用，希望能起到抛砖引玉的作用。

一、用颜色划分成绩表

在成绩表中，如果想让大于等于90的分数以“红色”显示，大于等于80的分数以“蓝色”显示，低于60的分数以“棕色”显示，其他以“黑色”显示，我们可以这样设置：

1.打开“成绩表”工作簿，选中“分数”所在列，执行“格式”→“条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“90”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的颜色设置为“红色”。

2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其他条件（大于等于80，字体设置为“蓝色”；小于60，字体设置为“棕色”）。

3.设置完成后，按下“确定”按钮。

看看成绩表吧，分数是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。

二、制作“特殊符号”工具栏

在编辑试卷时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制作一个属于自己的“特殊符号”工具栏。

1.执行“工具”→“宏”→“录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏名，如“fh1”。将宏保存在“个人宏工作簿”中，然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮，完成宏的录制。

仿照上面的操作，一一录制好其他特殊符号的输入“宏”。

2.打开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中单击“新建”按钮，弹出“新建工具栏”对话框，输入名称“特殊符号”，确定后，即在工作区中出现一个工具条。

切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上（有多少个特殊符号就拖多少个按钮）。

3.选中其中一个“自定义按钮”，对它们进行命名。

4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，打开“指定宏”对话框，选中相应的宏（如fh1等），确定退出。

重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。

5.关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“特殊符号”工具栏，向单元格中快速输入特殊符号了。

三、巧妙实现多个打印页面

有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视图管理器”吧。

1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行（或列）标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不需要打印的行（或列）隐藏起来。

2.点击“视图”→“视图管理器”命令，打开“视图管理器”对话框，单击“添加”按钮，弹出“添加视图”对话框，输入一个名称后，单击“确定”按钮。

3.将隐藏的行（或列）显示出来，并重复上述操作，“添加”好其他的打印视图。

4.以后需要打印某种表格时，打开“视图管理器”，选中需要打印的表格名称，单击“显示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上的“打印”按钮，一切就OK了。

四、把数据彻底隐藏起来

工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。

1.选中需要隐藏内容的单元格（区域），执行“格式”→“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面的方框中输入“;;;”（英文状态）。

2.再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。

3.点击“工具”→“保护”→“保护工作表”，打开“保护工作表”对话框，设置好密码后，“确定”返回。

经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用Excel的透明功能也不能让其现形。

提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号，这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。

五、在Excel中自定义函数

Excel函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数，来完成一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数：

1.点击“工具”→“宏”→“VisualBasic编辑器”菜单，打开VisualBasic编辑窗口。

2.在窗口中，点击“插入”→“模块”菜单，插入一个新的模块——模块1。

3.在“代码窗口”中输入以下代码：

FunctionV（a,b,h）

V=h*（a+b）/2

EndFunction

4.关闭窗口，自定义函数完成。

以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。

提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。

六、合并文本活用“&”

如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符“&”就能将它搞定。

1.如在D列后面插入两个空列（E、F列），然后在D1单元格中输入公式：=B1&C1&D1。

2.再次选中D1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中，B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。

3.选中E列，执行“复制”操作，然后选中F列，执行“编辑”→“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下“确定”按钮，E列的内容（不是公式）即被复制到F列中。

4.将B、C、D、E列删除，完成合并工作。

提示：完成第1、2步操作，合并效果已经实现，但此时如果删除B、C、D列，公式会出现错误。故需进行第3步操作，将公式转换为不变的“值”。

七、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据

有时，我们编辑某个工作表（Sheet1）时，需要查看其他工作表中（Sheet2、Sheet3…）某个单元格的内容，可以利用Excel的“监视窗口”功能来实现。

执行“视图”→“工具栏”→“监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其他“监视点”。以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。