内部控制流程优化的原则和方法

内部控制流程优化的原则和方法

张娜娜

国网北京市电力公司

摘要：大型企业规范内部控制体系建设是深化经营管理，防控经营风险，提升企业实力的重要管理手段。本文作者在大型企业集团具有丰富的内部控制及风险管理经验，从实务中体会到企业内部控制的建设和深化应用必然以风险为导向，以流程为核心。企业面对多变的内外部环境，需要适时调整内部控制流程的，本文根据实务经验，总结提炼出内部控制流程优化的原则、方法和步骤，供业内外人士应用参考和理论研讨。

关键词：内部控制；流程优化

国内大型企业近年来顺应新时代的管理要求，大都开展了以流程梳理为先导的内部控制体系建设和成果固化，提升了企业管理，防控了经营风险。但是由于一方面企业面临不断变化的内外部经营环境，内部控制标准流程需要适时完善优化，动态调整，保持活力；另一方面，受制于初始工作的边界制约，已有的流程常常会存在跨业务壁垒的端到端流程未能全面落实、各类业务颗粒度不统一、流程与制度衔接不足、流程在信息系统的固化有待提升等问题。本文根据实务经验，总结提炼出内部控制流程优化的原则、方法和步骤。

一、内部控制流程的优化原则

1.风险导向

依据国内外风险管理和内部控制的实践，内部控制的意义首先在于规避风险，实际上是组织的内部风险控制机制。因此，内部控制流程作为内部控制的载体，其优化设计应围绕公司既定的战略和经营目标，以风险辨识和评估为切入点，确定业务关键控制环节，制定有效防范风险的控制措施，保障内部控制实施的效果。

2.提高效率

实施内部控制必须权衡内部控制实施成本与预期效益，以合理成本实现有效控制。通常情况下，内部控制工作越周密、越细致，控制效果也越好，但同时也增加了控制的复杂性，导致成本上升，工作效率下降。因此，内部控制流程的设计必须做到详略得当，在满足重要性的前提下，尽量提高效率。

3.流程唯一

在设计控制流程时，必须保证控制措施具有唯一性，即不重不漏。公司在设计具体的内部控制活动时，是按照业务流程来进行的，许多流程之间的业务存在交叉，为使控制责任能够具体到人，针对交叉业务的控制就必需要贯彻唯一性原则，使得所有该管的事情有人管、管起来。

4.价值优化

企业管理关注价值链，内控流程也必然围绕价值管理进行设计。公司主要包括战略、市场、研发、生产管理等基本价值活动和人力、财务、物资、法律等支持性价值活动，这些价值活动将企业内部与外部、各业务环节等以价值链的形式连接起来，通过价值管理实现价值增值。内部控制是散布在这些价值活动中的一连串行动，通过管理和控制这些价值活动，确保公司目标的实现。因此，优化内部控制流程的价值驱动因素并加以管控，一个主要方面，就是通过对影响企业目标实现的关键价值作业的控制，提升企业价值。

5.持续改进

企业内部控制活动涉及企业组织架构、控制环境和业务活动流程三个方面，忽视企业的组织框架结构和控制环境，单纯考虑业务活动本身进行内部控制方案的设计，内部控制实施效果将大打折扣。如果将企业的内部控制流程设计成为一套完全封闭的控制体系，不能根据企业的实际情况对内部控制流程进行修正和完善，将导致内部控制与企业运营实际严重脱节，最终致使内部控制形同虚设，因此，要高度重视内部控制流程的后续建设问题，结合组织架构、控制环境的变化定期或不定期对内部控制流程进行梳理，及时修订完善，保证内部控制流程对企业运营的管控力。

二、内部控制流程的优化方法

目前，实施流程优化的工具有很多，归纳起来主要有以下几种：

标杆分析法：将现有财务管理流程与标杆企业进行比较，从而寻找不足并予以改进。

六西格玛方法：借助六西格玛的DMAIC模型对流程进行分析和优化。

ESIA方法：尽一切可能减少流程中非增值活动调整流程中的核心增值活动。

ECRS分析法：该方法是工业工程学中程序分析的四大原则，用于对流程进行优化，以减少不必要的环节，从而达到更高的工作效率。

SDCA循环，即“标准化、执行、检查、总结（调整）”模式，包括所有和改进过程相关的流程的更新（标准化），并使其平衡运行，然后检查过程，以确保其精确性，最后做出合理分析和调整使得过程能够满足愿望和要求。

这些技术方法综合来看，虽然具体构成要素不相同，但都涉及到待优化流程的界定、评价、分析和改进等过程。

三、内部控制流程的优化步骤

1.内控流程评价

1.1目标

完善风险体系，确认流程设计缺陷及运行缺陷

1.2内容

环境评价，评价传统业务流程的上游和下游是否有业务流程的调整，例如居于财务资金流入流程上游的收入业务流程是否有所调整，公司经营领域新的扩张是否能够走通现有业务流程；评价业务本身是否拓展了范围，例如基建工程加强对其他费用的监控措施，是否在流程中体现。

风险评价，评估现有政策、营运战略以及信息披露各方面的风险变化状况，对于风险等级有显著变化的，评价现有流程是否能满足风险管控目标。例如上游价格调整，企业即将面临较大的经营压力，需评价现有的流程是否都考虑和反映了该项重大风险。

控制缺陷评价，根据近期重大内外部检查的结果，评估检查发现存在问题领域的流程所存在的缺陷。例如检查发现某项业务领域存在问题，需评估相关各项流程是否存在缺陷，如不相容职务分离等控制措施是否到位。

制度和信息系统评价，评价当前在行的制度是否与内部控制措施一致，当前在用的信息系统是否有效衔接。是否满足信息加工的要求，如不满足则存在业务规则和数据规则的集成断点，需重新明确要求并固化要求。

1.3方法

个别访谈、调研问卷、专题讨论、穿行测试、实地查验、抽样、比较分析

2.内控流程框架初步优化设计

2.1目标

形成新的流程框架

2.2内容

确定内控流程优化的范畴，根据步骤一评估得到的流程设计缺陷及运行缺陷，确定需要调整二级还是三级财务流程。例如假定某业务流程存在设计缺陷，需分析确定控制措施是否包含在其他二级流程中，能否与该业务流程衔接，三级流程调整哪几项。

确定调整后的内控流程包含的各要素：流程名称、步骤名称及说明、责任部门及岗位、授权类型、相关印章、相关文档、涉及系统、相关制度、控制点、控制频率、控制方式、控制目标、风险点描述

2.3方法

个别访谈、调研问卷、专题讨论、穿行测试、实地查验、抽样、比较分析

3.内控流程优化测试

3.1目标

测试初步调整后的流程

3.2内容

确定测试样本量，根据步骤二确定的流程控制频率，确定测试样本量。例如存货出入库业务，如果每天都有发生，应确定不少于15个样本量。

执行穿行测试，即用一个样本模拟该流程，并检查其是否符合流程控制标准，据此评价该控制活动的有效性。

充足样本测试，在穿行测试通过的前提下，应当设置工作底稿以详细记录一定样本量的测试情况；检查内控活动的执行人员、过程、结果、频率、文档的流转和保存等是否如内控活动所述展开。根据充足样本的测试结果对该控制活动的有效性进行评价。

3.3方法

观察、获取并检查文件资料、访谈、重新测试

4.内控流程改进固化

4.1目标

完善并固化调整后的内控流程

4.2内容

完善流程各要素内容，根据步骤三的测试结果，如果了解到的实际控制活动与初步设定的关键控制活动有所变化，相应调整流程中各要素的内容。

固化实施内控流程，根据调整后的控制措施、岗位职责的变化，提出细化控制文档、制度规范以及调整信息系统的要求并予以实施。例如强化了存货出入库控制措施，相应的应细化出入库单的交接要求。

4.3方法

专题讨论、实地查验、比较分析

5.内控流程持续改进

定期或不定期开展内控流程评价，重复步骤一至四的优化程序，实现对内部控制流程的持续改进。