基层水利工程项目档案管理的现状与对策建议

基层水利工程项目档案管理的现状与对策建议

张卓

山东省德州市水利局山东省德州市253014

摘要：水利工程档案指水利工程从提出项目建议书、可行性研究报告到施工再到竣工验收、试运行等各个阶段形成的、具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式与载体的历史记录，对于水利工程建成投入使用后做好运行管理、维修养护、改建扩建等工作具有重要的凭证作用。

关键词：基层水利工程项目；档案管理；现状；对策

1水利工程档案管理存在的问题

1.1管理意识淡薄，监管力度不足

水利工程施工项目涉及到的范围比较广，工作量比较大，所以，加强水利工程档案管理工作具有非常重要的意义。但是，在当前水利工程档案管理过程中，管理人员管理意识淡薄，缺乏专职档案管理人员的问题比较突出。在具体的管理过程中，承包人对于工程建设档案管理工作存在着不够重视的问题，就会导致档案管理工作的有效性大大降低，正是由于各个参与方对于档案管理的意识比较薄弱，直接影响了档案管理水平和工程施工的顺利实施。

1.2管理人员专业素质不高，制度不够健全

在当前水利工程档案管理工作中，管理人员的专业素质不强的问题比较突出。许多单位的档案管理人员使用的是临时人员或者是缺乏专业知识的档案管理人员，这样就难以保障每个阶段信息归档的完整性和准确性，对于工程施工管理工作的质量也有一定的影响。一些档案管理人员对于档案监管规范条款的理解缺乏，所以没能够采取更加有效的措施开展档案管理，严重影响到档案管理工作的有效性。另一方面，档案管理工作制度不够健全，也是制约着档案管理工作有效性的重要因素。由于工程建设项目施工周期比较长。许多施工现场都是一些临时工程指挥部，没有完善的监管制度，工作随意性比较大，档案难以及时归档，容易出现流失的情况，严重影响了工程档案的准确性和完整性。

2加强基层水利工程档案管理的建议

2.1建立工程档案管理责任机制

项目法人和有关领导要提高对工程建设项目档案工作的认识，改变重建设、轻档案的思想。一是加强档案管理业务学习。各项目法人、工程技术人员、监管人员、档案管理者要不断学习档案管理方面的法律法规，掌握相关的档案专业知识，做到思想上重视、业务上精通、工作上统一。二是强化档案管理责任。要把档案工作责任制层层落实到人，明确项目法人职责，构建从上到下、分级负责、职责明确、科学严谨的工程建设项目档案管理体系，提高增强水利工程档案管理的主动性和责任感。三是完善档案管理工作机制。从工程项目申报审批到组织实施，再到竣工验收和移交保存，应确立领导专人负责，成立由建设单位、监理单位、施工单位组成的领导小组，遵循工程建设和档案工作的规律，坚持档案工作与工程建设同步进行，统筹规划，建立制度，制定措施。四是加强日常监督检查。聘请地方政府档案管理部门组织对工程档案进行专项检查和指导，保障工程项目档案工作一开始就步入正轨，随时了解掌握水利工程档案工作发展动态，推动工程档案规范化管理。

2.2加强工程档案管理制度化建设

一是严格执行行业规范和标准。依据《中华人民共各国档案法》相关要求，严格执行《水利工程建设项目档案管理规定》和水利科学技术档案管理相关规定，增强水利建设单位和施工单位档案人员和工程技术人员的档案意识和依法治档的自觉性。二是分类制定并完善档案管理制度。健全档案工作的各项规章制度，如各种档案的管理制度、岗位责任制、查借阅制度等，建立一个结构合理、管理科学的档案组织体系。同时，把基层水利单位档案工作列入项目法人和相关管理人员工作考核内容，严格考核问责。三是建立层层审核机制。把建设项目的建档工作纳入工程建设及管理程序，纳入专业部门和专业人员职责范围，层层审核把关，充分发挥专业部门与档案部门的积极性，确保竣工档案的内在质量。

2.3注重档案管理工作创新

水利工程建设项目大致分为立项阶段、设计阶段、施工阶段、竣工验收阶段四个部分，为了保证工程项目档案的齐全完整，可分阶段进行项目档案的收集。一是注重资料的收集归类。档案管理人员必须亲临施工现场收集资料，认真核对档案资料的准确性和精确性，发现问题及时反映并解决。二是注重沟通衔接。档案管理人员要积极与参建单位管理人员和监管人员配合，适时掌握工程进度、质量安全控制、计量结算等情况，收集原始资料，确保档案资料的真实性。三是注重档案收集时限要求。档案管理员必须区别不同情况，确定相应的工作时限，以保证档案的完整性，对于那些形成周期短、时间性强的档案要做到及时收集；对于形成周期长的档案，要明确收集时段，避免造成内容混淆、遗漏，降低档案质量。四是完善登记移交手续。工程档案收集后，应及时系统整理、分类、登记，定点保存，在管理使用或移交期间，要注重工程项目档案移交手续，罗列档案资料清单，注明用途、数量、出入方向等内容，做到有据可查。五是建立档案统一管理模式。一般情况下，县级水行政主管部门要对本区域内水利建设项目档案管理负责，实行集中统一管理，定期对所属单位的工程档案进行检查、指导和收集、分类、整理、归档，并按照档案管理时限统一移交县级档案管理部门保存，确保资料的完整性。

2.4提高档案管理人员综合素质

水利工程项目档案管理的好坏取决于档案管理人员的素质和能力，也取决于档案人员的事业心和责任心。随着水利工程项目档案种类增多，对档案管理的要求和档案员业务能力提出了更高的要求，必须加强对基层单位人员进行相关的专业培训，掌握档案和档案工作的基础理论知识，掌握最基本的实际操作技能。一是定期组织业务培训。各地水行政主管部门要结合本地档案管理实际需求，有针对性地组织短期培训，增强实际操作技能的培训，培训内容包括各类档案的收集、立卷、装订、整理、上架等全过程，及时了解党和国家有关档案方面的新方针、新做法，提高档案员实际操作水平。二是提高档案人员综合素质。不管是专职档案管理员，或者是施工过程中的兼职档案管理人员，不仅要系统学习档案概论、文书档案、科技档案、档案保管、档案利用等档案常识，而且要学习档案管理相关法律法规知识，使其具备档案管理职责精神，增强基层档案管理规范化、科学化意识。

2.5加大基层水利工程档案管理投入

加强基层水利工程项目档案管理水平和质量，一是落实水利工程档案管理的资金渠道，建议在项目管理费中明确一定的支出比例专项用于水利工程档案管理。二是按照“省一级”以上标准，完善档案规范化建设，县级水务局及所属水管单位必须设置专门的档案室，建设期间配备专职档案管理人员，配置相应的硬件设施，做到库房、办公、阅览三分开，且布局合理，便于档案整理、存放、查阅。三是配备必要的档案管理设备。如配备规范统一的档案箱柜、电脑、传真机、打印机、温湿度控制等设备，为档案工作提供良好的办公环境和足够的经费保障，促进基层水利档案工作有序开展。四是建立基层水利工程档案信息化管理系统。充分考虑操作便捷、安全可靠、人性化操作等因素，统一开发功能完备、科学合理、系统严谨、技术规范的水利工程档案管理应用信息系统，提高基层水利工程档案管理信息化水平。

3结语

综上所述，要搞好基层水利工程档案管理，必须注重解决好档案管理中存在的主要问题，只有这样才能管好用好档案，才能满足各方需要，才能进一步适应当前和今后水利工作发展新要求。

参考文献：

[1]郭东升.浅析提升水利工程档案管理水平的方法[J].中国市场，2017.

[2]柳宁.提升水利工程档案管理水平的对策研究[J].江苏科技信息，2016.