浅谈档案管理中电子档案管理

浅谈档案管理中电子档案管理

徐凤华

中天合创能源有限责任公司

摘要：档案管理作为企业日常管理工作中的重要组成部分，大多数档案管理包括档案的收集、整理、鉴定、储存、统计和利用；近年来随着计算机技术的发展和深化以及电子信息技术的应用，电子文档已经逐渐全面融入到人们的工作和生活中，像传统的纸质文件和纸质档案这样的物理文件正快被电子文件和电子文档所取代。

关键词：档案管理；电子档案；电子档案管理

引言

传统的纸质档案在进行制作、收集、保存、调动、管理等工作是会花费较大的人力、物力；现今社会的快速发展，企业管理变革、人力资源调动等工作的频率日益提升，这就对档案管理工作提出了跟多要求，而随着科技的发展，电子档案的出现在很大程度上弥补了传统纸质档案的不足，本文就档案管理中的电子档案管理进行探索与研究。

一、电子档案的基本要求

1.1完整性

与其他文件和档案一样，由于组织结构不同，电子档案对创建者、组织、发送、接收文件工作都有不同的要求，而其中最重要一点就是由于保证文件的完整性，这就要求相关工作人员具有专业技术水平，同时对各自岗位的人员的知识、技能都存在严格要求，对接受的各类文件第一时间进行分类归档，一旦归档工作出现拖延，很容易导致信息资料分离，使导文件不完整。针对上述特点，这就要求电子档管管理人员必须认真负责，从而保证电子档案的完整性。

1.2原始性

电子档案不同于纸质档案，电子档案的产生往往是从原始状态的真实到网络状态的虚拟的转化过程。特别是在电子档案的生成、传输、接收和存储过程中，它既是原始的又是复制的，这不同于纸质档案的原始性质。为了更好的完成电子档案管理工作，各种电子文件，尤其是制作磁盘、光盘、磁带和图像时，必须保证电子文件的原始性。

1.3安全性

电子文件的数据、内容和图像在网络传输过程中比较容易受到“黑客”侵扰及各类网络病毒的威胁，这些情况的出现都会对电子档案的安全性产生极大问题。此外，磁盘和磁带的支架也容易产生静电，这直接影响信息的再现，造成不安全的问题，再有吸引灰尘、外力导致卷曲、磁粉脱落、磨损和发霉等都会对电子文档管理产生危害。因此，必须保证电子文档的安全性。

二、当前企业电子档案管理现状

2.1与纸质档案长期并存

纸质文件相对稳定，内容真实可靠，保存时间长。然而，对纸质文档管理相对低效，检索速度慢。电子文档正在逐渐取代纸质文档，但它们在未来无法完全被取代。企业电子文件管理模式有待改进，纸质文件和电子文件同时存储，造成企业存储重叠的现象。

2.2电子档案处于建立与维护阶段

目前，电子档案管理仅处于归档和检索的基础阶段，信息系统不完善，档案管理人员不能积极参与电子档案的信息整合，缺乏积极开发和利用档案信息资源的能力。企业应加强档案管理人员信息集成业务技能的培训，以适应电子档案信息化建设的步伐，为企业领导决策和企业发展提供服务。

2.3电子档案管理资金投入有限

一些企业的档案管理局限于传统纸质档案，对电子档案信息化建设知之甚少，投资相对有限。电子档案不仅包括工程档案，还包括声像档案，同时电子档案的存储设备对设备要求较高，需确保适当温度和湿度的同时，还应采取消磁和防污染等保护措施。

三、电子档案信息资源开发利用

3.1使用权限的审核

首先，根据各级人员、各级使用权进行识别，并根据使用系统进行注册和登录。在使用中，系统自动确定当前用户身份的合法性和功能使用范围，并且系统使用各种功能来自动跟踪和记录其操作路径。对于当月涉及未授权操作的功能，应能够拒绝响应并给出警告。其次，在使用电子文档存储载体时，应根据电子文档内容的分类来确定使用控制的程度，并根据用户的背景和目的来确定授权。

3.2管理中的安全措施

首先，采用的方法应取决于用户的情况，不可能向所有用户提供所有的使用方法。二是按照电子档案的分类层次进行有效管理。一般来说，提供和利用内容没有通过复制完全打开的电子文件是不合适的；如果需要复制，必须在有效的监督下进行。第三，当使用通信传输或直接使用时，机密信息应加密，使用的密钥应定期或不定期更换。第四，系统应具备跟踪和监控的功能。

四、提高电子档案管理的措施

4.1基于知识管理的档案管理

传统的档案管理主要是收集和保存企业生产经营产生的实体数据，并管理自己的文件和档案。电子档案具有流通性强、灵活性高的特点。传统的管理理念无法有效利用资源。因此，从知识管理的角度来看，必须提升管理理念，增强档案资源有效利用的意识。知识管理要求在企业信息化建设中增加文档信息管理的业务流程，将文档生成、流通、归档、保存、信息录入、升级和替换的全过程纳入信息管理系统，形成完整的信息归档系统，整合文档流和业务流，构建知识服务体系。

4.2实现电子文件的完整收集

正常情况下，纸质文件只能在一定的环境和条件下保存完好，必须手工归档和存储，这有损坏纸质文件的风险，更容易造成文件丢失，纸质档案存储如下图所示。同时传统的文件管理模式无法实现文件的连续管理，容易导致电子文件收集不完整。企业需要建立完善的生产管理信息系统，尽快实现项目管理和工程设计相关信息的自动采集。根据电子图纸上的信息，系统可以自动排序和组织，并根据项目、专业和重大项目建立目录结构。这样，可以简化电子文档的归档过程，省去档案人员的手工链接工作，保证纸质文档和电子文档的一致性。

4.3提高档案管理人员业务能力

传统的实体管理模式已不再适用于电子文件的管理。电子文档管理也可以更好地保证文档的机密性；保存电子文件的工具是一台电脑，它没有感情色彩，只能按照设计的安全程序运行。然而，保存纸质文件的媒介是人，人为因素很容易导致文件泄漏。不仅如此，智能管理必须发展并扩展到内容、知识、组织甚至人员的层面，这也要求档案工作者将自己从物理档案管理的概念中解放出来，逐步转向信息及数据管理。改变传统纸质档案查询和借阅的局限性，建立企业知识库，实现在线借阅和浏览，最大限度地提高电子档案的利用率。

结束语：综上所述，电子文档管理将不可避免地取代传统的文档管理。虽然文档管理将变得更加简单和方便，但它也要求我们的文档管理人员掌握电子文档管理的方法和技巧。因此，良好的电子文档管理是文档管理的关键。电子档案管理涉及许多因素。为了真正掌握信息技术，搞好电子文件管理，充分发挥电子文件管理的优势，提高信息时代电子文件管理的效率，我们必须不断提高自己。

参考文献：

[1]李英武，浅谈档案管理中现代信息技术的应用[J]，办公室业务，2018（02）.

[2]闫俊.高校教学档案管理中现代信息技术的应用浅析[J].知识经济，2018（06）：113-114.