科技档案过程控制的分析与探讨

科技档案过程控制的分析与探讨

阮舸

(中国能源建设集团西北电力建设工程有限公司陕西省西安市710032)

摘要：施工资料是科技档案的前身，是工程项目中各项记录的载体，是施工过程中避免纠纷的依据，是历史追溯的根源。本文遵循施工过程的客观规律。将原有不规范的资料，注重内在有序排列，实现系统管理、齐全完整，有效规范了施工资料的形成，为日后科技档案形成打下了良好的基础。

关键字：科技档案过程管理

1前言

科技档案是档案管理的重要因素，是人类文化遗产的重要组成部分，施工资料是科技档案的前身，施工资料的现实性等同于科技档案的原始性。作为从事电建安装的科技档案管理工作者，必须具备严谨、超前的管理意识，不断提高业务管理水平，才能做到信息收集、整理与工程施工、竣工同步进行。因此，“有效控制施工资料管理，确保竣工资料的顺利移交”，永远是科技档案管理工作需要实现的目标。

2分析问题对施工和竣工的影响：

2.1由于没有固定受控号的发放范围

由于没有固定受控号的发放范围，造成多种受控号交叉存在，领用部门之间一旦拉乱，很难分清是哪一家的图纸，那一家的变更单，那一家的传真件，同时因图纸丢失查找，给施工资料管理增加了重复工作，增大了资料管理的工作量。

2.2领出的图纸资料没和清单对照

我方从业主方领出的资料包括安装图纸、说明书、随机设备清单、计算书等多种内容，有国产和进口之分，资料本身复杂繁多。业主方告诉我们，参与签订合同的部门有采购部门、使用单位、专业管理部门等，工程管理单位及档案管理部门被排除在外，造成长期以来工程管理部门只能是被动接收，即交什么收什么，被动归档。业主方资料室的被动接收，导致承建单位资料室被动领取，如果出现一家错拿资料，就会连带其它各家交叉拿错设备资料，错拿的资料扰乱设备组装秩序。

2.3没有计划，针对错误没进行检查处理

在文字书写的过程中，由于没有计划，对书写要求没有进行明确规定、资料管理规定责任划分不清晰，出现签字不齐全，使用易退色的书写材料等问题，连续疏忽出现书写错误，如果不及时纠正就会形成习惯性错误，一旦不合格材料积少成多，就会形成竣工移交壁垒。

3采取方法与对策

3.1PDCA管理循环

基本工作程序。PDCA管理循环是全面质量管理最基本的工作程序，即计划——执行——检查——处理。这是美国统计学家戴明（W.E.Deming）发明的，因此也称之为戴明循环。

第一阶段：（1）找出存在的问题。（2）找出存在问题的原因。（3）找出各种原因中最关键的原因。（4）制定计划和措施。

第二阶段：（5）执行计划和措施。

第三阶段：检查效果。

第四阶段：（6）巩固措施，把效果好的标准化，对失败的提出防止再生的意见。

3.2制定计划：

在施工安装文件形成的过程中，资料管理员、项目工程师、专工、监理工程师、监理等都各负其责。项目部资料管理人员是项目管理和档案管理的桥梁，应承担比档案人员更大的责任，即不只是从档案的角度把关，也要从工程的角度把关，与项目工程师、专工和监理工程师、监理的把关有一定的互补性——资料管理员清楚记录形成的书面质量要求，专工和监理工程师更清楚记录中的数据是否附合实际。

3.3执行制度

3.3.1.实地观察，对制度运转情况进行直接的察看，了解实施情况，发现偏差，则予以及时纠正。

3.3.2资料统计，掌握受近来资料管理系统运行情况，进行控制，能够连续反映受控资料管理系统的运行情况的原始记录，便于实施有效的控制。同时坚持对有关统计资料的分析与积累，就能为资料管理控制系统运行、监测偏差并及时采取纠正行动提供有力的依据。是健全原始记录，积累统计数据，是实施控制的有效手段。

3.3.3企业诊断，企业诊断就是由相关专家，对企业经营的诸方面或某一特定方面进行调查分析，找出存在问题，提出解决问题的建设等一系列活动。有利于深入分析研究一些问题，摸清产生问题的根据，从而为采取有力纠正措施提供可靠依据。

3.3.4制度规范与培训，管理部门对一些例行工作的动作程序、工作标准及一些人员的行为规范、责任制等制定制度规范，靠制度体系进行控制。

3.4资料流转过程控制

企业创新流程的过程。企业创新流程的过程大致分为四个阶段：

1诊断原有流程。企业创新的核心是企业流程的创新。传统的流程被划分为一系列简单的、标准化和专门化的动作或环节，可能造成巨大的资源浪费。企业可以通过画流程图等手段找出原有程序存在的问题。

2先择需要创新的流程。查清原有流程存在的问题之后，就要选择需要创新的流程。由于资源的限制，企业只能选择一部分流程作为改造的对象，一般应按照紧迫性、重要性、可行性的原则进行选择。

3了解准备创新流程。了解流程的目的不是为了改进流程，而是为了对流程进行彻底的再设计。要了解流程，最好是首先了解顾客，因为流程是为了满足顾客需要而存在的。

4重新设计企业流程。要抛弃现有流程的一切框框，利用创新管理办法、逆向思维等方法，充分发挥想像力，将科学的思维和艺术创造相结合，以创造更加合理、科学的全新流程。

3.5实践过程

以安装户县热电厂2×300MW技改工程为例，户县工程管理的科技档案和科技资料共计5000册。

机构组成：业主（户县电厂）、参建单位（西电一公司户县项目）、监理（河南立新监理公司）。我们公司作为参建单位，成立了一个临时性的组织机构，对承包的施工项目进行高效率的计划、组织、指挥、协调和控制，以实现项目全过程的动态管理和项目目标的综合协调与优化。

4取得的成效：

4.1固定了受控号，增强了图纸杠改的连续性和追溯性，为资料管理节约了检索时间。

4.2在设备资料管理的过程中，保证了总清单与每个系统的图册完全一致、每一册图纸的目录与每一册图纸的内容要完全一致。规范化管理，提高了归档率。

4.3在安装施工文件的管理过程中，纠正了习惯性错误，提高了书写质量。

4.4根据业主的要求，细化分类，节约了组卷时间。

4.5做到了竣工资料提早移交，得到了业主的充分认可，提早取回了专项质保金。

4.6组卷正规、资料搜集齐全完整、方便检索、在达标创优中得到了专家的一致好评。

5结论

通过企业创新理论在实践中的运用，在资料形成的过程中没有出现一例不合格的现象。控制了数据的流失，有效保证了数据准确、完整，确保竣工资料在规定范围内完成移交，实现了信息收集、整理与工程施工、竣工同步进行。得到了业主方的充分认可，提早取回了专项质保金。经工程实践验证，占有准确的数据是工程达标创优不可缺少的条件，同时为日后形成档案打下了良好的基础。运用企业创新理论，符合时代发展需要。

参考文献：

[1]任毅,张京彬,孙晋艳.工程质量控制与内业资料管理[J].科技信息,2008(32):131+146.

[2]吕文良,邢海强.施工资料管理中的问题和对策及检查方法[J].工程质量,2003(04):21-23+50.