企业机要文书及保密策略的相关分析史慧

企业机要文书及保密策略的相关分析史慧

史慧

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摘要：企业机要文书的工作具有保密性，就需要严格按照有关的规章制度展开工作。在具体的工作实践中，采取相应的保密策略。本论文针对企业机要文书及保密策略进行分析。

关键词：企业；机要文书；保密策略；分析

引言

在企业运行中所产生的众多文件中，机要文书是具有保密性质的。获得企业的机要文书，就意味着获得了企业的秘密信息。企业的秘书部门要对机要文书采取保密措施，主要是对文书、资料以及各种重要的图标采取保密措施。

一、企业机要文书采取保密策略的意义

（一）机要文书对企业的发展起到一定的推动作用

企业要更好地发展，是很多优势因素合理利用的结果。企业文书是企业的重要资源，是企业管理中产生的保密性文件，可以作为企业管理的基本条件存在，也是企业知识水平的证明。企业要更好地发展，机要文书是重要的资源。通过企业的既要文书，就可以对企业的发展有所了解，包括产品研制、技术开发、经营管理等等，都可以在机要文书中体现出来。企业机要文书中汇集了各种企业重要资料，包括企业的人物资料、供应销售资料等等，所有的数据信息都是准确的。

（二）机要文书是企业商业管理的有效途径

企业机要文书中的内容都是密级文件，除了人事档案资料之外，还包括企业经营内容、战略发展规划和决策等等，除了管理资料之外，还包括技术资料、生产经营资料等等。其中的商业资料是重要的信息，记录了企业的成长，对企业的商业管理工作顺利展开具有决定性的作用。

（三）机要文书使企业的核心力量有所提升

企业要更好地发展，就要做到以诚信为本。目前很多企业对文书档案的信用度给予了高度重视。企业信誉是企业的重要资源，也是企业发展的基础性条件。作为无形资产存在，关乎到企业的发展。特别是目前市场竞争日益激烈，企业要提高自身的行业竞争力，就要树立良好的形象，以信誉为本，机要文书是提高企业诚信度的重要元素，可谓是企业发展的核心力量。

二、企业机要文书需要采取的保密策略

（一）将规范的机要文书管理制度制定出来

要保证机要文书的管理质量，就要将相关的管理制度制定出来，让机要文书工作有序展开。机要文书管理的主要工作内容就是对上级以及同级单位的各种文件进行收集、分类整理，并对文件作做好存储工作，同时还要采取保密措施。这些文件包括传真、通知、电报、信函以及企业运行中所产生的内部资料等等。机要文书对于机要文件的处理，都要严格按照规定执行，包括机要文件的接收和发送、文件的登记、传阅、处理为档案资料以及销毁等等。企业单位对于机要文书的工作要将标准程序制定出来，还要制定出保密管理制度，使得管理工作科学化、合理化，以此作为机要工作的指导，避免机要工作的盲目性和随意性。无论是企业的行政管理，还是企业的保密管理，都要将相关的管理制度制定出来，还要制定具有很强操作性的工作规范，机要秘书在工作的过程中不断地学习，并通过实践深化对工作规范的理解，以做到管理规范化，标准化。机要秘书管理制度并不是固定不变的，而是要与时俱进，从企业运行实际出发完善管理制度，做到各项文化管理工作细化。

（二）机要岗位的工作人员要强化学习

机要岗位的工作人员要强化学习以提高业务能力。企业的机要文书关乎到企业的发展，都是与企业相关的内容，而且多数的文书是在企业中产生，但是，机要文书具有政治性质，要做到安全、保密。因此，在对机要文书进行管理中，要强调专业性的同时，还要求工作人员具有良好的政治素质、文化素质。

其一，机要岗位的工作人员要具备良好的专业素质。机要文件管理的专业要求是非常高的，除了具备一定的专业知识之外，还要掌握工作技巧，这些都需要工作人员具有业务管理能力，包括学历、专业成绩、工作资历以及智力水平等等都要具备一定的要求。其中的能力就是要求工作人员对于机要文件管理要具备决策能力，包括口头表达、文字表达能力都要强，还要具备文件组织能力，能够对文件的内容深入研究。工作人员需要具备智力水平，就是要求其具备学习能力，能够接受各种新的知识并在工作中运用的恰到好处。工作人员的成绩是指工作人员要保证工作质量和工作效率。工作人员要具备要求的学历，这是对工作人员学历的要求，是对其原理知识、业务知识以及技术能力的要求。工作人员要具备一定的资历，就要具备实践操作水平，对于机要文化管理具有一定的成熟度。为了使机要文书人员的综合素质满足工作要求，就要专业培养工作，所有的文书人员都要接受培训，以不断地吸收新知识，做到短期培训与长期培训相结合，做到企业内部培训与进修相结合。关于学习的内容，除了综合基础课和专业基础课之外，还要将与机要文书相关的专业知识纳入到培训内容中，诸如统计学、管理学、环境学、语言学等知识都需要工作人员有所了解。

其二，机要岗位的工作人员要具备良好的政治素质。机要文件具有政治性，就需要工作人员要具有良好的政治素质，在工作中能够从政治的视角展开，并认真履行职责。机要文书管理中，工作人员要态度端正，要具有较高的工作积极性。机要文书的管理工作在企业中属于是管理范畴，虽然与企业的发展存在着间接的关系，但是很容易遭到忽视。这就需要工作人员要端正态度，认识到这些文件都是重要的历史资料，是对企业发展的见证，是具有保密性的。只有当工作人员认识到机要文书的重要性，才能够对自己的职业准确定位，带着高度的热情投入到工作中。机要岗位的工作人员要做好文件保护工作，文件的内容要完整，不可以随意篡改，也不可以对文件的内容进行歪曲，而是以尊重历史的态度，认识到文件的政治性。

其三，机要岗位的工作人员要具备一定的文化素质。机要文件的管理工作属于是综合性的管理工作，要求工作人员知识面广，而且具有专研精神。随着科学技术的发展，要求机要文件工作人员掌握传统文件知识的基础上，还要善于利用现代化的科技手段对机要文件进行管理。

（三）企业机要文书管理要发挥其服务性功能

企业机要文书管理中，要对管理工作界定在服务层面上。这些机要文书管理的最终目的不是存档，而是要发挥其服务价值，以使这些文书充分利用起来。这就需要文书管理人员要具有较强的业务能力，能够将本职工作定位于服务层面，不仅要熟悉管理工作内容和管理程序，而且还要学习相关的法律知识，诸如《保密法》就是工作人员需要具备的能力，还要不断地引进新技术对机要文书管理工作予以创新。所有的工作运行都要遵循保密制度，不可以泄密。企业机要文书管理质量以服务质量作为重要的衡量标准，由此强化工作人员的服务意识，并落实到具体的工作中，使机要文书管理工作发挥应有的社会价值。

结束语

综上所述，企业机要文书管理重要，要认识到机要文书具有保密性，具有政治性，关乎到企业的发展，因此，对于机要文书要采取必要保密措施。将规范的机要文书管理制度制定出来是非常必要的，在岗工作人员还要强化学习，以做到保密措施有效到位，同时还要发挥既要文书的服务工作，发挥其社会价值。

参考文献

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