探讨新时期重点工程建设项目档案管理张悦

探讨新时期重点工程建设项目档案管理张悦

张悦

关键词：重点工程；建设；项目；档案管理

一、工程项目档案管理工作新模式的意义

作为重要的资料和信息数据，档案有较高的保存和利用价值，使其会采取单独的各种方式进行处理记录的原因。所以在管理理念、手段和方式不断更新和发展的今日，结合这些发展区探索档案管理工作的新模式可以有效地提高资料信息利用的效率，有利于充分地发挥档案信息资料的应有价值。而且档案管理工作实质其实是对工程项目内部各人员管理和工程施工东呢过各方面信息进行合理科学的分类和保存，所以探索档案管理工作新模式有助于档案工作者更方便详细记录工程的情况，并且工程单位在工程竣工后发生的问题可以及时的调查及解决，并为以后工程施工提供借鉴和参考资料。

二、城市建设工程项目档案管理的特点分析

1.综合性技术

技术的综合性是工程档案突出的特点，城市建设是一种规模大、周期长，涉及面广的社会活动，在某一个单项工程的整个建设过程中，有许多环节，这些环节中各自有其不同的步骤和内容，它们按照自身固有的规律有机地联系在一起，每个环节的任务，都由不同单位，采取不同的技术措施完成的，因此，工程档案具有综合性强2.2记录内容的专业性和多样性。工程档案由该项工程专业文件构成，每个环节的文件都按照专业特点和自身固有的规律联系在一起，工程档案记录形式也是丰富多样:一种是文字、图纸等纸质载体和照片、录音、录像等胶片、磁盘、磁带、光盘等载体；一种是微缩品工程档案，记录介质为胶片载体，还有一种是电子工程档案，以磁盘、光盘为记录载体，除此之外，工程档案中尚有由木质材料、金属材料、塑料材料等制作的模型，以及实物，这是工程档案中不可缺少的记录形式，这充分反映了工程档案记录形式是多种多样的，难以用各种载体来概括，用各种记录形式来表述更为确切。

2.管理的动态性

城市建设管理是动态的，城市发展也是日新月异的，城市工程档案的形成和废除也应是动态的，城市在变化，新的工程在兴建，旧的建筑物不断退出历史舞台，近年来，改建、扩建、新建的工程数量增多，新的工程档案不断补充，变更、完善，废弃拆除的工程档案应不断销毁，保持档案的动态性，尤其是地下管线和相关的地下建筑物，更应保持现状以保证地下管线的动态管理。为满足动态管理的及时性、准确性，拆除和废弃的建设工程应及时注销，工程档案应及时处理，这就要求建设单位和工程档案保管部门紧密配合。

三、如何加强工程建设项目档案管理

1.工程项目实施前，相应准备工作的铺垫

很多技术人员缺乏对档案管理的基本认识，并且感觉到工程档案的信息管理的存在是比较多余的，从而不配合项目实施过程中的档案记录。所以，笔者强调，在工程项目实施以前，要对项目所涉及到的单位和部门进行动员工作，让他们对档案记录和管理的重要性有所认知，从而秉持配合态度，有利于档案管理工作的顺利进行。笔者强调的重点之所以是“各个”部门和单位的原因在于，电力基建项目所涉及到的范围较广，且不同部门和单位所进行记录的档案类别都不相同，所以要将档案记录的责任落实到位，保质、保量并按时的将工程文件资料收集全面。

2.工程档案信息管理系统的完善

系统的完善是档案信息管理的根本所在，同时也是电建工程顺利施行的基础保证。笔者认为，符合现代化的工程档案管理系统应该符合以下几点标准：（1）鼓励管理工作人员进行高效率的档案整理和维护工作，保障整体档案管理的工作效率；（2）弄清工程档案信息管理的基本需求，争取实现规范化、现代化的档案管理目标；（3）保证企业管理层对信息获取的快捷性和有效性，从而推进档案管理工作的改进和完善。（4）工程档案信息管理系统在进行更正、添加和消除记录时的精准程度高，档案查询的效率要有所保证。

3.管理范围有所明确，工作重点有所突出

工程准备、实施、监察和完工是电建过程的几大基本步骤，而在这几大步骤进行和完成的阶段都必然会进行相关的记录资料。几个重要阶段的文件范围可划分为：（1）工程准备阶段。项目确立资料文件、项目审核批注文件、工程管理机构审批文件、招标投标文件、预算管理文件等等；（2）工程实施阶段。电建工程文件、安装工程文件、材料检测文件和施工记录文件等等；（3）工程监察审核阶段。监督规划文件、进度督查文件、质量管理文件以及监察总结文件；（4）工程完工阶段则有验收管理文件、工程结算文件、完工总结文件等。而由于电建项目规模的大小、地域限制的条件以及电力级别的高低都有所不同，所以管理人员要结合项目实际情况，对管理重点进行把握，从而保证档案信息管理工作的顺利进行。

4.管理人员素养的提升

当下的工程档案管理工作在系统管理方面是比较稳定的，而作为管理系统的中心人物――管理人员，其基本认识则关系到了档案信息管理工作的质量。笔者建议，加强对管理人员的培训管理，让其对档案管理工作的认识有所提高。同时，要将服务精神要强化到个人思想当中，并提升个人工作能力。建立明确的责任追究制度，完善档案管理工作的构建。

四、服务实践需求，不断实现基建档案工作创新

1.推行“三个统一”工作思路，规范档案基础工作

“三个统一”即统一质量标准，统一验收迎检，统一保障措施。在统一质量标准方面，要做到委托建设项目档案管理单位统一实施项目档案业务管理，负责建设项目档案业务培训、检查、整体质量控制与把关，形成同一标准。在坚持贯彻项目档案成套性、系统性时，严格要求建设项目档案管理单位统一汇集、自查自检整理后统一验收迎检。为了统一保障措施，确保各项管理落到实处，建议实行经济手段，即在经济方面明确一定数额档案保证金写入工程合同条款，实行建设项目档案归档挂钩工程尾款的支付，以提高企业归档的积极性、及时、准确、有效地完成归档工作。

2.集中保管、高效利用

首先，工程建设从立项到竣工期间收集资料很关键，在计算机上应用相关软件形成电子文档，如：设计图、施工图、合同、招标文件、会议记录等，这些资料的收集特别要注意做到及时备份，防止数据丢失造成不必要的损失。在收集过程中必须强调与工程建设同步进行，确保文件的准确性、完整性；其次，重大建设项目档案应由建设项目档案管理单位负责汇总整理形成一套完整项目档案，在归档建设项目文件材料时始终坚持档案的原始凭证要求，特殊情况可归集复制件，但需要明确注明原件保管档号，对于重大建设项目档案必须通过验收并移交城建档案管集中保管；再次，在整理保管全套项目档案的基础上，要充分合理考虑，维修等单位对档案的需求情况，适当增加相应档案份数以备需用单位使用；四是，在档案形成过程中，突出信息化管理，使用统一的项目档案管理信息系统，做到档案数据格式一致，规范一致，建立电子文件一体化管控系统，利用信息化，实现项目档案信息数据的共享与高效利用。

结语

重点工程建设项目档案很好的体现出工程项目的实际情况，档案管理工作是工程项目管理中重要的工作，是对历史负责，为实现服务的工作。这就需要不断加强档案管理的基础工作，对档案资料进行合理的管理及开发利用，从而更好的促进档案管理水平的提高，实现重点工程建设项目档案工作的价值，为企业的长期发展提供重要依据。

参考文献

[1]薛伟.浅谈企业重点建设项目档案工作管理现状及对策[J].山东档案.2014(03)

[2]孙斌.刍议如何做好重点工程建设项目档案管理工作[J].中国高新区.2017(22)

[3]夏进刚.如何做好重点工程建设项目档案管理工作[J].科技与创新.2017(13)