两个应用系统在企业检维修费用使用中出现的问题和解决方法

两个应用系统在企业检维修费用使用中出现的问题和解决方法

孙娜

孙娜

中国石油化工股份有限公司天津分公司热电部

摘要：企业的检维修项目计划的建立、审批、下达，费用预（结）算的上报、审批、挂账、付款，都要求在线上完成，依赖于ERP（企业资源计划）系统和资金审批系统，这不仅省去了逐级审批的手签程序，进而提高了工作效率，而且完善了系统中的相关数据，查询历史数据既方便快捷，又有说服力。但是日常应用中会遇到许多实际问题是培训讲义中不曾出现的，需要多方询问，共同探讨才能解决，所以笔者将这些问题整理成论文，与大家交流。

关键词：ERP；系统；检维修；资金审批

一、前言

（一）ERP（EnterpriseResourcePlanning）就是“企业资源计划”，ERP是一套现代化的企业管理理念。ERP系统是一套集成了ERP管理理念与企业具体业务流程、借助于ERP软件对企业的多种资源进行计划，以物流、资金流、信息流（“三流”）合一的高度集成方式帮助企业实现自动化的新型企业管理模式的企业资源管理系统。

在ERP系统中，许多科学的和先进的管理思想得到了充分的体现。企业实施ERP系统就是借用一种新的管理模式来改造原企业旧的管理模式，是先进的、行之有效的管理思想和方法。

ERP系统是一套集成的、功能丰富的企业级套装应用软件，用以支持企业主要的核心业务流程，通常包括：财务会计、生产计划、销售分销、物料管理、工厂维护、人力资源等；可整体、实时地提供与各项业务相关的数据，包括以前难以及时获取的数据；可以向领导者提供企业整体的状况，反映企业的盈利能力和各项业务活动的情况。

（二）资金审批管理系统是为落实党组的要求，实现企业资金业务处理的程序化、自动化、集成化、影像化，根据“试点先行、效果导向”、“总体规划、分步实施”等原则，建立集中部署、统一管理的管理系统。通过统一的系统支持企业现有业务，包括行为申请、事后报销、员工借还款管理、凭证生成、付款集成等功能；将内控要求固化到系统中并统一部分关键业务流程；与总部统一建设的ERP、合同管理信息系统、会计集中核算、HR、邮件等系统进行集成。

二、ERP（企业资源计划）系统

（一）创建工单计划

将通知单转成工单后，接下来我们需针对设备所发生的故障确定需要开展哪些维修工作，为了该项维修工作需要哪些材料，这就是工单的计划过程。

1.工序中的成本要素

（1）工序中的成本要素有外委服务费用和保运费用之分，保运费用是指为保证企业生产“安全、稳定、长周期、满负荷、优质”运行，在生产运行过程中进行巡检、状态检测（点检）、定期检查校验、值班、故障处理并填写相关记录所发生的费用。普通修理费用是指除了保运协议中签订内容以外建立检修项目所发生的费用。保运费的成本要素是“4100180300”，外委服务费的成本要素是“4100180200”，一般系统默认的是外委服务费，所以保运费用的工单在计划过程中容易混淆，财务挂账结算时会入错科目，造成结算成本错误。

（2）采购申请生成采购订单，“成本要素”一栏显示灰色，则不能修改，只能重新制定工单计划，审批，下达后生成新的采购申请，进而转化为采购订单；采购申请未生成采购订单，“成本要素”一栏显示白色，则可以直接修改成本要素，然后在成本中将“估算成本”填写在“保运费”中。

2.工序中的采购组

（1）工序中的“采购组”系统默认为PS0，制定工单计划时，系统不会报错，会很顺利地审批、下达，但是在生成采购订单时，系统会报错，提示采购组错误，采购订单无法继续生成下去。

（2）将创建采购订单页面关闭，回到对应的工单中，在工序中修改“采购组”为正确的部门代码，再回到创建采购订单页面，方可继续。

3.附加数据中的利润中心

（1）附加数据中的利润中心要与本单位的代码相一致，否则财务入账时会发生错误。本单位曾经出现过生产检验工单时，由于系统存在缺陷，产生费用后，利润中心发生错误，但这是在生成工单时不容易发现的错误，最后导致财务入账时出错。

（2）利润中心在工单下达后是能修改的，只需修改为正确的利润中心，便可入账、结算。

4.增强中的费用控制

（1）这部分涉及到安全生产项目，安全生产费用是需要按照专业提前分配的，如果没有分配，即使增强中剩余金额再多，工单也保存不了。

（2）如果费用不足需要到改变工程项目源预算中，先分配好费用再做工单。

（二）创建采购订单，完成收货确认

1.创建采购订单

（1）创建采购订单时，一定要注意所填写的数据的正确性，例如税码和总价格，一旦填写错误，修改起来很麻烦。

（2）这里要特别说明的如果施工单位错误，并且采购订单已经生成是不能修改的，需要将该条采购订单删除，重新创建一个新的采购订单，用这个新的采购订单完成收货确认。

（3）如果财务已经发票校验成功，需要联系财务部门先行退出，再撤销收货确认，最后进行采购订单的修改。

2.完成收货确认

采购订单修改过后，再次收货时，不要再利用之前那个采购订单，要将旧采购订单删除，重新创建登记表，重新收货。

三、资金审批管理系统

资金审批管理系统是我公司从2012年8月份开始正式启用的系统，是维修费在ERP系统中结算完成后，进行的向财务提出挂账申请的平台，该系统代替了传统的审批管理流程，倡导无纸化办公，所有审批程序均在系统中完成，与合同管理信息系统关联，做到了所有资金挂账、付款的相关数据都有据可查。下面将列出几点笔者在工作中遇到的难题以及解决的办法。

（一）与合同管理信息系统关联

1.将合同信息带入资金审批管理系统

在合同系统中上传相关文件，完成合同履行程序，资金系统就会将合同信息带入，完成挂账发起。但是必须要在合同信息录入当天的24点以后，资金审批系统中才会显示合同数据，如果超过24点系统还没有数据显示，就要在合同信息中手动添加相关数据并且上传合同文本。

2.报账金额不允许超过合同额

报账金额是不能超过合同签订额度的，报账金额是指税后金额，系统会根据合同签订的税种，自动计算出报账含税价格，如果超出系统就会提示，所以要重新调整报账金额。

3.同一合同编号，同一报账金额不能出现在同一个年度

此种情况出现在装置保运费用的结算中，装置保运费用是贯穿于全年的费用，但是只统一在年初签订一次合同，所以合同编号是相同的，而且公司要求保运费用均衡入账，所以就会出现同一合同编号，同一报账金额出现在一年之中的每个月度中，这样就给财务挂账带来了不必要的麻烦，为了避免这种情况的出现尽量将每个月挂账的费用区分开来，这样既可以让系统不会报错，也能均衡入账。

四、结束语

报账、付款是修理费使用过程中的最终环节，也是重要环节，不出现错报、漏保才是保障企业利益最大化的有利保证，所以要使报账、付款程序保证正常、正确地进行，就要依赖于ERP（EnterpriseResourcePlanning）就是“企业资源计划”系统和资金审批管理系统的熟练应用。但是在实际应用中会遇到许多在书本中不会提及的问题，就需要从事本岗位的人员负责任地在应用中沟通交流、总结归纳，最终保证企业修理费的正确使用和施工单位的资金准确到位，和谐地继续合作下去。

参考文献：

[1]中国石油化工股份有限公司天津分公司ERP系统用户手册，第一版，设备管理（PM）模块，天津分公司ERP项目组，2005年11月.

[2]财务共享自助服务门户报销系统，2015.