探讨建设工程档案收集整理标准化

探讨建设工程档案收集整理标准化

江丽娇

东莞市路桥投资建设有限公司523120

摘要：无论何种工程中，档案的收集整理的标准化都是在管理档案时非常重要的环节之一，只有标准化的档案管理才能使得文档的保管与利用的价值达到最大化，保存档案更完整，检索时更方便快捷，大大提高工作效率，建设工程中也不例外，因此，我们要在思想和意识上强化档案标准化、系统化的重要性，在收集和整理建设工程档案时，做到标准化、规范化。

关键词：建设工程；档案收集整理；标准化

一、建设工程档案标准化的收集过程

在建设工程中，档案管理以及相关部门中，虽然在工作时可以执行相关的部门所制定的标准，但在实际工作中并无收集整理档案的一套标准方案与规程，大多数的部门都是按照自己以往的工作经验或者部门自己制定的标准执行，使得档案的管理混乱无序，往往要耗费大量的无谓的时间，并且档案的完整性也存在一定的欠缺，一旦要查阅或调用档案，就会遇到很多麻烦。因此，制定一套标准化的切实可行的建设工程档案的收集整理办法是非常必要的。

（一）传统的建设工程档案收集的标准化

1.建设单位是工程建设的第一责任主体。因此工程的项目建设档案的文件材料（如工程的立项、勘察设计、招投标、施工、竣工验收等）必须要收集全，这对建设单位来说是工作时的难点。

档案的质量在一方面上反映了工程的质量。工程档案涉及广泛的领域、多样化的记录形式、文件材料众多、建设周期长等等许多特点，使得档案的收集格外困难和混乱。因此建立一套标准化的工程档案收集体系势在必行。

要建立分类的档案管理制度以及档案管理网络。将工程所需的文件，如工程准备阶段的文件、施工文件、监理文件和竣工验收的文件等等分别分类并收集齐全。竣工后经过规范的整理，即依据建设工程的档案分类规范和国家规范后移交给主管部门以及城建部门。

2.建设工程档案的主要责任单位是建设单位，工程文件的收集、组织和管理实施都是建设单位的职责所在。一旦工程开始立项，工程档案就要开始按规定进行收集，在工程的各个项目部门和施工现场等地都要派有专门的档案员来负责收集现场资料，经整理后向规定的档案室移交档案。一般来说，建设工程项目的档案可以在完成项目后收集，但是对于建设周期长，建设工程文件较多的建设项目，一次性收集和整理工作量非常大，这时，就要采取阶段完成的措施。归档文件的质量要符合标准，编制单位和日期页码等要准确，公章清晰，合同、协议书等重要文件上，法人代表的签字必须正规。

3.建设单位在交付建设工程的档案时，往往没有达到合格的标准。因此城建部门的工程档案管理人员要严格按照相关标准对建设单位所交付的建设工程档案实行检查和验收工作。只有在达到合格的标准后才能对建设单位发放证明档案合格的证书。在未达到合格标准之前有事要进行反复的检查和验收。只有通过了预验收与验收这两道程序，才能正式发放档案合格的证书。在进行预验收时要罗列出出现的问题以及对问题的解决以及补充。通过验收的建设工程档案要按照分类大纲以及相关的国家规范按照“建设时间”、“建设程序”和“建设阶段”等关键的分类标准分类，详细注明建设单位和部门，并且责任到责任人。责任人对归档范围要做到一清二楚，以便日后查找和使用。

（二）利用现代计算机技术使得工程档案收集标准化

通过计算机技术建立一套软件系统来对工程档案进行收集整理和管理在当今时代是完全可行的，并且使得档案收集和整理标准化变得简单易行。

在预验收时，可将工程资料表格化，将竣工图按照不同的专业进行分布排列，并逐项检查每一套资料是否合格。如果有某一个专业相关的资料缺乏或者不合格，就可以将不合格之处登记在表格上，注明修改的时间和日期，再由移交人与签收人签字，认可修改。通过这种方式，审查的整个过程就会留下相应的记录，日后查证时就会极为方便。

还可以在电子软件系统中包含一个预验收的记录，归纳建设工程档案中所存在的问题。在经过整改到达验收标准之后，再由这个电子软件系统，打印出一份制作好的建设工程档案的预验收合格证，发给建设单位的相关负责人。

建设工程档案所存在的额问题整改完毕之后，工程档案经验收达到合格标准，即可经电子软件的系统再打印一份建设工程档案的合格证书。将预验收合格证书与验收合格证书分别编号记录，以便日后的核对检查。

在这个电子软件系统中有两个表格和两个证书，分别是建设工程的档案移交单、建设工程档案的预验收审查记录、建设工程档案的预验收合格证以及建设工程档案的合格证。有了这套电子软件系统，建设工程档案收集的各个过程就会有一个清晰明了的记录，包括所出现的问题以及问题的整理改正过程等等。档案的保存也比传统的模式方便很多。

二、建设工程档案标准化的整理过程

（一）传统的建设工程档案的标准化整理过程

由于目前的技术条件不够成熟加上建设工程档案涉及广泛的领域、文件材料众多、建设周期长等特点，建设工程的档案在整理时还是普遍依赖相关人员的手工操作。在这种情况下，工程档案的整理工作的随意性大大增加，没有标准工具来确定标准。因此，很多的建设单位移交给城建档案馆的建设工程档案资料的排序都很混乱。虽然依据建设部提出的的标准，可以对这些档案资料进行系统化，将档案资料的顺序进行规范化。但在实际应用中，这个过程是非常复杂的。每个项目档案的内容都相去甚远，千差万别，难以统一进行系统化和规范化。

为解决这一难题，档案管理人员可以使用和设计一个网格状的容器设备来实现建设工程档案的整理过程。设计的这种容器，我们要将其分成很多的小格子，再依据建设部的GB/T50328-2001标准对每个小格按一定的顺序进行相应的标注。比如：将第一个格子标注为某建设工程的施工许可证，第二个格子标记为会审记录，第四个格子标注为核定技术的核定单......依次标注完成。将这些资料的名称标签张贴在这些格子的显著位置，分类整理完成后再根据这些资料的时间顺序排列汇总，就形成一套相对完整的建设工程档案的资料。通过这种标准化的方式，人为的误差会大大减少，工作效率也会大幅度提高，不仅如此，档案工作人员的工作也将轻松许多。

（二）利用现代计算机技术实现档案管理的标准化过程

在可预见的未来，计算机所存储的影像数据档案文件将渐渐代替纸质的档案文件资料。那时，档案的管理就会方便的多也快捷的多。建立一个有关建设工程的数据库，然后将每一个工程的所有档案资料根据时间或内容进行逐级分类，形成一个树状的结构，比如：存储一个某建筑工程的全部档案，不同的工程的名称都是按时间先后的顺序排列的，打开这个建筑工程的名字后，就会显示出按时间顺序排列的工程的施工许可证与会审记录、技术的核定单以及所用的主要原料、配件出场的证明、试验单目录等等，其中试验单目录打开后又包括所有的实验单。这样这项工程的档案条理清晰，一目了然。而且数字化的数据不易丢失，可以多备份几份，以免发生意外。通过数据库系统查找相关资料也相当迅速。人工的查找速度与电脑相比相去甚远。因此，使用现代技术对建设工程的档案实施管理标准化是未来发展的必然趋势。

结束语

在信息化迅速发展的今天，在电子档案管理工作时，根据建设工程电子档案自身的特点，注重硬件建设，充分利用计算机技术和网络技术，同时注重软件建设，建立健全各项管理制度，提高电子文件制作与电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、协调，完善管理流程，提高工作效率。建设工程的档案收集与整理的标准化也变得越来越易于操作，但我们要勇于开拓，不断创新，最大限度地提高工作效率，减少工作人员的劳动时间和劳动强度。

参考文献：

[1]燕开良.档案工作指南.北京.中央文献出版社，2013

[2]城建档案业务管理规范.北京.光明日报出版社，2014

[3]李钰强.浅论工程档案电子化管理.西北水电，2015