浅析如何做好当前单位办公室档案管理创新

浅析如何做好当前单位办公室档案管理创新

赵芳芳

河南能源化工集团焦煤公司中马村矿454171

摘要：目前，办公室档案管理是非常重要的工作内容，不仅影响了单位内部的工作效率，也体现了一个企业的历史轨迹，这对研究工作，以及制定管理制度可以提供准确的依据。由于信息化时代的作用，当前的档案管理模式必须要顺应时代的发展，对管理方式进行创新。本文介绍了单位办公室档案管理的重要性，存在的问题，并分析了办公室档案的管理创新，然后，提出了相应的创新策略。

关键词：办公室；档案；管理；创新

在国有煤炭企业中，档案管理是一个非常严谨的工作，它记录了一个企业的历史，见证了企业的发展，要持之以恒，对本单位的档案进行科学化的管理，使其符合单位的发展需求，为日后的建设提供准确数据。但是，在实际的管理中，很多管人员都未能对档案工作进行正确的认识，它的重要性也没有被体现出来，很多人在思想上存在误区，往往觉得档案管理工作是可有可无，对单位没有影响，可实际上，档案管理工作直接影响着国有煤炭企业的健康发展，也对制度的建立具有关键的影响，尤其是一个企业管理的科学性，以及日后的进步、发展，都起到了无法计算的价值。如果档案得到了合理的应用，不仅节约了人力、资金，还能实现事半功倍的作用。因此，作为档案的管理者，应立足于实际，积极探索，善于思考，学习先进的档案管理的方法，努力研究出适合自身企业的档案管理模式，为本单位提供更优质的服务，同时，根据档案管理法的规定，对档案管理的工作制度进行完善，增强自身的责任感和使命感，代替其他工作人员的档案管理的积极性，创造出更多的经济价值，以及社会效益，让档案管理工作可以适应社

会的发展，从而逐步实现合理化，规范化的管理。

一、当前单位办公室档案管理的重要性

单位的办公室档案体现了一个单位的发展历程，对单位的未来发展提供了重要参考依据，而且，对工作的效率，以及工作质量的提高具有关键作用，因此，办公室的档案管理工作一定要进一步完善，加大重视。就办公室的档案管理工作而言，重要性可直接影响高层的人员了解本单位的实际情况，影响了其对全面性，以及真实性的认识。同时，本单位在日后的发展中，可给予准确的参考数据，此外，其他关联的单位也能对本单位的经营状况进行客观的判断，促进了双方的交流，业务的合作，对其打下了坚实的基础。

为了使办公室档案管理的工作稳健的发展，且符合现代社会的发展趋势相，一定要打破传统的管理理念，对办公室档案的管理制度进行改革和创新。办公室档案管理水平的高低直接反应了一个单位经营的成绩，不仅决定了单位的资源配置，以及选择的模式，还影响了本单位的工作效率。所以，从宏观的层面来分析，一个单位办公室档案的科学的管理，可以提升本单位的核心竞争力，以及在市场的地位，其意义重要。

二、办公室档案管理存在的问题

（一）管理人员的思想比较落后

如今，在不少国有煤炭企业的单位中，高层的领导人对档案管理的工作没有给予高度的重视，文件在进行保管、整理的过程中，也不具备完善的工作流程，大部分都是在执行表面的工作。由于管理意识的缺失，再加上传统的工作思想的影响，大部分的管理人员都未能认识到档案管理的重要性，以及对单位内部的价值。

（二）缺少专业的档案管理人员

就目前的档案管理的现状而言，相关工作人员的综合素质偏低，掌握的专业知识十分有限，而且有的人员身兼数职，档案管理只是一个兼职工作，不仅专业水平较低，且管理的能力也不高，长此以往，办公室档案管理的工作效率一定会有所下降，进而制约了单位各项工作的正常运行。

（三）档案管理的信息化建设十分缓慢

档案管理是一项复杂又繁重的工作，要整理的资料很多。在传统的管理模式中，只是对纸质资料进行保存，不仅丢失的几率比很大，也形成了浪费现象。如今，信息化技术不断发展，我们又来了信息化的时代，但是，档案管理工作还未能跟上社会的步伐，发展速度缓慢，电子文档还未能有效的取代传统的纸质文档，信息化建设也未能受到高度的重视，这就影响了管理水平的提升，也存在很多的管理漏洞。

（四）相关规章制度不够健全

在单位中，即使办公室档案管理非常关键，但是，在大部分的单位中，还不具备一个完整的制度，档案管理工作的职能也就不能被有效的完善，如果没有一个健全的、系统的管理模式，这项工作就会过于分散，缺少集中性，由于工作人员缺少明确的目标，严重制约了档案工作的进步。

三、分析办公室档案的管理创新

由于社会的发展，对办公室档案的管理工作也有力更高的标准，但是，办公室档案的管理工作中，多数人对此项工作认识都比较片面，不能认识其重要性，以及自身工作应该履行的责任，常常忽视此项工作。作为单位的管理工作人员，以及负责运行、经营的人员，该项工作除了有利于提高单位的管理水平，还可以对组织各方面的绩效进行提升。由于组织属于一个复杂的系统，所以，对办公室档案的管理进行创新的过程中，切记不能用片面的眼光来看待，要根据控制论，重视系统中的所有变化，即使是一个微小的变动，也造成巨大的影响，不管是积极影响，有或者消极的影响，创新的影响是具有多面性的。在近几年，办公室档案管理的创新已经成为了我国理论界的热点，是重点讨论的话题，主要表现与组织之间正常运行的关系。对于办公室方案的管理来说，对组织出现的问题具有密=密切的关系。由此可见，应该在创新上查找原因。办公室档案管理是参照本组织实际处于的水平，以通过对政治、法律等的外部因素的准确判断，以此作为基础，然后，综合使用先进的多媒体技术，对多方面的信息进行全面的管理。要想实现这样的管理模式，首先，应顺应社会的发展，其次，满足公众的基本要求。最后，结合现代社会的制度进行创新，从而赋予新的生命力。

四、办公室档案管理的创新策略

（一）引进专业的管理人才，营造良好的组织氛围

对于企业的未来，优秀的员工、以及专业的管理人员必不可少。不仅能提升单位的竞争实力，还能营造良好的学习环境。因此，要加大投资，招聘更出色的管理人才，从而为创新工作做好铺垫。例如：在人才市场中来招聘，也可以通过校园途径来招聘，给优秀的大学生提供就业的机会，这样会获得良好的创新效果而且，营造一个良好的氛围，不仅影响员工的工作环境，也影响组织的正常运行。所以，良好的组织文化至关重要，对办公室档案的管理创新必不可少。

（二）完善管理机制

在单位中，管理组织要想有序的工作，离不开完善的管理机制。通过建立健全管理制度，办公室档案的管理会更加科学化，也为创新打下重要的基础，保证了创新成果的实现。组织制度由“软”和“硬”的因素共同组成，“软”因素在于人的重要性，并指出了组织管理创新在实施时，要以人的实际需求作为依据。而“硬”因素注重制度的严明性，开展工作时，都要严格执行相关的规章制度，所有人都应遵守制度的要求，在日常的管理工作中，将组织创新的实施纳入其中，防止局限于表面工作。因此，只有两大因素的共同作用下，才可以将办公室档案的管理创新进行真正的实施。

（三）深化改革，提高工作人员的素质

办公室档案的管理工作有着一定的系统性，管理质量与管理人员的水平具有直接关系，所以，在实际的管理中，必须对管理人员的管理能力进行提升，首先，调动管理档案的工作人员应积极性，发挥主观能动性，以及创造性，丰富档案人员的专业知识。其次，设备现代化，增加了档案的种类，也使载体变得多样化，这就必须对管理方法进行创新，培养一批专业的人才，不仅会运用新的技术，还掌握全面的档案知识，从而更好的完成档案管理的任务。

（四）实现信息同步化与实时化

档案的信息资源是单位的核心内容，对其进行妥善的管理对单位自身的发展具有关键的作用。因此，要顺应时代的发展，加快信息建设的步伐，使信息实现同步化，将电子信息化的管理模式取代传统的管理模式。同时，充分应用计算机的存储功能，通过网络的信息平台，对电子档案的数据库进行建设，而且操作简单，这对保存资料的完整性，以及快速的查找都有积极作用，也提高了工作的效率。

结束语：

根据对办公室档案的管理创新的全面阐述，认识到了办公室档案管理存在的问题，对运行的积极影响，以及消极的影响，然后，分析了如何才能实现办公室档案的管理创新。为了将创新工作进行落实，促进组织的良好发展，所以，提出了相应的创新策略，这对有利于促进办公室档案管理的长久发展，在竞争中能具有核心竞争力，由此可见，必须要将创新进行到底，制定符合单位实际情况的管理制度，从而在根本上对管理工作进行综合的提高。

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