基于物联网实现高校档案管理智能化研究

基于物联网实现高校档案管理智能化研究

袁玉平

德州职业技术学院253000

摘要：物联网是继互联网之后新的技术变革浪潮，对当代社会生产生活产生重要的影响，随着物联网技术在教育领域中的应用，高校档案管理水平得到大幅度提高，帮助高校档案管理部门节约资源和时间，提高档案管理效率。本文从物联网相关概念入手，分析物联网在高校档案管理智能化方面的应用策略，探讨物联网在高校档案管理智能化中的意义，为我国物联网技术的应用提供一些思路和帮助。

关键词：物联网；高校档案管理；智能化

引言：档案管理工作是有关高校教学、科研历史的重要工作，受到高校管理层的关注。随着科学技术的不断发展，传统档案管理方式已经无法满足当代高校对档案资源开发的需求，互联网的出现帮助高校改善了需求问题，物联网的出现进一步为实现高校档案管理智能化管理提供了技术支持，使得高校档案管理更加人性化，从而充分满足高校对于档案的管理和资源开发需求。物联网属于新兴技术，其在高校档案管理领域的应用还需要部门管理和工作人员投入时间和精力进行研究，为高校档案管理智能化做推动。

1．物联网相关概念

物联网是指在GPS技术、激光扫描、射频识别、红外感应等技术和设备的支持下将互联网和实体物品关联在一起，实现网络和物体之间信息联通的技术，可以实现对实体物品的智能化识别、定位、追踪和监控。在物联网技术和设备投入应用时，感知技术、网络技术、应用技术是不可分割的三个组成部分，缺失任何一层技术都无法顺利完成物联网技术的应用。物联网的特点可以概括为两点：互通性和智能性，其中互通性是指用户通过物联网对实体物品的信息传递和应用不受时间、地点等因素的限制；智能性是指物联网可以通过对大量数据信息的集中处理实现对实体物品的智能化控制。

2．物联网在高校档案管理智能化方面的应用策略

2.1制定管理制度

物联网是在互联网和感应技术基础上发展而来的新技术，应用在高校档案管理工作中时，档案管理部门必须率先制定出相对完善、规范的管理制度，为物联网在高校档案管理中的应用奠定制度基础。高校档案管理人员需要遵循管理制度开展工作，包括物联网技术的应用、档案信息的采集和管理的应用、物联网设备的运转，以此来进行物联网系统的运转、管理和定期维护，提高高校档案管理智能化水平。

2.2加强对档案管理人员的培养

在档案管理工作中，档案管理人员的工作能力和综合素质十分重要，档案管理人员不仅要具有档案管理方面的专业知识和实践技能，还需要拥有一定程度的物联网技术应用能力，因此，高校需要加强对档案管理人员的技术培养，提高档案管理人员在物联网技术应用、设备操作方面的能力，为高校档案管理智能化发展打好技术基础和人才基础。

2.3加大档案信息开发

高校档案管理工作的意义不仅在于对高校教学、科研档案的保存、整理、分析，还在于对高校档案的开发和利用，以此来提高高校档案信息开发效率和利用效率，提高高校档案的生命力，节约高校运营成本。

2.3.1主动进行档案信息筛选

传统高校档案管理一直使用被动式的开发方式，在学生、教师需要利用高校档案时才会进行档案查询、利用，这样的档案信息开发方式非常被动，开发效率较低，不利于高校档案管理智能化发展。高校档案管理人员应用物联网信息后，应当积极进行档案信息的开发，对档案信息进行规范化、门类化整理，缩短档案信息开发所用时间，为档案信息应用人员的使用提供便利条件；档案管理人员需要通过计算机网络技术对档案信息进行加工和评价，筛选档案信息的关键性信息，提高高校档案信息的应用效率。

2.3.2积极参与档案信息利用

在高校教学、科研活动中对档案信息存在一定的依赖性，在真实数据的基础上进行教学、科研活动可以取得更好的成果，高校档案管理人员应当积极利用物联网技术进行档案信息的连接和推送，拓宽纸质档案和电子档案信息的应用范围，提高档案信息的开发效率，增加高校档案信息的活力，实现高校档案管理智能化水平的提升。

2.4重视对档案信息安全的管理

在信息时代以前，档案信息的利用效率较低，相应的档案信息的泄露事件并不常见，信息化时代到来后，计算机技术、互联网技术、物联网技术的应用提高了档案信息的利用效率，也提高了档案信息被泄露、被盗用的几率，因此，高校在进行档案管理智能化发展的同时应当重视对档案信息安全方面的管理。档案信息安全管理需要从计算机网络防火墙、信息加密技术、管理人员职业道德培养、应用人员登记、借出资料追踪等多个方面共同进行，避免档案信息在存储状态下、借出状态下、使用状态下受到泄露或盗用，提高高校档案管理的安全程度，例如：应用WSN网络（wirelesssensornetwork无线传感器网络）和RFID技术（radiofrequencyidentification无线射频识别通信技术），使高校档案管理室中的档案资料环境信息通过无线网络传输到管理中心，监控档案资料的温度、湿度、位置、完好状态，根据物联网模块流程判断档案资料的状态，一旦出现湿度异常、文件系统数据不一致等异常数据，直接向管理中心的值班管理人员报警，提高档案异常情况处理效率，保护高校档案资料信息的安全。

3．物联网在高校档案管理智能化中的意义

在高校档案管理工作中应用物联网技术和设备，可以有效提高档案信息存储、管理、查询、出借、追踪操作的效率和质量。在档案信息存储操作阶段，物联网技术及设备可以提高纸质档案向电子档案转化的效率，提高同类档案归类效率，充分发挥物联网技术应用的积极作用。在档案信息管理操作阶段，物联网技术及设备可以有效提高管理室内温控、湿控、光控、防火等设备的联动效果，例如：当夏季，室外温度导致档案管理室内温度有进一步升高趋势时，物联网技术和设备可以控制窗帘自动关闭，控制空调或换气装置自动开启，控制档案管理室内温度；当档案室内出现湿度过高现象时，物联网技术和设备可以控制排湿设备自动开启，并通过控制中心向值班档案管理人员进行报警，缩短档案管理人员发现档案管理室异常现象的时间。在档案信息查询、出借操作阶段，物联网技术及设备可以根据查询信息帮助档案管理人员迅速定位档案信息位置，精确到档案管理室内第几排、第几层资料柜，提高档案管理人员工作效率，并为出借的电子档案打上一层“XX高校档案管理室因XXX原因出借”字样的水印，避免档案资料在不知情的情况下被有心人不法利用。档案信息追踪主要应用于档案资料丢失寻找过程中，物联网技术及设备可以在一定距离范围内追踪到资料的大致位置，加强高校档案资料的安全程度。

结束语：物联网在高校档案管理智能化中应用还有很长的一段路要走，不仅因为物联网技术还需要继续继续发展，还因为高校在档案管理方面需要投入更多的资金和资源，建立更加完善成熟的管理制度，满足现代高校档案管理工作的需求，推动高校档案管理水平的提高。

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