提升企业机关行政事务工作效率的思考

提升企业机关行政事务工作效率的思考

刘建国

盐城市城乡建设局

摘要：摘要分析了企业和机关行政管理工作效率低下的原因，着重从提高思想觉悟、创新体制机制、完善制度流程、加强工作规划、加强执行等方面进行了分析。寻求提高行政工作效率，促进企业可持续发展的质量和效率。

关键词：企业机关；行政事务；工作效率；对策

企业机关行政事务管理是指企业内部的日常事务管理和各项服务，包括相关制度的制定、实施和推广、日常办公事务管理、公务接待、办公用品管理、会议管理、通讯管理等。同时，还涉及办公建筑、设备资产、文献印刷、生活福利、车辆、安全卫生等物流服务、管理保障。但是，由于长期以来公众对信息技术的认识偏颇，将政务管理等同于简单的物流管理，认为该项工作仅仅是简单层面地为领导“端茶倒水”，处理简单的办公事务，没有太多的专业技术和丰富的文化知识，没有必要经常仔细思考。事实上，企业中政府机关行政事务的管理不仅代表着企业的综合管理水平，同时，它也直接影响着企业日常生产经营的发展与运行。因此，做好企业和机关行政事务管理工作，确保企业的生产经营管理和机关的高效运行具有重要意义。

一、影响行政工作效率的因素

（1）顶层设计不健全，员工工作积极性不高。由于部分企事业单位行政事务管理机构顶层设计存在建立和制度不完善的问题，因此，管理界面不清晰，岗位职责不合理，管理创新不足，绩效考核不到位等问题突出，在充分发挥员工的工作主动性和协作能力方面存在“短板”和薄弱环节。从事行政事务管理工作的员工从属性上受部门影响，觉得行政事务是“服务员”，职位不高，职业生涯设计发展前景不明朗，正是这些误解甚至负面情绪导致了“不想做、不想做、做不好”的工作，影响了行政工作的发展[1]。

（2）管理人员素质不高，工作能力有待不断提高。行政事务管理本身是一项涉及国家法律、法规和企业制度的工作，具有很强的政策性。行政事务经理必须具有较强的理论和政策水平，熟悉规章制度和业务流程，掌握相关专业知识。然而，一些企业领导并没有给予足够的重视。行政事务管理人员配备不全。一名员工为多个岗位安排兼职管理，没有经过专业培训就上岗。管理技能还不够熟练，由于行政事务管理部门工作繁琐，突发事件较多，日常工作普遍繁忙，学习时间相对较少。当业务工作和综合工作需要同时进行时，工作中往往出现徇私舞弊现象，导致机关行政事务管理出现“一边倒”现象。

（3）管理意识有待提高，服务标准化滞后。机关行政事务管理是科学管理机关资产、服务和资金，保证机关规范、经济、高效运行的工作。然而，许多企业在政府机关行政事务管理中仍习惯于“经验管理”，没有对政府机关管理服务的规范化建设进行总结和梳理。没有统一、规范、高效的工作质量标准体系。特别是服务标准不够详细和深入，往往停留在“纸上谈心”阶段。许多所谓的标准分散在各章程中，一些服务项目标准根本无法追溯;文字表述“大而普用”，奖惩标准“含糊不清”，标准变化的速度很慢，许多标准一旦制定出来就束之高阁[2]。

二、如何提升企业机关行政工作效率

（1）完善制度

要高度重视机关工作的制度化、规范化，建立管理制度、服务标准和运行程序。根据行业特点，制定一套完整的全流程支撑体系，以管理体系为依托，使行政事务管理工作相互联系、有序、科学、规范

各企业机制的具体情况不同，行政事务治理的范围也不同。要从实际出发，全面分析，深入研究，积极探索实践，做好规章制度建设工作。确保各项规章制度符合本单位的实际和特点，增强制度的针对性和有效性，便于实施。有计划、有步骤地建立和完善物业服务、安全、消防、物资采购、会议、通信、住宿、劳动保险、印刷、车辆管理等制度。行政事务工作要制度化、规范化，不断夯实行政事务工作的基础。“法律不能自行行动。”制度建立后，要严格执行和监督制度的实施，防止制度沦为摆设

服务流程是链接各个环节服务标准的链条，是质量指标体系的延伸。建立一套严格的工作流程是规范服务运作的内在需要，也是加强服务监督的有力支撑。建立科学合理、权责明确、运行顺畅的业务流程，减少机关不必要的负担，有效提高机关的工作效率，具有重要意义。通过表格、流程图等方式，我们可以认真梳理和规范每一项具体业务，减少不必要的环节，不仅明确了责任，规范了操作，提高了效率，而且为实施全程跟踪和监督提供了重要依据[3]。

（2）创新体制

制度机制的质量有利于有效发挥行政部门的作用，加强对行政事务的管理，提高行政事务的效率，形成协调有序、高效的行政事务保障机制。具有十分重要的意义。要突破传统思维，敢于打破旧规则，敢于突破部门利益壁垒，大胆探索行政事务管理的新思路、新方法。努力在思维模式、服务模式、运行机制等方面不断创新，使行政事务管理更加科学、透明、高效，达到提高工作效率的目的

在创新体系机制中，可以按照以下思路进行创新。一是整合企业和机关内部资源和力量，明确职责分工，形成相互协调、相互补充的行政事务部门二是能够有效利用和依赖现有社会资源，充分引入竞争机制，通过社会市场的充分竞争提高行政事务的效率。三是适应行政工作发展的需要，在服务质量监督、员工考核奖惩等方面，不断总结经验教训，采取新措施、新方法，为提高行政工作效率，提供内部取之不尽的动力

（3）提升执行力

行政工作的本质是服务，其核心是人为服务。因此，提高办公效率，关键是提高员工的执行力。我们要积极构建一支高素质、积极向上的工作作风、坚强的原则、优良的服务的员工队伍，不断提高员工的执行力。一是加强学习和培训。办公室事务涉及多个领域和专业，需要掌握国家相关法律法规、企业规章制度以及与行政事务相关的专业知识。因此，有必要加强对员工的学习和培训，不断提高员工的管理能力和服务技能。其次，我们需要有效。行政事务的每一项工作都是真实的。我们要努力发扬务实作风，以高度负责任的态度和科学严谨的精神对待工作，不强求、不诱导。只有这样，我们才能真正解决问题，做实事，求实效，提高效率三是加强考核。完善激励约束机制，将本岗位的主要职责和绩效纳入绩效考核，使员工的工作得到充分的控制[4]。

结束语

综上所述，企业机关行政事务管理在企业生产经营管理活动中发挥着极其重要的作用，必须建立健全规章制度，提高职工素质，杜绝机关作风形式主义，发现以前工作中存在的主要问题，采取有效的管理办法。有效管理、协调和保障企业和政府机关行政事务服务，规范企业行政活动，提高服务效率和质量。

参考文献

[1]陈来军.谈如何提升企业机关行政事务工作效率[J].统计与管理，2014,18（4）：106-107.

[2]钱耀坤，李勇.浅谈企业机关行政事务管理工作对策及建议[J].改革与开放，2048，52（16）：141-144.

[3]黄津孚,王建军.企业管理现代化的六大趋势[J].福建论坛:人文社会科学版，20116（3）：188-189.

[4]徐胜源.企业行政管理理论与务实[M].北京：中国经济出版社，2003.