对城建档案利用服务问题及其对策研究

对城建档案利用服务问题及其对策研究

黄电

中山市城乡规划局火炬开发区分局广东省中山市528400

摘要：随着社会的不断发展，公民法律、民主意识不断增强，城建档案的价值和作用越来越引起社会的广泛关注，需要提供城建档案利用服务的呼声和要求也越来越高。然而，城建档案的利用服务现状却不容乐观。文章主要分析了城建档案利用服务中的问题，提出了相应的对策，以供参考。

关键词：城建；档案；利用；服务

0引言

城建档案是城市规划、建设及其管理工作的真实记录，是城市建设和发展的重要依据。多年来的实践证明，城建档案在城市规划、设计、施工、维护以及解决征地、拆迁纠纷和公民维权等方面起到了举足轻重的作用，很大程度上促进了城市经济、社会稳步协调发展。城建档案利用服务环节相对滞后，根本无法满足现实的需求。通过对城建档案利用服务问题进行分析，找出相应的解决方法以便更好地完成城建档案利用服务工作。

1.城建档案利用服务中的问题

1.1城建档案服务意识不强

城建档案管理机构一直处于半封闭状态，城建档案作为城市规划、建设和管理的组成部分，极少与其他部门和社会互动，在与城建档案用户的沟通方面还存在不少问题，缺乏调研和引导需求的规划和策略，服务意识上仍然有欠缺，提供利用服务也存在一定的缺陷。

1.2城建档案资源相对分散保存

城建档案资源在实际管理中存在分散管理现象。一方面，城市规划、建设、能源、交通等部门各自为政，分别管理本部门形成的城建档案，拒绝向当地城建档案管理机构移交档案，造成各级城建档案管理机构普遍存在库藏结构单一现象；另一方面，有些部门受利益驱使，不愿意将重要的专业档案向城建档案管理机构移交。这样以来，城市城建档案信息资源呈现出分散保存的态势，势必影响城建档案服务利用工作的开展。

1.3城建档案馆藏结构不够合理

纵观全国各地城建档案管理机构，库藏档案多以建筑档案为主，真正与人民群众密切相关，贴近百姓需求的城建档案并不多，城建档案来源的单一性决定了馆藏档案并不能全面客观地反映新时期城市建设的全貌。在城建档案的门类上，房地产开发商移交的档案居多，而城市基础设施和地下管线等重要档案数量较少。

1.4城建档案信息化建设落后

随着信息社会的到来，传统的城建档案管理模式面临着越来越严峻的挑战，为顺应时代潮流，提高城建档案利用服务水平，城建档案管理机构应积极将现代信息技术与城建档案管理技术和方法结合起来，搞好城建档案信息化建设，为城建档案资源共享和高效快捷提供利用服务打好基础。然而实际上，在城建档案信息化建设方面，往往表现为思想认识不够重视，资金与信息化人才上都存在着不可忽视的问题。

2.城建档案利用服务对策分析

2.1优化服务机制，提升服务意识

一是主动采取有效措施，不断扩展城建档案的服务工作。通常而言，在城建档案利用过程中，必须坚持与时俱进，争取和城市发展需求保持一致，档案管理部门要主动创新方法，进一步优化城建档案管理工作。此外还要不断优化服务方式，增强服务意识，在开展城建档案利用工作时，应加强对方法和途径的创新，促使城建档案工作再上新台阶。二是要积极转变思想，摒弃以往落后的观念和做法，档案人员要变被动为主动，让城建档案得到充分利用。档案管理人员态度要和蔼、服务要周到、要做到腿勤、嘴勤、脑勤，并提高档案的查准、查全率，分析要求，把握利用档案目的、用途，适时推出利用者要求的档案信息，主动对外服务。三是应简化相关手续，提升服务质量，为城建档案利用者提供方便，满足他们对档案的需求。

2.2积极开展档案编研工作

编研工作是档案工作者主动地、系统地、广泛地提供利用服务的一种有效方式。其突出之处在于，工作成果的研究性、提供方式的主动性、材料的系统性。广大城建档案工作者要拓宽服务渠道，根据室藏档案编写一些具有较强实用价值的资料，提高服务效率。对于续编性的编研材料，可根据材料积累规律，确立恰当的编制周期，及时收集相关信息，在巩固原有编研成果的基础上，高质量地完成续编工作如《工程文件汇编》、《重要文件汇编》、《工程项目简介》等汇编型的材料，集中提供具有较强实用价值的编研材料。通过对档案信息的采集、分析、加工，使利用者直接获得准确、系统，具有较强实用性的优质信息，缩短收集的时间，提高工作效率，推进企业各项工作的发展。

2.3丰富城建档案馆的馆藏量

城建档案是城建档案开发利用的基础，丰富的馆藏可以为城建档案开发利用提供坚实的物质基础。要丰富城建档案馆馆藏档案数量，就必须对城建档案进行全面的收集工作，保证城建档案齐全、完整。在保证正常城建档案接收工作的同时，还要有计划、有步骤地开展其他城建档案的征集工作。对于部分重点城建工程而言，可以选择全程跟踪的办法，对工程项目施工现场的材料进行完整的收集，从而让城建档案信息的原始积累更加丰富，最大限度地为开发利用创造条件。

2.4充分应用现代信息技术

在城建档案的利用工作上，应该充分运用现代信息技术，尽快建立即时查询规划档案利用服务，让城建档案得到更加充分和有效的利用。城建档案利用服务工作应跟上时代发展步伐，重视打造快速服务平台，转变信息服务理念，增强主动服务意识，建立网络查询服务，以此扩大服务的范围和领域。同时通过现代信息化技术的应用，能够实现档案信息系统集成、有序分类、方便查询、开发应用，及档案的鉴定分类、编目、排序、检索、归档保存等，能够提升城建档案管理效率。城建档案可以通过计算机储存，便于使用者快速查找和阅读，能够节约时间，并减少财力、物力和人力，提升工作效率，并让城建档案真正面向社会、面向群众，这样城建档案信息资源才能得到充分利用，档案信息服务才更加社会化和全面性。不过应引起注意的是，对于城建档案的开发和利用，还是要基于原生态档案信息进行。最后，还要建立规划电子档案，群众或单位通过网上申请，可以远程查阅档案，提升城建档案的利用率。

2.5提升档案管理人员业务水平

为提升城建档案的利用率，档案管理人员的综合素质要高、专业技能要强，在日常工作中能主动积累工作经验，从而让自身业务知识变得更加扎实。此外，要确保各阶段业务工作有序开展，不断创新工作方法，进一步拓宽城建档案利用的途径。档案管理人员必须落实相应的立卷归档制度和规定，并了解各个归档的范围，能够及时收集和整理立卷。再者，档案管理人员还应熟悉馆藏，了解城建档案基本状况，这样能够将档案资料及时提供给档案使用者。管理部门应结合城建档案管理工作现状，制定档案利用的短期目标和长期规划，努力争取上级部门的支持，增加资金投入，吸引和培养更多专业档案管理人才，充实城建档案管理队伍，为档案管理工作的开展奠定人才基础。只有这样，城建档案的利用水平才能得到提升，并实现经济效益与社会效益的提升。

3.结束语

随着信息时代的到来，城建档案的开发利用将会日趋完善，城建档案对于城市建设的作用也一定会越来越明显、越来越重要。档案管理人员还要创新工作方法，扩大信息资源，提升信息利用质量，让城建档案为城市规划、城市建设、领导决策提供可靠依据，并面向社会开展城建档案的利用与服务工作，提升城建档案的收集和利用工作水平。

参考文献

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