关于强化企业档案规范化管理的探讨

关于强化企业档案规范化管理的探讨

魏荣

锦州港股份有限公司辽宁锦州121000

摘要：企业档案工作规范化及标准化是新时期档案管理工作的发展趋势，如何更好地开展标准化管理，对于企业，特别是参与工程项目建设类企业提供最方便、最快捷、最高效的服务，是当今企业档案领域研究的重要课题。

关键词：企业；档案工作；规范化

引言

档案管理作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，企业档案管理应实现标准化、科学化，是一种基础性信息资源，这对企业发展有着非比寻常的意义，对企业管理等各方面也有着非常重要的作用。规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，在企业发展的同时，档案工作不被削弱，建立一套适应企业业务特点，体现企业规范化、科学化管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不影响企业发展速度，它将为企业各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的作用。

一、档案管理规范化的必要性

随着我国现代化的建设中，档案管理工作有着重要的作用和意义，档案管理技术也在不断提高。档案管理是国家、企业、个人以及社会组织等形成的各种历史记录。信息化时代背景下，实现档案管理的标准化和制度化，不断提高档案管理的规范化水平。档案工作不是一朝一夕形成的，它是单位或者个人在一个持续时间段内在工作和管理中的积累。它的表现形式是多元化的。对于每个单位档案是一笔巨大的无形财富，它记录了各种历史性的决策以及建设方向，记录了单位的发展以及各种成功，它是企业在市场竞争中增加的重要资本。进行档案管理工作是所有单位发展要求，同时也在我国教育中占有重要地位。我国不断培养技术和实用性人才，用复合型人才培养模式代替传统专业型人才教育方法。不断加强档案管理工作可以使企事业单位培养更好的人才进行正确方向的提供。另外，规范化的进行档案管理工作可以使各项工作水平得到提高，可以提供理论依据促进单位的发展，做好档案管理工作才可以把数据库的作用更好的发挥，使各个部门之间工作的主动性和链接进行提高，有利于整合各类资料，使工作量减少，工作效率得到提高。

二、现阶段企业档案管理存在的问题

1、档案管理不规范不严肃。部分企业对于档案管理的重视程度不够，档案的收集、整理、保管、利用等环节还没有达到规范的档案管理要求，很多单位没有单独的档案室，档案的分类也比较单一。由于档案管理缺失，导致一些有价值的档案材料遗失、损毁等现象时有发生，严重影响档案保存和利用效率。

2、档案管理手段落后。管理方法陈旧，缺乏创新意识。由于很多单位对档案管理队伍建设的重视程度较低，很少提供外出交流学习的机会，工作人员的档案管理知识无法得到及时更新，服务效率低。有些单位的档案管理人员老化，思想懈怠、因循守旧、不思进取，甚至不能熟练操作计算机，仍然采用手工检索、人工操作等原始手段，使档案管理的工作创新举步维艰。

3、档案管理人员专业素质欠缺。现在很多企事业单位当中的档案管理人员多数是兼职行为，都不是专业出身，这些管理工作者的专业化程度不高，尤其是对电子计算机的操作和专业管理软件的应用还不太熟悉。很多档案管理人员已经习惯于传统人工的档案管理模式，认为档案管理工作就是将单位内部产生的各种信息资料进行有效的规整和整理即可，没有主动的对收集到的信息资料进行妥善的分类保管。另外，对内部也没有为档案管理人员提供接受继续培训教育的机会，很长时间不能够进行培训和进修，而档案管理人员在工作岗位上存在等靠要的思想，不能够主动学习信息化技术，也不能够将信息技术运用到档案管理当中。企事业单位的大部分档案管理人员的思想还停留在传统档案管理模式上，无法适应档案信息化发展要求。

三、强化企业档案规范化管理的措施

1、规范操作，理顺流程。建立标准化流程系统是档案标准化管理的总趋势，要严格规范流程，从建档到归档各个环节都要建立一套科学统一的标准，比如统一的关键词信息，目录信息、检索信息等等，让各个环节都能快速入档、归档、提档，从而提高档案管理效率。①标准客观。即制定的规章制度和考核标准要相对客观。标准越客观，主观人为干扰因素就越小，规范化水平就越高，越能够真实准确地反映出企业从事档案管理人员工作状况，使评价结果更公正，更有信服力。②标准科学。即制定的标准要科学划分相应的责任层级和具体职能。标准划分越细致，职能分工越具体，责任归属越明晰，档案管理各个环节就越有章可循。③标准适用。每个企业都有每个企业的特点，比如铁路系统有很多分局，从事不同生产经营活动，不能将其他企业的管理规章和考核标准照搬套用，一定要结合各自企业的实际情况建立档案管理标准，要广泛征求档案工作人员的意见建议，建立一套能够被本企业管理人员支持和接受的管理标准，调动起档案员的工作积极性，全面提高档案规范化和标准化，提供人员保障。

2、提升档案管理人员专业素质。新时期对档案管理工作提出了新要求，为了切实保障档案管理工作的规范化，就需要提高档案管理人员的专业素质。只有构建一支专业素质过硬业务较强的档案管理人员才能够更好的承担信息化时代档案管理工作要求，更好的满足档案事业的未来发展要求。事业单位应该为档案部门的工作人员提供接受培训教育的机会，要确保档案管理人员的专业知识能够随着社会变化和事业单位的发展而不断更新，并且适应不同时期对档案管理工作提出的新要求。另外在档案人员按招聘选拔过程中要提高准入门槛，严格把控，保证招收回来的档案人员符合工作要求，能够尽快投入到工作当中。此外，企业还应该鼓励档案管理人员在工作过程中加强学习，积极学习现代化信息技术，信息化操作技术，并将信息技术和档案管理有效结合，保证档案管理的科学性规范化。

3、加强企业档案管理信息网络化管理。随着电子技术的广泛应用和普及，档案工作的方式和手段已发生了质的改变，传统的信息资源开发手段已不能完全适应新时期的企业档案管理工作需要。因此，在网络环境下企业档案推行网络化、信息化管理是必由之路。可以利用网络平台，推进企业档案的信息化管理。同时结合本单位实际，设置网络档案管理标准和程序，加强软件开发、信息维护和安全保障，实现计算机对企业档案的完整、准确和动态管理，促进企业档案管理工作的顺利实施，同时全面服务于单位的整体建设和发展。

4、建立健全工作考核机制。为促进各项规章制度和标准规范有效执行，势必要将档案工作考核机制建立完善起来，建立一套与标准配套的考核体系。一般为企业分管领导主导、绩效考核考评组负责、人力资源等职能部门配合、档案人员配合的工作督查体系，在进行档案工作督查时，要坚持问题导向，以改进工作中的不规范问题为主要目的，以更好地帮助企业完善档案工作，有效促进档案规范化运行，也能使绩效考核更便于操作，让各项档案工作标准落到实处。

结语

实现档案管理工作的规范化，能够进一步提高档案工作效率、工作质量，促进档案事业的可持续发展。在工作开展过程中需要明确现阶段档案管理存在的诸多不足，分析其中原因，制定针对性的改善措施，以此来促进档案管理工作的规范化发展。

参考文献：

[1]张娟.新形势下档案管理的规范化分析[J].办公室业务，2018（01）.

[2]杜淑霞.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].科技经济导刊，2018（05）.