论加强企业档案安全管理的对策

论加强企业档案安全管理的对策

杨晓翩

中山中粤马口铁工业有限公司广东中山528437

摘要:档案安全管理是档案工作的重点，本文主要探讨了企业档案安全管理方案，从管理意识、人员素质、保密工作、管理预案四方面入手，详细阐述了企业档案安全管理工作的对策措施，以供有关人员作参考。

关键词:企业档案；安全；管理对策

随着社会形势的发展，加强企业档案安全管理工作，提高企业档案安全管理水平，对于企业适应当今新形势具有一定的现实意义。为做好企业档案管理人员的工作任务，笔者以从事档案管理工作多年的经验，结合实际工作谈谈安全管理档案工作的认识和体会。

1企业档案安全管理的价值体现

企业档案是对企业在生产、经营过程中具有重要保存价值的各种信息的记录，它是企业全部生产经营活动的凭证和真实记录，对于企业今后的管理、生产、经营等都有着十分重要的使用价值与参考作用，是企业的历史记忆与宝贵财富。由于企业档案中蕴藏的信息关乎到企业的核心商密或内部文件、关键技术资料、关键设备信息等,这些信息对于企业的生存与发展尤为重要，一旦企业档案安全管理工作没有做好，造成商密信息泄露，将会给企业带来严重损失，甚至会危及到企业的生存。因此，企业档案安全管理是档案工作的重点内容，其不仅关平到档案自身价值，更关乎到企业的经济利益，如果是国家一些重点企业或制造企业，甚至会影响国家的经济利益及稳定。因此，必须对企业档案信息加强安全管理。在具体工作中，各企业应当根据自身特点，积极探寻可行对策来不断提高企业档案安全管理水平，维护企业档案信息安全，为企业生存与健康发展打下坚实的基础。总之，企业档案安全管理对于企业而言具有尤为重要的价值与作用。

2加强企业档案安全管理的对策

2.1提升档案安全管理意识

企业档案安全管理不仅仅是企业档案管理部门的职责，更是企业全体员工共同的责任，需要全体员工的共同参与。在企业档案安全管理工作中，企业全体员工的档案安全管理意识，尤其是企业领导的档案安全管理意识决定了一个企业的档案安全管理工作水平。因此，企业领导要带头重视档案安全管理，以此自上而下提升全员的档案安全管理意识。而企业档案管理部门应当不断学习国家及省级关于档案安全管理的相关法律法规，利用“档案日”以及其它时间进行多种档案安全相关活动，向企业全体员工大力宣传档案安全管理的重要性，并向其普及档案安全管理的有关知识，提升其档案安全管理意识，不断增强其责任感与使命感，使每位员工都切实重视档案信息的安全性，自觉从思想上、行动上将档案信息安全放在首位，自觉维护档案信息的安全。

2.2建立健全完善的档案管理制度

企业想要加强档案安全管理，就必须制定健全完善的档案管理制度，并构建明确的职责责任体系，实行统一领导、分级管理，将每位工作人员的责任予以明确，使各个环节都有责任人，确保企业档案安全管理工作的有序开展。此外，档案管理制度还应当包含以下几项制度:

(1)档案归档制度。主要包括归档时间、归档范围、归档要求，并在其中明确档案利用的方式方法，明确档案査(借)阅的审批手续与权限，明确接待査(借)阅档案的相关要求以及如何控制档案归档的相关措施。

(2)档案保密制度。明确档案利用者、档案管理者、档案形成者应当承担的保密责任。三是档案保管制度。明确档案保管工作原则，各种档案的保管方式、保管条件、档案进出档案保管室（库房）的相关要求、受损档案的相关处置原则。

2.3提升企业档案管理人员业务能力与素质

企业档案信息是否安全，档案管理人员是最为关键的因素。档案管理人员的业务能力与专业素质直接影响着企业档案管理的水平。因此，企业应当切实加强建设档案安全管理的队伍，通过经验交流、继续教育以及举办档案安全管理专题培训等途径，来促使档案管理人员充分掌握档案安全管理的相关措施，进而不断提升其业务能力与专业素质。据统计，档案信息的泄露、误删除、丟失等很多都是因为档案管理人员缺乏足够的档案安全保密意识以及严谨的工作作风导致的。因此，档案管理人员除了被动接受公司的培训之外，还应当主动学习，不断夯实自己的档案管理基础理论知识以及计算机安全知识，提升自己的业务能力与专业素质，提升档案安全管理意识，只有如此，档案管理人员才能凭借过硬的技术本领与广博的档案安全管理知识来胜任新的形势背景下档案安全管理工作的要求，确保企业档案信息的安全。

2.4切实做好档案信息的保密工作

档案管理人员因其特殊的身份，使其具备了知密深、知密多、知密早的特点。因此,对档案管理人员而言，对档案信息的安全保护与一般工作人员相比又肩负着更加重大的责任。由于档案管理人员经常会接触到企业档案信息中涉及到的一些隐藏信息(个人隐私、商业秘密及企业内部文件等)，这些信息会随着档案管理人员参加各种社会活动，若档案管理人员没有时刻保持警惕，就很可能在不知不觉间将一些尚未公开的信息泄露出去。在现实工作中，对商密档案应当予以保密，以防对企业造成损失。但是保密的根本目的还是为了更好地利用档案，如果仅仅是“保而不用”，那么不仅会让档案失去了保密的意义，也会让档案失去了存在的价值。当然，对商密（包括内部文件）档案的利用也必须是建立在保密基础之上的。因此,为了使商密档案能够获得充分合理的利用，档案管理者需要在严格贯彻执行保密法规的基础上开放档案的利用工作，以确保档案开放在合理有序的状态下进行。此外，随着信息技术的飞速发展，电子档案的诞生也给档案安全问题带来了严重冲击，面对电子档案载体的多样化，档案管理人员在通过设立密码访问控制、系统防火墙等措施确保电子档案信息安全的同时，也要注意逐步将电子档案转换成其它载体予以保存，以防若干年后无配套的阅读工具将其打开，致使电子档案失去了保存的价值。

2.5制定档案信息应急管理预案与对策

档案防灾減灾体系是档案管理部门为了減少或防止突发性灾难事件对档案造成损坏而专门建立的一整套档案管理规范。在其中特别针对突发事件予以了识别，包括技术风险、管理风险、人为风险、环境风险、常规风险(日常灾难、自然灾难)等平时无法预料，但是可能会给档案带来毀灭性破坏的事件。这些平时无法预料的事件其特点就是毫无征兆地发生，因此对档案的安全管理不能仅仅停留在上述措施上，还应当注重制定与建立档案信息应急管理对策与预案，本着“预防为主、防治结合”的原则，在抓好治理的同时做好防范工作，力争在灾难事件发生时将损失降到最低程度，最大限度地保障档案的安全。此外，当应急预案制定好以后，企业应当多组织演习与学习，增强档案管理人员的应急意识，使其在灾难性事件突然发生的时候能够从容应对，而不是手足无措。

3结语

总而言之，企业档案实行全面科学化的安全管理，有利于实现企业档案管理的规范化、标准化，并加强档案管理质量，使企业切实发挥其档案的作用，提升档案管理和利用水平，充分发挥档案的功能，真正实现其应有的价值。

参考文献

[1]李举民.试论网络环境下档案信息安全[J].经济研究导刊.2010(07)

[2]张才圣.档案信息安全与国家安全问题研究[J].兰台世界.2013(20)