档案管理工作的重要性分析邢娟

档案管理工作的重要性分析邢娟

邢娟

国网黄梅县供电公司湖北黄冈435300

摘要：随着社会经济的发展，人们对于档案利用也愈加重视，这是因为档案信息本身的真实性较强，能够给国家机构以及社会组织提供依据。并且，无论是什么行业都会进行档案的形成，记录的内容也比较的广泛。在人们遇到问题的时候，可以通过档案的查阅来了解相关的问题，并找到问题解决的策略。档案管理工作主要通过管理档案帮助人们更好的获得比较有效的信息。

关键词：档案；管理工作；重要性

引言

对于档案管理工作而言，在实际发展期间，应创新工作方式与方法，科学开展研究工作，创建完善的档案管理环境，遵循科学化的工作原则，增强网络信息技术的应用力度，达到预期的管控目的。

1档案管理工作的重要性分析

1.1可促进企业软实力的合理提升

在档案管理的过程中，提升科学化水平，可形成文化与软实力的管理机制与模式，满足软实力提升的需求，形成良好的发展机制与模式。对于档案而言，记录着企业的发展，机构变革及企业文化等内容，可提升整体说服力，形成鉴定性与依据性的发展体系，促进企业的合理发展。

1.2可满足信息化发展需求

在网络信息技术与科学技术发展的过程中，我公司已经针对档案管理方式与模式等进行创新，形成了管理机制的改革创新体系，在时代发展的环境之下，有利于结合企业需求，进行档案系统化与网络化的管理，提升数字技术的应用效果，促进信息化管理工作的合理实施。

1.3有利于促进档案管理工作的可持续发展

档案管理工作中，提升科学化水平，可创新管理工作方式与方法，结合企业发展情况，进行信息化的处理，创新管理制度内容，在科学研究与分析中，及时发现其中存在的缺陷问题，采取科学合理的措施解决问题，促进档案管理工作的健康发展，优化整体工作模式与机制，促进档案管理工作的可持续发展。

1.4有利于满足科学发展的需求

对于科学发展观而言，需将人员作为核心内容，全面且协调性的开展档案管理工作，在可持续发展的情况下，促进社会的和谐发展。在提升档案管理工作科学化水平的过程中，还能发挥档案管理工作的重要作用，促进信息化管理工作的合理实施。

2做好档案管理工作的相关策略分析

2.1重视档案管理人员素质的提高

档案管理人员本身的综合素质会直接决定档案管理的实际水平，这便要求企业或者相关单位必须认识到档案管理人员素质提高的重要性。首先，应该选拔那些素质高，并且专业水平强的人员来从事档案管理。其次，对于选拔的工作人员，应该对其进行专业培训，确保其能够掌握和档案管理有关的专业知识。在进行培训的时候，企业应该给这些人提供一个比较好的环境，让其更好的学习，切实提高管理人员本身的综合素质。在进行培训的时候，还可以组织一些活动，比如知识竞赛等，这些活动的开展能够对大家的合作精神进行培养，将其学习热情真正的激发出来，切实提高其综合素质，从而更好的开展档案管理的相关工作。

2.2提高认识，加强领导

如何做好企业的档案管理工作，首先就要提高档案工作的认识程度，加强领导对档案工作的重视，要热爱档案工作，在档案工作中，努力学习专业的档案管理知识，不断的提升自己的管理水平，另外，要学会用先进的管理理念来做好档案管理工作，通过调查了解，现阶段，很多单位的领导对于档案管理工作存在一定的误区，因此，这就要求档案管理人员努力去改变他们的这种偏差的认识，实时的向领导请示和汇报档案管理工作，不断地增强领导档案意识，以引起领导的关注和支持。

2.3科学管理，规范操作

档案管理工作门类繁多，工作起来也比较繁琐，很多单位对于档案管理工作没有统一的标准和要求，因此，这就需要单位的管理人员建立健全本单位档案管理的相关制度，科学管理，规范档案管理操作，另外，应该提升档案管理的相关软硬件设施，利用现代的计算机技术、网络技术等先进科学技术，提升档案管理的工作效率，与此同时，要去除以往档案管理的旧思想，旧观念，利用现代的办公手段，来对企业的档案进行管理，从而全面提高事业单位档案管理的工作效率，有效的提升档案管理的专业水平。

2.4重视档案管理数字化

随着互联网技术的发展，档案管理的数字化是未来发展趋势，随着相关技术仍在提高不断的深化。（1）注重使用信息技术，是使资料信息技术实现信息化、数字化的管理，以便于资源达到宏观决策和信息服务的需求。新世纪是信息时代，面对档案管理也提出了更高的要求，档案资源是一个范围大、影响远的深层管理，涵盖了整个管理系统的软件支持，涉及范围广的同时要求具有权威性，这种情况下，利用信息技术对档案资源的现状及发展变化必须进行现代化管理，需要准确精密数字化的技术支持。合理利用数字化管理，对档案资源科学规划，合理的开发利用，保证信息准确性，细化管理等一系列重大项目，都需要数字化技术的应用，数字化技术在档案管理中的重要性和必要性显而易见。（2）传统管理方式制约档案管理的发展，信息化的应用促进其进一步发展。档案的信息系统建设需要做好基础性工作，原始纸质资料一旦经过多人传递后出现破损、信息丢失等现象，导致其权威性、准确性降低，利用率低下，通过数字化管理，可增强其安全性、信息更新速度将变快，信息化的应用将推进档案管理的迅速发展。（3）加强基础性数据的输入。信息系统建设难题就是大量基础数据的入库。原始资料多年来积累了的大量的数据，并且在入库的同时需甄别信息的有效性，这就需要投入大量的人力及物力，基础数据量的入库技术和资金投入需要加强，从而保证档案信息的权威及有效性。（4）加强档案数字化过程中保密工作。坚持保密不上网，上网不涉密的原则。

2.5加强档案管理监管工作

由于档案管理的特殊性，要保障档案内容的长期性、持续性、安全性必须加强监管工作，设定有效的安全防范机制，增强风险抵抗力。建立措施制定安全使用流程，重视档案信息的保存、使用方式，采取分级存储、纸质拷贝等方式细化管理，对档案管理人员跟踪定位管理，避免单人集中管理的方式。资料的原始性不容忽视，信息的安全是监管工作的重点，互联网形势下，还要加强数据的安全性，提高网络访问、信息传输、操作系统及其应用软件系统等各个方面的安全管理，避免数据流失，防止入侵，加强加密技术的使用，监控网络安全也是一项重要工作。

2.6进行相关硬件措施的配备

现在很多单位都对于档案管理不够重视，相关的硬件设施也不齐全，这会给档案管理工作的进行造成很大的影响。所以，应该加大档案管理方面的投入，进行相关硬件设施的配备。首先，应该给档案管理部门足够空间，确保档案有地可存。其次，还应该给档案管理部门进行相关设施的配备，确保档案工作能够进行的更加顺利。

2.7创建开放性的档案服务体系

档案管理工作中，对于不涉密的档案应创建开放性的档案服务体系，在服务工作中，应拓宽整体档案管理工作范围，利用科学化与合理化的工作方式进行管理，及时发现档案服务中存在的问题，采取合理的措施解决问题，更好的为企业服务，在提升档案管理工作效果的情况下，增强整体工作可靠性与有效性。

结束语

综上所述，档案管理是一项系统性工作，是对历史的见证和记录，需要充分认识到档案管理工作的重要性，提高档案管理现代化水平，实现档案管理工作数字化、信息化、专业化发展，为档案管理工作的可持续发展打好基础。

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